采購(gòu)管理的基本流程有哪些
采購(gòu)流程是企業(yè)確保需求滿足的活動(dòng)過程，所以很多的人都會(huì)想知道采購(gòu)管理有哪些步驟。下面為您精心推薦了采購(gòu)管理的基本流程，希望對(duì)您有所幫助。
采購(gòu)管理的基本流程
企業(yè)流程是指為完成企業(yè)某一個(gè)目標(biāo)或任務(wù)而進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)的跨越時(shí)間和空間的活動(dòng)的有序集合。企業(yè)采購(gòu)?fù)ㄟ^規(guī)范采購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)流程每一環(huán)節(jié)管理，來約束相關(guān)采購(gòu)過程的業(yè)務(wù)活動(dòng)，使得各項(xiàng)采購(gòu)指標(biāo)在業(yè)界最佳，并合理地控制企業(yè)采購(gòu)開支的每一過程，以增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
企業(yè)在實(shí)施采購(gòu)系統(tǒng)時(shí)，需要根據(jù)不同采購(gòu)對(duì)象的采購(gòu)量來確定其優(yōu)先度，比如制造業(yè)的零配件和原材料的采購(gòu)(用于生產(chǎn)制造的采購(gòu))占總采購(gòu)量的60%～80%。企業(yè)采購(gòu)的內(nèi)容可以分成三種類型，見下表所示。
雖然企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)內(nèi)容不同，采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)容不同，采購(gòu)運(yùn)用的方法不同，作業(yè)細(xì)節(jié)上有若干差異，但采購(gòu)發(fā)展到現(xiàn)在它們的采購(gòu)流程大致都是一樣的，采購(gòu)流程的一般模式如下圖所示。
在該流程中，以“準(zhǔn)備和簽發(fā)訂單”為中心，前面的流程統(tǒng)稱為“訂單簽訂前的準(zhǔn)備工作”，其后的流程為“訂單的執(zhí)行和總結(jié)”。 訂單簽訂前的準(zhǔn)備工作包括前四個(gè)流程：提出需求、描述需求、選擇和評(píng)價(jià)供應(yīng)商、確定價(jià)格和其他采購(gòu)條件。訂單簽訂后的執(zhí)行和總結(jié)包括后四個(gè)流程：跟單和催貨、收貨和檢驗(yàn)、接受和付款以及采購(gòu)總結(jié)評(píng)估。
采購(gòu)管理，在供需雙方，特別是供應(yīng)商與用戶企業(yè)之間在供應(yīng)商評(píng)估、供應(yīng)市場(chǎng)分析和供應(yīng)鏈整合之間需要戰(zhàn)略管理思維以取代傳統(tǒng)的買賣交易行為。采購(gòu)管理不僅是一種職能戰(zhàn)略，而且還跟戰(zhàn)略有關(guān)。
采購(gòu)管理的方法
采購(gòu)流程發(fā)現(xiàn)問題
此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。這個(gè)階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報(bào)，客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購(gòu)計(jì)劃、考慮預(yù)算等問題。 這一階段一般會(huì)組建有人員共同組成的項(xiàng)目采購(gòu)小組。
采購(gòu)流程確定采購(gòu)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
在這一階段，是客戶關(guān)于采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定階段。通常由客戶使用部門和技術(shù)部門分析需求，再把需求轉(zhuǎn)化成采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制定好以后，客戶將以標(biāo)書的形式發(fā)布出來，準(zhǔn)備投標(biāo)的那到表述就可以制定方案了。此時(shí)，不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)，客戶一般不會(huì)改動(dòng)采購(gòu)方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因?yàn)閷?duì)他們來說，采購(gòu)方案的改動(dòng)是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的，成本很高。
采購(gòu)流程項(xiàng)目評(píng)標(biāo)
客戶一般會(huì)與兩家以上的銷售廠家進(jìn)行洽談，以便進(jìn)行評(píng)估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個(gè)階段會(huì)確立首選供應(yīng)商。這一階段客戶會(huì)通過商務(wù)談判，努力爭(zhēng)取一些附加價(jià)值。產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。
采購(gòu)流程簽訂協(xié)議
本階段是簽訂合同，交付產(chǎn)品，實(shí)施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個(gè)時(shí)候才真正開始。銷售人員要按合同認(rèn)真履行承諾，準(zhǔn)時(shí)交貨，按進(jìn)度完成。了解客戶內(nèi)部采購(gòu)流程，是工業(yè)品營(yíng)銷說對(duì)話、找對(duì)人、做對(duì)事的前提。有助于規(guī)劃未來目標(biāo)，控制成本和投資，以及衡量企業(yè)的績(jī)效。
采購(gòu)操作管理流程
一、尋價(jià)
(一)明確原材料采購(gòu)要求
1、根據(jù)具體使用
確認(rèn)要求：
(1)技術(shù)人員或者提出需求人員提出物料采購(gòu)要求(包括產(chǎn)品的型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)等);
(2)提出部門提出物料要求，采購(gòu)根據(jù)采購(gòu)小樣，試產(chǎn)后再由提出人確認(rèn)物料具體要求(針對(duì)不明確物料需求的情況)。
2、 采購(gòu)人員整理原材料采購(gòu)要求，供后續(xù)采購(gòu)提供依據(jù)，如有更改生產(chǎn)及時(shí)通知采購(gòu)部門。
(二)供應(yīng)商的開發(fā)
1、通過多方信息渠道收集相關(guān)供應(yīng)商或承包商的資料，至少尋找3家以上的供應(yīng)商;電話或QQ、旺旺與這些供應(yīng)商或承包商進(jìn)行初步的溝通：索要相關(guān)技術(shù)資料、報(bào)價(jià)表等，必要時(shí)可要求寄樣品以供我們測(cè)試;
2、初步比較后找相對(duì)合適的3家(或以上)作實(shí)質(zhì)性的溝通(對(duì)用量大或重要的原材料必要時(shí)需進(jìn)行實(shí)地考核綜合評(píng)估)，通過價(jià)格、性能、服務(wù)等相關(guān)方面的因素形成《尋價(jià)格表》，并依此作為選用供應(yīng)商的依據(jù)。
3、跟蹤樣品到貨及使用情況;
4、各項(xiàng)考察合格后可進(jìn)行初步合作：打樣、小批量采購(gòu)等;
5、初步合作完成作一個(gè)評(píng)定，確定合格后選取為合格供應(yīng)商或加工商，如仍存在問題要求其限期改善，直至達(dá)到我方的標(biāo)準(zhǔn)。
二、采購(gòu)過程的實(shí)施
(一)采購(gòu)申請(qǐng)：
1、產(chǎn)品物料的采購(gòu)申請(qǐng)由倉庫根據(jù)最低庫存提出申請(qǐng)，經(jīng)主管部門經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購(gòu)部經(jīng)理確認(rèn)簽收;采購(gòu)人員制作采購(gòu)計(jì)劃并根據(jù)要求進(jìn)行供應(yīng)商選擇與實(shí)施采購(gòu);
2、 辦公、生活用品由行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)主管部門經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購(gòu)部簽收(特殊情況也可由行政部自行采購(gòu));
(二)采購(gòu)實(shí)施：
1、采購(gòu)首先選擇好合適的供應(yīng)商并做好物料訂單，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理簽字確認(rèn)后傳真到供應(yīng)商并要求供應(yīng)商制作采購(gòu)單(購(gòu)銷合同)簽章確認(rèn)后回傳，采購(gòu)人員核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、到貨日期等、，確認(rèn)無誤后再回傳到供應(yīng)商處要求進(jìn)行生產(chǎn)與發(fā)貨，采購(gòu)原件采購(gòu)人員整理并跟蹤合同的到貨情況;
2、辦公、生活用品的采購(gòu)經(jīng)采購(gòu)部初步估價(jià)后向財(cái)務(wù)部借支現(xiàn)金，直接到市場(chǎng)購(gòu)買，月用量)大的物料應(yīng)找好一兩家合適的商家固定供應(yīng)。
(三)采購(gòu)跟進(jìn)：
1、所有采購(gòu)單(購(gòu)銷單)都應(yīng)匯總到《采購(gòu)計(jì)劃表》上，以便統(tǒng)一管理;
2、采購(gòu)交期應(yīng)及時(shí)做好采購(gòu)計(jì)劃表中的《供應(yīng)商交貨進(jìn)度表》，依此作為跟進(jìn)交貨和溝通的依據(jù);
3、物料到公司由采購(gòu)人員簽收并及時(shí)確認(rèn)數(shù)量與質(zhì)量，對(duì)于壞料立即退貨、少料要求補(bǔ)料;
4、把訂單物料入庫單交一聯(lián)到采購(gòu)部，采購(gòu)部單核對(duì)當(dāng)天入庫單與快遞單并記錄到匯總表上，以備查詢。
與及時(shí)跟進(jìn)。
(四)供應(yīng)商管理：
1、在采購(gòu)整個(gè)過程中及時(shí)錄入《采購(gòu)計(jì)劃表》中的《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》;
2、定期(每季度)對(duì)所有協(xié)力廠商在產(chǎn)能、品質(zhì)控制、價(jià)格、服務(wù)等多方面進(jìn)行評(píng)估，具體見《目錄》;
3、按評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(分A、B、C、D四級(jí))：A類為優(yōu)秀，B類為合格，C類為免強(qiáng)合格，D類為不合格;
4、對(duì)A類供應(yīng)商保持良好的和作關(guān)系;對(duì)B類供應(yīng)商要加強(qiáng)溝通;對(duì)C類供應(yīng)商要求限期改善;對(duì)D類供應(yīng)商予以取消，終止合作關(guān)系;
5、根據(jù)具體情況與供應(yīng)商談產(chǎn)品價(jià)格與付款周期。
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