酒店采購(gòu)的管理流程是什么
采購(gòu)是酒店運(yùn)營(yíng)中重要的一環(huán)，那么你們知道酒店采購(gòu)管理的方法是什么嗎?下面為您精心推薦了酒店采購(gòu)管理流程，希望對(duì)您有所幫助。
酒店采購(gòu)管理流程
請(qǐng)購(gòu)程序
請(qǐng)購(gòu)程序的分類
整個(gè)采購(gòu)部的工作是從請(qǐng)購(gòu)開始的，請(qǐng)購(gòu)一般分為兩類，一是總倉(cāng)庫(kù)需儲(chǔ)備各個(gè)部門使用的物品，凡倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備的物品均由倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)班提出補(bǔ)貨申請(qǐng);二是倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備以外的物資由各使用部門直接填寫請(qǐng)購(gòu)單，提出補(bǔ)貨申請(qǐng)。
酒店財(cái)務(wù)設(shè)有總倉(cāng)，為什么還允許各個(gè)部門提出補(bǔ)貨申請(qǐng)?
酒店餐飲的很多東西都沒有可貯存性。如果全部放在總倉(cāng)里面，倉(cāng)庫(kù)維護(hù)成本會(huì)很高，而且酒店廚房一般情況下也必須有現(xiàn)貨貯存，領(lǐng)取的原材料也要經(jīng)過(guò)粗加工清洗等工序而不能直接制作。所以廚房每天的原材料是由廚師長(zhǎng)前一天填寫請(qǐng)購(gòu)單，由指定的供貨商發(fā)送新鮮的材料到酒店，經(jīng)由倉(cāng)庫(kù)的驗(yàn)收小組、廚房指定廚師對(duì)其進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量的驗(yàn)收。
除此之外，還有另一種采購(gòu)叫做緊急采購(gòu)。有些物品不經(jīng)常用到或者用到的數(shù)量少，倉(cāng)庫(kù)沒有貯存。當(dāng)需要使用的時(shí)候由使用部門直接填寫請(qǐng)購(gòu)單申請(qǐng)，通過(guò)財(cái)務(wù)驗(yàn)收，然后領(lǐng)取。
總倉(cāng)在申請(qǐng)之前須認(rèn)真核查庫(kù)存量及消耗量，同時(shí)結(jié)合月度采購(gòu)計(jì)劃填制請(qǐng)購(gòu)單，然后由對(duì)口使用或管理部門確認(rèn)補(bǔ)貨品種和存量，由成本主管核準(zhǔn)。
倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備以外的物資由各使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)須送倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)是否有該項(xiàng)儲(chǔ)備，或查詢倉(cāng)庫(kù)多余物資中是否有代用品。
各種鮮活食品如海鮮、肉類、蔬菜、水果、乳制品等，根據(jù)各廚房明日經(jīng)營(yíng)所需，由各廚房于每天下午三點(diǎn)前填寫每日購(gòu)貨表，由行政總廚審批后交采購(gòu)部執(zhí)行。
請(qǐng)購(gòu)單的填寫時(shí)間
零星采購(gòu)申請(qǐng)須提前10天填妥請(qǐng)購(gòu)單，整個(gè)流程，從總經(jīng)理的審批，通知供應(yīng)商或者采購(gòu)部直接到市場(chǎng)采購(gòu)，這個(gè)過(guò)程盡量一個(gè)星期內(nèi)完成?？倐}(cāng)定制物品(物料)須提前30天申購(gòu)，且必須注明需到貨日期。這樣可以便于安排供貨商的生產(chǎn)及送貨周期。酒水飲品要求供貨商每一個(gè)星期送1到2次貨物，有效保證倉(cāng)庫(kù)周轉(zhuǎn)率的完成。
定價(jià)程序
庫(kù)存物料品的定價(jià)
對(duì)于庫(kù)存物品的采購(gòu)，酒店一般都有固定的供貨商，那么如何確定供貨商呢?
首先采購(gòu)員須提供三家以上供貨商報(bào)價(jià)，經(jīng)權(quán)衡物品價(jià)格、質(zhì)量、送貨日期等，由采購(gòu)經(jīng)理報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審定，財(cái)務(wù)總監(jiān)審定后確認(rèn)供貨商，報(bào)總經(jīng)理備案。
對(duì)于采購(gòu)員所提供的供貨商，使用部門、財(cái)務(wù)部要對(duì)其所提供的產(chǎn)品進(jìn)行背景調(diào)查，對(duì)產(chǎn)品的價(jià)格、品種、信譽(yù)，尤其是同行對(duì)供貨商物品的使用回饋信息等做相應(yīng)的評(píng)判，可以要求供貨商說(shuō)出他們的產(chǎn)品對(duì)哪些酒店提供服務(wù)，可以和同行的使用人員進(jìn)行交流，清楚供貨商的具體情況。最后使用部門、采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門共同抉擇選用哪家供貨商的產(chǎn)品。
餐飲原材料的定價(jià)
廚房原材料因?yàn)榧竟?jié)因素價(jià)格波動(dòng)非常大，成本控制相應(yīng)的也有些難度。
供貨商直送廚房的海鮮、水產(chǎn)、家畜、肉類、水果、糧油制品等，實(shí)行15天報(bào)價(jià)審批制度，報(bào)價(jià)時(shí)間每15天一次，執(zhí)行期每月26-10日、11-25日;報(bào)批時(shí)間每月10日、25日。
采購(gòu)部于報(bào)批時(shí)間前分類填好供貨價(jià)格審核表，包括供貨商報(bào)價(jià)、采購(gòu)部核準(zhǔn)價(jià)及供貨商聯(lián)系資料，交行政總廚確認(rèn)簽字、交成本主管審核;成本主管根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)調(diào)查，審核價(jià)格或做出價(jià)格調(diào)整，交財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。批準(zhǔn)后的審核表應(yīng)發(fā)行政總廚、成本、收貨、供貨商、采購(gòu)各一份。收貨部憑此檢查進(jìn)貨價(jià)格。
廚師長(zhǎng)應(yīng)掌握市場(chǎng)價(jià)格變化信息，經(jīng)常與采購(gòu)部保持聯(lián)系，對(duì)降幅較大的菜類應(yīng)大力推銷，以最低的成本提供每周特價(jià)菜肴。
采購(gòu)程序
所有有效的請(qǐng)購(gòu)單到達(dá)采購(gòu)部后，采購(gòu)部按請(qǐng)購(gòu)單上報(bào)先后順序，分輕重緩急安排采購(gòu)計(jì)劃。
采購(gòu)物品到貨周期
每日直送類菜食須請(qǐng)供貨商于當(dāng)日上午9：30之前到貨，員工食堂菜食9：00前到貨。為避免員工食堂跟營(yíng)業(yè)中心的廚房之間驗(yàn)貨沖突，員工食堂盡量8：00前驗(yàn)貨，然后是營(yíng)業(yè)中心廚房的驗(yàn)貨。
注意：?jiǎn)T工食堂跟營(yíng)業(yè)中心廚房的原材料是同一家供貨商送貨，要避免驗(yàn)貨中間發(fā)生錯(cuò)誤。根據(jù)員工食堂和營(yíng)業(yè)廚房的原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，請(qǐng)供貨商分類放置原材料，然后按照順序依次驗(yàn)收員工食堂、營(yíng)業(yè)廚房的原材料。
倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨
10天內(nèi)到貨，10天內(nèi)到貨是指在預(yù)留30天貨物周轉(zhuǎn)量的前提下。
其它市內(nèi)零星或市場(chǎng)采購(gòu)
一周內(nèi)到貨，原則上三天到貨。
本市以外市場(chǎng)采購(gòu)
20天內(nèi)到貨。
需定制或國(guó)外采購(gòu)
按供貨商的最短周期計(jì)算。
緊急采購(gòu)
采購(gòu)部須盡最大能力滿足要求，保證供應(yīng)。
請(qǐng)購(gòu)單的注意事項(xiàng)
請(qǐng)購(gòu)單一式四聯(lián)，落實(shí)采購(gòu)計(jì)劃后，采購(gòu)部須將請(qǐng)購(gòu)單分送收貨部，以便做好驗(yàn)貨準(zhǔn)備。
酒店需要相關(guān)部門一起做好驗(yàn)貨工作，對(duì)于廚房直送原材料，各廚房廚師長(zhǎng)(或指定負(fù)責(zé)人)包括員工食堂負(fù)責(zé)人，必須每天到收貨部驗(yàn)收質(zhì)量;對(duì)于工程材料，工程部參與驗(yàn)收質(zhì)量，財(cái)務(wù)部則負(fù)責(zé)驗(yàn)收數(shù)量、價(jià)格。
收貨程序
請(qǐng)購(gòu)單作為收貨憑證
驗(yàn)收員必須根據(jù)已獲批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單、合同清單復(fù)印件等，由采購(gòu)部根據(jù)不同到貨時(shí)間，交收貨部作收貨憑證，無(wú)任何收貨憑證的貨物，驗(yàn)收員有權(quán)拒收。
如果沒有經(jīng)過(guò)驗(yàn)收房的驗(yàn)收，酒店的供貨商卻直接將物品送到使用部門，那么供貨商將沒有收貨憑證作為收款依據(jù)，財(cái)務(wù)也不認(rèn)可供貨商將貨物直接送到使用部門。
被驗(yàn)物品的審核
被驗(yàn)物品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量必須與隨貨憑證、被批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單相符，包裝的食品原料應(yīng)注明廠家名稱、廠址、商標(biāo)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝規(guī)格等;進(jìn)貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進(jìn)行驗(yàn)收;送貨數(shù)量上下浮動(dòng)不得超過(guò)10%。
收貨時(shí)間
入庫(kù)物品由倉(cāng)管員在收貨單上簽收并將貨品入庫(kù)儲(chǔ)存;部門急需物品到貨，倉(cāng)保員須馬上通知使用部門。
廚房直送原材料或其他部門直送物品到貨，直接通知相關(guān)部門領(lǐng)貨。每天上午的直送物品，收貨部須于每天下午3：00前完成收貨記錄;下午的直送物品，須于下班前完成收貨記錄。
行政總廚或部門負(fù)責(zé)人須及時(shí)在收貨記錄上簽收。收貨部須于第二天上午將收貨記錄送成本辦;成本辦憑各部門負(fù)責(zé)人或指定收貨人的簽名收貨記錄，作為部門成本費(fèi)用入帳原始憑證。
采購(gòu)管理中同時(shí)也需要注意以下節(jié)點(diǎn)，避免犯錯(cuò)：
采購(gòu)物資的變動(dòng)
酒店購(gòu)入物品，一旦確定了顏色、款式、用料、價(jià)格等，原則上不得更改，如有變動(dòng)，應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
供應(yīng)商的更換
確定每天鮮活類供貨商必須慎重，應(yīng)經(jīng)過(guò)一段時(shí)期考察，其供貨的質(zhì)量、價(jià)格、時(shí)間都符合酒店?duì)I業(yè)要求情況下，簽署供貨協(xié)議。對(duì)不能保質(zhì)、保量、按時(shí)供貨的，使用部門可以提出更換供貨商的要求。采購(gòu)部提供可選擇的供貨商，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核資質(zhì)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
采購(gòu)跟蹤
物品采購(gòu)任務(wù)落實(shí)后，采購(gòu)部必須跟蹤檢查到貨情況，接受收貨部、倉(cāng)保及各使用部門的信息回饋。
建立供應(yīng)商檔案
建立供貨商檔案，詳細(xì)記錄供貨商地址、電話、供貨內(nèi)容及信譽(yù)情況，為酒店積累對(duì)外聯(lián)系數(shù)據(jù)。
供貨合同
簽訂供貨合同或協(xié)議，均須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。所有合同或協(xié)議須交財(cái)務(wù)部一份，由會(huì)計(jì)主管存檔。酒店其它付款合同，也是如此。
聊完采購(gòu)流程，接下來(lái)就是聊風(fēng)險(xiǎn)了，酒店采購(gòu)人在采購(gòu)過(guò)程中總會(huì)遇到一定的風(fēng)險(xiǎn)，于是，“如何規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)”便成為采購(gòu)人需要時(shí)時(shí)面對(duì)的一個(gè)問題。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)酒店的影響程度會(huì)因供應(yīng)商和采購(gòu)者的特征的不同而有所不同，采購(gòu)者與供應(yīng)商之間的互動(dòng)必定會(huì)影響到彼此長(zhǎng)期的合作關(guān)系。
其中，供應(yīng)商的特征包括市場(chǎng)結(jié)構(gòu)特征以及商品同質(zhì)性和穩(wěn)定性，市場(chǎng)中各種酒店用品所占的比重，影響了其價(jià)格以及買賣方市場(chǎng)。酒店在采購(gòu)之前，必須要有事先的規(guī)劃，而且對(duì)供應(yīng)商必須要有一定程度上的了解，以免造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
與此同時(shí)，為了提升企業(yè)的采購(gòu)管理能力并降低采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，有學(xué)者也提出了五項(xiàng)主要的采購(gòu)策略：供應(yīng)的保證、供應(yīng)的維持、成本的減少、環(huán)境的變遷及競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)。
酒店采購(gòu)管理制度
1、制定采購(gòu)計(jì)劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對(duì)第二年的預(yù)測(cè)，在每年年底編制采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核;
(2)計(jì)劃外采購(gòu)或臨時(shí)增加的項(xiàng)目，并制定計(jì)劃或報(bào)告財(cái)務(wù)部審核;
(3)采購(gòu)計(jì)劃一式四份，自存一份，其它三份交財(cái)務(wù)部。
2、審批采購(gòu)計(jì)劃：
(1)財(cái)務(wù)部將各部門的采購(gòu)計(jì)劃和報(bào)告匯總，并進(jìn)行審核;
(2)財(cái)務(wù)部根據(jù)酒店本年的營(yíng)業(yè)實(shí)績(jī)、物資的消耗和損耗率、第二年的營(yíng)業(yè)指標(biāo)及營(yíng)業(yè)預(yù)測(cè)做采購(gòu)物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算報(bào)總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃交財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實(shí)施，對(duì)計(jì)劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)要求，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購(gòu)：
(1)采購(gòu)員根據(jù)核準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單位適時(shí)進(jìn)行采購(gòu)，以保證及時(shí)供應(yīng)。
(2)大宗用品或長(zhǎng)期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長(zhǎng)期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會(huì)部下單采購(gòu)部，采購(gòu)人員要按計(jì)劃或下單進(jìn)行采購(gòu)，以保證供應(yīng)。
(4)計(jì)劃外和臨時(shí)少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購(gòu)，以保證需用。
4、物資驗(yàn)收入庫(kù)：
(1)無(wú)論是直撥還是入庫(kù)的采購(gòu)物資都必須經(jīng)倉(cāng)管員驗(yàn)收;
(2)倉(cāng)管員驗(yàn)收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對(duì)發(fā)票驗(yàn)收。驗(yàn)收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗(yàn)收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫(kù)的按規(guī)定入庫(kù)。
酒店采購(gòu)程序
1、目的
制定采購(gòu)工作規(guī)范，確保酒店采購(gòu)的物資或服務(wù)符合要求。
2、適用范圍
適用于本酒店提供產(chǎn)品的供方和本酒店服務(wù)及服務(wù)過(guò)程中所需物資的全部采購(gòu)活動(dòng)。
3、職責(zé)
3.1財(cái)務(wù)物資部及服務(wù)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)供方評(píng)定的組織工作。
3.2由物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)供方的評(píng)定工作。
3.3財(cái)務(wù)物資部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)工作的管理和實(shí)施，相關(guān)部門負(fù)責(zé)服務(wù)采購(gòu)工作的管理和實(shí)施。
3.4財(cái)務(wù)物資部和餐飲部共同負(fù)責(zé)對(duì)食品原材料的驗(yàn)證及驗(yàn)收，其它采購(gòu)的物資由相關(guān)使用部門和倉(cāng)管員聯(lián)合驗(yàn)證及驗(yàn)收。
3.5服務(wù)使用部門負(fù)責(zé)相關(guān)服務(wù)產(chǎn)品的驗(yàn)證及驗(yàn)收。
4、評(píng)定供方的程序要點(diǎn)
4.1采購(gòu)的分類
(1) 常備物資采購(gòu)
(2) 鮮活食品采購(gòu)
(3) 臨時(shí)性采購(gòu)(包括服務(wù)采購(gòu))
(4) 專項(xiàng)物資采購(gòu)
4.2供應(yīng)商評(píng)定
4.2.1評(píng)定內(nèi)容
(1)是否具備滿足本酒店所需產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量要求的能力。
(2)是否滿足本酒店所需產(chǎn)品的生產(chǎn)能力和合同約定的交貨能力。
(3)是否具備本酒店所需產(chǎn)品的質(zhì)量保證體系。
(4)供方的資信、資質(zhì)、歷史業(yè)績(jī)等情況。
4.2.2評(píng)定方法
(1)由財(cái)務(wù)物資部負(fù)責(zé)組織收集供方提供的關(guān)于生產(chǎn)設(shè)施、組織、人員、資金等方面的資信、資質(zhì)文件和就所要求的質(zhì)量水平提供有關(guān)生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)據(jù)、實(shí)物及相關(guān)資料。
(2)由財(cái)務(wù)物資部對(duì)供方進(jìn)行考察，即對(duì)其工作場(chǎng)所、設(shè)施結(jié)構(gòu)和質(zhì)量保證體系進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際評(píng)價(jià)，并對(duì)供方的評(píng)定做《供方的評(píng)定記錄》。
?、?質(zhì)量要求：應(yīng)保持與其他同類產(chǎn)品的質(zhì)量相比，質(zhì)量較優(yōu)。
② 價(jià)格要求：應(yīng)保持與其他同類同等質(zhì)量的產(chǎn)品相比，價(jià)格較低。
?、?交期要求：應(yīng)保持及時(shí)供貨。
?、?配合要求：有良好的服務(wù)態(tài)度并能配合酒店作相應(yīng)改進(jìn)。
由財(cái)務(wù)物資部對(duì)現(xiàn)行供應(yīng)商(除集貿(mào)市場(chǎng)外)的送貨質(zhì)量、價(jià)格及其及時(shí)性、合作態(tài) 度的不合格項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估。每3個(gè)月從質(zhì)量、價(jià)格、送貨期和合作態(tài)度四方面進(jìn)行一次業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估。前三個(gè)月中任何一項(xiàng)累計(jì)5 次以內(nèi)(含5次)不合格視為輕度不合格;累計(jì)5次以上或連續(xù)3次不合格，視為嚴(yán)重不合格。
(3)由物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行會(huì)議評(píng)審，填寫《供方評(píng)定會(huì)議記錄表》，確定合格供方。
4.4評(píng)定結(jié)果分類
4.4.1對(duì)具有合格的質(zhì)量保證體系，具備酒店所需產(chǎn)品要求能力的供方記入合格名單。
4.4.2對(duì)有少部分供貨數(shù)量品種缺空，經(jīng)限期糾正后能滿足產(chǎn)品要求能力的供方列入后 備名單。就以上評(píng)定結(jié)果，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)并發(fā)送相關(guān)部門。
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