展會(huì)參展流程
展會(huì)參展流程
企業(yè)參展負(fù)責(zé)人應(yīng)保持與展會(huì)經(jīng)理的聯(lián)系，充分做好以下幾個(gè)方面的工作：展前需要做展位的選擇與確認(rèn);展位的設(shè)計(jì)與搭建;展品運(yùn)輸;各種宣傳資料、贈(zèng)品或禮品等的準(zhǔn)備;工作人員和展位人員的培訓(xùn)。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您整理的參展流程，供你參考。
參展流程如下
一、邀請(qǐng)與調(diào)查
1、邀請(qǐng)：是指在展會(huì)開(kāi)始前，必須通過(guò)網(wǎng)絡(luò)公布或發(fā)放正式邀請(qǐng)函等手段通知公司的新老客戶。該項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)在展會(huì)開(kāi)始前1個(gè)月內(nèi)完成。邀請(qǐng)的方式同樣適用于公司的目標(biāo)客戶和潛在客戶。
如客戶對(duì)公司的邀請(qǐng)做出反應(yīng)的，則應(yīng)該盡快確定對(duì)方的信息：如對(duì)方行程、參展代表的姓名、有無(wú)前期合作、具體操作的業(yè)務(wù)人員、歷次的報(bào)價(jià)清單、合作中存在的問(wèn)題以及本公司希望向其推薦的新產(chǎn)品信息等。以上信息應(yīng)當(dāng)整理成文件形式，出席展會(huì)的業(yè)務(wù)員必須大概的了解，以便在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)接洽客戶時(shí)使用。
對(duì)未作出反應(yīng)的客戶，則需要由負(fù)責(zé)該客戶的業(yè)務(wù)員在臨出發(fā)前二周或者一周的時(shí)候發(fā)送EMAIL，通知客戶公司的具體行程安排，以及在此期間出現(xiàn)銷(xiāo)售方面情況的應(yīng)急處理
等內(nèi)容。旨在體現(xiàn)公司對(duì)客戶的尊重，同時(shí)也再一次提醒客戶展會(huì)的時(shí)間(有些客戶本身可能出席展會(huì)，但未必會(huì)通知廠方。兩次的通知提醒應(yīng)當(dāng)能使其對(duì)工廠的展位號(hào)等情況加深印象。)
2、調(diào)查：調(diào)查本身源于公司業(yè)務(wù)人員的銷(xiāo)售習(xí)慣和平時(shí)的積累，國(guó)內(nèi)的一些大型企業(yè)在出席展會(huì)時(shí)因有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)管理該項(xiàng)事務(wù)，因此會(huì)對(duì)展會(huì)的各方面信息有詳實(shí)的調(diào)查記錄。
主要分析出以下情況：
1、展會(huì)規(guī)模和發(fā)展走向。
2、該展會(huì)中同類(lèi)企業(yè)(最好為同類(lèi)產(chǎn)品)的情況。
3、設(shè)法獲取以前出席過(guò)該展會(huì)的大客戶名單。
4、設(shè)定目標(biāo)客戶。
二、展位設(shè)計(jì)與人員培訓(xùn)
1、展位設(shè)計(jì)。
2、人員培訓(xùn)：作為公司長(zhǎng)期發(fā)展的考慮，每年為員工設(shè)定一定培訓(xùn)課程是必要的。展會(huì)前的人員培訓(xùn)主要針對(duì)公司的銷(xiāo)售人員進(jìn)行。
出席展會(huì)的銷(xiāo)售員應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
A、出席展會(huì)的銷(xiāo)售員必須對(duì)產(chǎn)品的性能，功用，特點(diǎn)和最大賣(mài)點(diǎn)有一定的掌握。
B、技術(shù)信息。作為銷(xiāo)售人員必須對(duì)產(chǎn)品的技術(shù)信息有一定的了解，但不要求每個(gè)業(yè)務(wù)員必須精通。遇到難以回答的問(wèn)題，最佳的答案是SORRY，然后直截了當(dāng)?shù)母嬖V客戶，這些問(wèn)題屬于技術(shù)人員管理的范疇，可以在回公司以后給于答復(fù)。這樣比不懂裝懂或者無(wú)意識(shí)中給了客戶錯(cuò)誤的信息要好。
C、儀容和著裝。在公司有條件并有充分準(zhǔn)備的情況下，盡量為員工提供統(tǒng)一的著裝。女士以深色套裝，高跟鞋，適度的化淡裝為宜;男士深色西服并打領(lǐng)帶。接待時(shí)女士應(yīng)該在前臺(tái)周?chē)蛘哒刮豢壳暗奈恢?，決定性談判應(yīng)當(dāng)盡量以男士出面。
D、標(biāo)準(zhǔn)表情。西方的基礎(chǔ)禮節(jié)是保持微笑以及在交談時(shí)注視對(duì)方的眼睛。盡管這一 點(diǎn)上每一個(gè)外貿(mào)人都已經(jīng)熟知，但真正能做好的為數(shù)不多。請(qǐng)切記展會(huì)是展示公司形象的重要時(shí)機(jī)，銷(xiāo)售人員的良好素養(yǎng)能給客戶留下深刻地印象。
E、接待等級(jí)。
合格的展會(huì)接待人員應(yīng)當(dāng)在客戶將目光停留在本公司產(chǎn)品第三秒時(shí)開(kāi)始你的接待服務(wù)。個(gè)人覺(jué)得對(duì)這一類(lèi)客戶，可以抱以微笑示意，這樣無(wú)論對(duì)方是否對(duì)你的產(chǎn)品感興趣都不會(huì)令銷(xiāo)售員本身感到尷尬，同時(shí)也能鍛煉你的親和能力。但當(dāng)客戶停下來(lái)索取資料或者提出問(wèn)題時(shí)，你的真正接待任務(wù)便開(kāi)始了。合格地銷(xiāo)售人員應(yīng)當(dāng)能在短時(shí)間內(nèi)判斷出客戶感興趣的產(chǎn)品，以及購(gòu)買(mǎi)的基本誠(chéng)意。這些信息可以通過(guò)問(wèn)答或者從該客戶的名片和資料中獲取。接待的等級(jí)是指：當(dāng)一個(gè)客戶與你交談時(shí)，請(qǐng)注意“僅站在門(mén)口交談”，“請(qǐng)到展位內(nèi)參觀”，“坐下來(lái)交談”這分別代表三個(gè)不同的程式和客戶等級(jí)。由于會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)人員眾多，接待時(shí)間有限，而且個(gè)人交談時(shí)出于禮節(jié)不能中斷交談接待另一位客戶，如需要進(jìn)行“坐下來(lái)談”的客戶，至少是銷(xiāo)售人員認(rèn)為較有開(kāi)發(fā)價(jià)值的人選。
F、談判技巧。在短暫的談判過(guò)程中，銷(xiāo)售員的任務(wù)除了向客戶介紹產(chǎn)品、發(fā)放資料外，另一個(gè)重要的任務(wù)是盡可能多的了解對(duì)方的“底細(xì)”。習(xí)慣用提問(wèn)的方式獲取客戶信息，對(duì)擅長(zhǎng)交談的客戶也可用“傾聽(tīng)”取代說(shuō)教式的推銷(xiāo)。在現(xiàn)場(chǎng)與客戶交談的內(nèi)容必須要詳細(xì)記錄下來(lái)。中國(guó)的古訓(xùn)“好記性不如爛筆頭”，最簡(jiǎn)單的方法是準(zhǔn)備一本筆記本，訂書(shū)機(jī)。將你聽(tīng)到的信息記錄下來(lái)后在信息旁邊訂上客戶的名片。并要求寫(xiě)明日期和客戶編號(hào)。另外提供我以前用過(guò)的客戶信息記錄表的格式，貴司也可參考使用。
E、客戶分類(lèi)。根據(jù)談判中所得的結(jié)論把客戶分為：A，B，C，D四個(gè)等級(jí)。等級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)不同的公司有不同的分類(lèi)方法。一般來(lái)說(shuō)：
(A)當(dāng)場(chǎng)下單訂購(gòu)的客戶、對(duì)新產(chǎn)品感興趣的老客戶或公司一直在努力開(kāi)發(fā)的客戶。
(B)目標(biāo)客戶，國(guó)際知名企業(yè)或采購(gòu)商。也有意向合作的。
(C)認(rèn)為有合作可能的。
(D)獲取過(guò)公司資料的。
G、報(bào)價(jià)。必須注意展會(huì)中有相當(dāng)一部分客戶其實(shí)是抱價(jià)格比較的態(tài)度出席的。一般大企業(yè)或者國(guó)外的參展商從不會(huì)輕易報(bào)價(jià)給客戶，對(duì)此客戶也是能夠理解的。所以當(dāng)你根據(jù)自己的判斷得出該客戶沒(méi)有什么開(kāi)發(fā)價(jià)值時(shí)，可以直接告訴他“NO PRICE，BECAUSE IN EXHIBITION”然后跟他說(shuō)如果對(duì)某件產(chǎn)品感興趣可以會(huì)后用EMAIL詢(xún)價(jià)。
H、其他加印象分的小手段：
A)合影留念。對(duì)于談的比較好的客戶可以要求他跟你合影留念，并在展會(huì)結(jié)束后用EMAIL發(fā)給他一份。拍攝的關(guān)鍵是盡可能拍到公司產(chǎn)品或者LOGO等顯著標(biāo)志，這樣使客戶將來(lái)一看到照片便能想起這個(gè)公司。
B)廉價(jià)小禮物。有公司LOGO和名字的，或者有中國(guó)特色的小禮物。比如中國(guó)結(jié)等等。當(dāng)然最好適用于國(guó)外展會(huì)，此外必須注意各國(guó)的不同風(fēng)俗，比如某些派系的伊斯蘭教徒對(duì)紅色的飾物有些敏感。
C)隨帶正規(guī)格式的報(bào)價(jià)單和PI，如果遇到當(dāng)場(chǎng)下訂單的客戶，相信會(huì)對(duì)貴司的做法大加贊賞。
D)叫的出老客戶的名字(包括從前在展會(huì)遇到過(guò)，有過(guò)溝通但從未下過(guò)定單的客戶。)這類(lèi)客戶極有可能本身對(duì)貴公司的產(chǎn)品感興趣，但因?yàn)槟承┰颍喝鐑r(jià)格或者已經(jīng)有過(guò)同類(lèi) 合作者等因素而沒(méi)有成為真正客戶。要知道如何“打劫”其他公司的客戶資源也是成熟業(yè)務(wù)員的基本技能。
三、其他補(bǔ)充
以下是必須準(zhǔn)備的參展用品：
樣品、樣本、名片、筆記本、筆、計(jì)算器、訂書(shū)機(jī)和釘子、透明膠帶大的、夾子、剪、袋子若干。
出行前先熟悉展會(huì)流程。
在樣品的選擇上必須是代表公司最高工藝水平。配越詳細(xì)越好的說(shuō)明和介紹。必要的客戶可以把詳細(xì)資料給他，這樣給客戶的印象是“專(zhuān)業(yè)”。
四、判斷客戶的基本技巧
衣著打扮：在展會(huì)過(guò)程中對(duì)衣著有嚴(yán)格要求的只有參展方，所以即使客人打扮隨意也
是非常正常的。不要以衣著去判斷客人的檔次，接待必須熱情、謙和并且自信。
隨身物品：除了名片和客戶的宣傳資料外，注意看客戶手上收集的其他公司的樣品也
是能夠判斷客戶是否真實(shí)買(mǎi)家的依據(jù)。
交談：如果客戶對(duì)產(chǎn)品性能等非常熟悉，那么值得與他深入交談。至于談判的內(nèi)容，仍主張多問(wèn)，多聽(tīng)，少說(shuō)為妙。因?yàn)榭蛻粢呀?jīng)非常熟悉產(chǎn)品本身，甚至比你更加了解因此你們需要交談的重點(diǎn)應(yīng)該放在：該客戶是否已經(jīng)在國(guó)內(nèi)采購(gòu)?采購(gòu)的方式是什么?該類(lèi)產(chǎn)品在他們國(guó)家的主要銷(xiāo)售方向?基本銷(xiāo)售業(yè)績(jī)?等等的問(wèn)題上。
人員：非洲國(guó)家中南非的采購(gòu)幾率較大。歐美國(guó)家的客人如隨帶一翻譯的，值得好好 把握。此類(lèi)客戶往往對(duì)中國(guó)市場(chǎng)的認(rèn)知度不高，極有可能初次或者很少和國(guó)內(nèi)工廠合過(guò)!歐美客戶臺(tái)灣人或者香港人。港臺(tái)地區(qū)的外貿(mào)業(yè)務(wù)比國(guó)內(nèi)發(fā)達(dá)，因此他們手中的客戶資源是比較真實(shí)可信的。當(dāng)然除了他們帶來(lái)的客戶人，港臺(tái)客戶也是可以開(kāi)發(fā)的資源。至于非洲和中東國(guó)家在中國(guó)有辦事處或者表現(xiàn)出非常“中國(guó)通”的客戶，注意這類(lèi)客戶可能只是打聽(tīng)價(jià)格為主。
五、展會(huì)結(jié)束后的工作
1、資源處理。
同一次展會(huì)，也許有幾十或者上百家企業(yè)推廣同一系列的產(chǎn)品。除了已有的市場(chǎng)、品牌、規(guī)模等固定因素。業(yè)務(wù)人員對(duì)展會(huì)資源的處理也是影響到參展質(zhì)量的因素。
A、資料整理：每次參加展會(huì)結(jié)束后，工廠應(yīng)當(dāng)將所搜集到的展會(huì)資源分類(lèi)整理。建 議完全復(fù)制一份，公司檔案室收藏原件由業(yè)務(wù)人員收藏COPY件。這樣做的好處，第一是有助業(yè)務(wù)員和企業(yè)管理者理清資源。第二是保護(hù)了公司客戶資料的安全。
B、客戶分類(lèi)分區(qū)管理：根據(jù)展會(huì)中所收集到的A、B、C、D四類(lèi)不同的客戶，可按 客戶等級(jí)的不同，分別給與不同方式的聯(lián)系。
對(duì)A類(lèi)客戶，郵件回訪+邀請(qǐng)參觀+公司和接待人員簡(jiǎn)單介紹+展會(huì)中所談及事宜的備 忘提醒+有特別提出的問(wèn)題或者技術(shù)困難的，如不能及時(shí)給與答復(fù)要告訴客戶一個(gè)大概的回復(fù)期限。以上務(wù)必在展會(huì)結(jié)束后一周內(nèi)完成。
B類(lèi)客戶，郵件回訪+公司和接待人員簡(jiǎn)單介紹+所推廣的產(chǎn)品的詳細(xì)介紹+合作意向。
C類(lèi)D類(lèi)客戶：簡(jiǎn)單郵件群發(fā)既可。
對(duì)于上述郵件有回復(fù)的客戶，業(yè)務(wù)員原則上應(yīng)該在24小時(shí)內(nèi)給與答復(fù)。
如不能馬上答復(fù)的，說(shuō)明原因并給出大致的答復(fù)時(shí)間。
對(duì)于上述郵件中的A、B類(lèi)客戶如果在半個(gè)月內(nèi)沒(méi)有任何回復(fù)的，需要再次行進(jìn)聯(lián)系。內(nèi)容大致相同。原則上對(duì)A、B類(lèi)客戶2個(gè)月內(nèi)的聯(lián)系不要少于3次。對(duì)C、D類(lèi)客戶的聯(lián)系不少于2次。逢節(jié)假日可以發(fā)一些簡(jiǎn)單的祝賀信加深客戶印象。
2、客戶習(xí)慣
業(yè)務(wù)人員需要分清楚你的推銷(xiāo)對(duì)象的不同習(xí)慣和喜好?？赡艿脑捫枰獙?duì)每個(gè)合作客戶和
潛在客戶建立詳細(xì)地客戶檔案。這樣做的好處并非只是形式主義，最顯著的一個(gè)好處。因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員相對(duì)其他工種來(lái)說(shuō)是比較“流動(dòng)”的職業(yè)，一但老業(yè)務(wù)員離開(kāi)公司，如果沒(méi)有完備的檔案，勢(shì)必對(duì)新接受的業(yè)務(wù)員工作帶來(lái)一定的困難。而且目前的國(guó)外客戶，越來(lái)越傾向與跟“工廠”合作，所以，即使老的業(yè)務(wù)人員流失，只要檔案健全、溝通及時(shí)也能避免客戶隨業(yè)務(wù)員流失的情況。
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