采購管理工作流程
采購管理工作流程
采購主管日常是怎么對采購部門進行管理的呢？以下是學(xué)習(xí)啦小編為您整理的采購管理工作流程，供你參考。
采購管理工作流程如下
采購管理工作流程與;一.采購部日常工作思路大綱：;采購以物料種別、廠商區(qū)別皮料，五金，雜項及零星物;入因素，例如：目前及日后的發(fā)展趨勢及訂購量與，加;是多家分散采購或一般性訂購方式，以使購買政策具有;在評估采購政策時，可使用下列檢核項目，進行參考：;1.是否適合配合市場，廠家?;2.個別常用物料是否集中采購，參考集中及分散采購;貨量對于采購成本會有影響嗎?;
一.采購部日常工作思路大綱：
采購以物料種別、廠商區(qū)別皮料，五金，雜項及零星物件為基準，進行參考其影響購
入因素，例如：目前及日后的發(fā)展趨勢及訂購量與，加以思考分析，才決定是獨家采購，還
是多家分散采購或一般性訂購方式，以使購買政策具有高度彈性。
在評估采購政策時，可使用下列檢核項目，進行參考：
1.是否適合配合市場，廠家?
2.個別常用物料是否集中采購，參考集中及分散采購等方法的優(yōu)缺點與成本?改變訂
貨量對于采購成本會有影響嗎?
3.采購是否以降低采購成本，保證質(zhì)量為基準?
4.是否依我們技術(shù)檢測結(jié)果，還是參照供應(yīng)商評鑒結(jié)果進行訂貨?
5.是否積極的輔導(dǎo)或培育尋找新供應(yīng)廠商?
為了圓滿執(zhí)行工作并達到目標，采購部門應(yīng)有下列四種決策權(quán)：
1. 供應(yīng)商之建議選擇。
2. 交易價格及條件之決定。
3. 采購規(guī)范之確認。
4. 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。
采購金額偏高，對程序的設(shè)計需要愈為重視與規(guī)范，所以將一般采購作業(yè)的流程設(shè)計應(yīng)注意
的要點：
a即各項作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。譬如，請購、采購、
驗收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。
b.繁簡或被重視的程度，應(yīng)與所處理部門或采購各項的重要性或價值的大小相適應(yīng),
即凡涉及數(shù)量較大，價值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴密之處理監(jiān)督。反之，則可
略予放寬，以求提高工作效率。
即決定可能的供應(yīng)商后，進行價格的談判：訂單安排，即價格談妥后，應(yīng)辦理訂購訂單，
訂單生產(chǎn)進度與品質(zhì)追蹤，不符與退貨處理，結(jié)款。
二.采購主管工作職責(zé)
1.擬訂采購部門工作方針與目標2.采購制度建立與改善3.撰寫部門月報4.主持采
購人員教育訓(xùn)練5.督導(dǎo)采購部門全部業(yè)務(wù)及人員考核6.主持或參與采購相關(guān)業(yè)務(wù)的會議，
并做好部門間的協(xié)調(diào)工作7、根據(jù)原材料訂單申購制訂采購計劃，并督導(dǎo)實施8.與
供應(yīng)廠商談判價格、付款方式、交貨日期等9.簽核合約與訂購單，控制不合理的物資采
購和成本10.確定交貨日期，與采購部所有事務(wù)的了解，以便相關(guān)部門工作查詢11.監(jiān)
督和協(xié)調(diào)原材料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行12.供應(yīng)商考查與月度質(zhì)量情況反饋，建立與供貨商
的良好關(guān)系13.一般索賠案件辦理，處理退貨事宜14、帶頭遵守采購制度，杜絕不良
行為的產(chǎn)生15、主動并及時的了解市場材料信息，并反饋給相關(guān)職能部門16.保
持良好的職業(yè)操手，培養(yǎng)團隊的積極工作態(tài)度與責(zé)任感及合作精神。
三：采購人員之選用
A.才能方面：具體在以下幾點
a.成本意識與價值分析能力：采購人員必須具有成本意識，精打細算.當然，必須具有“成
本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，此外，對報價單的內(nèi)容，應(yīng)有分析
的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(包括原料、人工、制造費、稅
金、利潤、交貨時間、付款條件等)加以剖析評斷。b.預(yù)測能力：廠商的動態(tài)，如調(diào)價等 c.表達能力：采購人員無論是用語言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確、清晰表達所欲采購
的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混。及“說之以
理，動之以情”來爭取優(yōu)惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧d.專業(yè)知識：采
購人員對其經(jīng)辦的產(chǎn)品，若能了解原料來源、組合過程、基本功能、品質(zhì)、用途、成本等，
將有助與供應(yīng)商的溝通，并避免“敵暗我明”吃虧上當。有了專業(yè)知識，更能主動開發(fā)新來
源或替代品，有助于降低采購成本。
B.品德方面
a.心述要端正：無論是威迫(透過人際關(guān)系)或利誘(回扣或紅包)，采購人員必須維持
“平常心”、“不動心”，否則以犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤己,路遙知馬力,
日久見人心!b.敬業(yè)精神：“缺貨或斷料,買錯料”實為采購人員最大之恥辱。固然造成物料短
缺之原因甚多，若采購人員不能抱持“舍我其誰”的態(tài)度，負責(zé)調(diào)度所需之貨品或物料c.
虛心與耐心：采購人員雖然較占上風(fēng)，但對供應(yīng)商之態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問，
虛心求教，不可傲慢無禮。與供應(yīng)商談判或議價的過程，可能相當艱辛與復(fù)雜，采購人員更
需有忍耐、等待的修養(yǎng)。
四.采購計劃
同樣采購計劃與預(yù)算是屬于生產(chǎn)計劃中的一部分:在長時間的工作磨合與接觸中我們
要有一種總結(jié)的習(xí)慣:如每月訂購皮料,分類牛皮,羊皮,再細分到皮類風(fēng)格,要有月度,季度至年度分析,算出正?？傆昧?與季度,年度增長率,及暢銷皮風(fēng)格.這樣我們就可以協(xié)肋營業(yè)部的預(yù)料計劃.生產(chǎn)計劃,包括采購預(yù)算(直接原料成本)、
五.供應(yīng)商之評選程序
(一).成立評選小組
供應(yīng)商之評選，第一步應(yīng)該是成立調(diào)查小組，對合格廠商的各項資格或條件進行分析及審議。小組的成員可包括采購部門、品質(zhì)部門、技術(shù)部，車間管理等。
(二)決定評審的項目
由于供應(yīng)商之間的條件，可能各有千秋，因此，必須有客觀的評分項目，作為選拔合格廠商之依據(jù)。評審項目通常包括：
1.一般經(jīng)營情況(1)公司成立的歷史/ 營業(yè)證照/及有關(guān)資料(2)員工人數(shù)(3)主要客戶 (4)公司生產(chǎn)環(huán)鏡(5)管理結(jié)構(gòu)與態(tài)度
2.供應(yīng)能力(1)生產(chǎn)設(shè)備是否全。(2)生產(chǎn)能力是否已充分利用(3)廠房空間是否足夠(4)工廠地點是否鄰近買方。
3.技術(shù)能力(1)技術(shù)是自行開發(fā)/與檢測或依賴外界(2)有無與國際知名機構(gòu)技術(shù)合作，或是同行業(yè)較大品牌客戶生產(chǎn)經(jīng)驗，與資質(zhì)(3)現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品之技術(shù)評估(4)技術(shù)人員人數(shù)/與設(shè)備.
4.管理制度之績效(1)生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何?(2)生產(chǎn)流程是否以電腦化，生產(chǎn)計劃是否經(jīng)常改變(3)采購制度是否能確實掌握材料來源及進度(4)產(chǎn)品報價是否及時與透明
5.品質(zhì)能力(1)品質(zhì)管理制制度之推行是否落實，是否可靠?(2)有無品質(zhì)管理標準.(3)是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案。
同時要注意廠商的生產(chǎn)范圍與主打技能分類，分類的目的，避免廠商包辦各種采購條件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事;防止廠商大小通吃，配合采購的需求，選擇適當?shù)膹S商。通常，有些采購人員喜歡“什么都能生產(chǎn)(物品)”的廠商,其實剛好相反,因為他們通常并非專業(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務(wù)，對貨品的性質(zhì)并不十分熟悉，且多在拿到訂單后，才尋找來源,與廠家.一旦交貨有問題或品質(zhì)出錯，經(jīng)常缺乏能力解決，且極力規(guī)避責(zé)任。在高度分工專業(yè)化的時代，每一個供應(yīng)商應(yīng)有其“定位”——最專精的產(chǎn)品或服務(wù)。
六.成本分析之運用
1.利用自己的工作經(jīng)驗2.和廠商學(xué)習(xí)(了解他們的制程)3.建立簡單的制度如成本計算公式等4.養(yǎng)成分析成本、比價和議價的觀念5 最直接的方式是先稱五金重量，磅出克重一般簡單構(gòu)造五金適用于.用克重*3*鋅合金的單價*1.3*1.3 注明：克重是五金產(chǎn)品的總重
量。 3*鋅合金的單價指的是(生產(chǎn)成本：即沖壓，刮批鋒，電鍍，卦油及包裝成本) *1.3是產(chǎn)品品質(zhì)要求的損耗費用 *1.3是五金廠利潤)
6.成本預(yù)算參考：生產(chǎn)工序分析 基本合模費(0.8---1.5)/每模個數(shù)+熔煉費用即2.76/KG+特定加價(基本合模費的10-30%)+壓鑄材料成本(材料單價*單個產(chǎn)品材料*損耗)+電鍍費+管理費用(占材料成本的6%--8%)視公廠規(guī)模及管理為依據(jù).(此方法還需要進步驗正)
七.議價的技巧
一.采購主管的主要工作之一，就是要降低采購成本 ，因此必須懂得如何談判。分析如下：
1.盡早由供應(yīng)商處得到協(xié)助
供應(yīng)商對產(chǎn)品的了解，通常比買方了解多，要求供應(yīng)商給予技術(shù)、制作工藝，及產(chǎn)品重量，電鍍單價等方面的協(xié)助。
2.收集過去使用量的資料，作為未來訂購量的參考，同時有了過去及未來的詳細采購資料，有助于價格洽談的折扣.然后在所獲得的資訊、對象及內(nèi)容，是洽談成功的關(guān)鍵。
3.價格資料與分析：良好的成本、價格分析可提供有效的采購談判工具。必要時應(yīng)借其它供應(yīng)商報價的成本分析.來針對性其它不同供應(yīng)商的報介分析
4.采購數(shù)量占供應(yīng)商的產(chǎn)能的比率，愈大我方購運時間充裕，而供應(yīng)商急于爭取訂單，此時價格可以商量空間愈大。
5.如果采購人員對議價的結(jié)果不太滿意，此時應(yīng)要求上級主管來和供應(yīng)商議價，當買方提高議價者的層次，賣方有受到敬重的感覺，可能同意提高降價的幅度。若采購金額巨大，采購人員甚至進而請求更高的(廠長，總經(jīng)理)邀約廠商的業(yè)務(wù)(如經(jīng)理等)面談，因為，高層主管不但議價技巧與談判能力高超，且社會關(guān)系及地位崇高。因此，通常只要招呼一聲，就可獲令人料想不到的議價效果。
6.在賣方占優(yōu)勢的情況下，特別是單一來源或獨家代理，買方尋求突破議價困境的技巧，分述如次：由于賣方占優(yōu)勢，正面議價通常效果不彰，采取迂回戰(zhàn)術(shù)才能成功。有些單一來源的總代理商，對采購人員的議價要求置之不理，一副“姜太公釣魚，愿者上鉤”的姿態(tài)，使采購人員有被侮辱的感覺，真是“斯可忍，孰不可忍”?此時，若能擺脫總代理商，尋求原廠的報價將是良策。實在不行與公司商議可否找同類品牌代替，取于代之!一方面買方必須施展“動之以情”的議價功夫，另一方面則口頭承諾將來“感恩圖報”我們合面還有很多設(shè)備等要更換到時我們還是用你們的品牌等手法。換取賣方“來日方長”的打算。
7.面對廠商的加價請求時：要求說明提高售價原因：供應(yīng)商提高售價，常常歸因原料上漲、工資提高、利潤太薄??等原因。在議價協(xié)商時，應(yīng)對任何不合理之加價提出質(zhì)疑，如此可掌握要求以后廠商降價的機會。
八：采購的績效評估
采購績效評估的基本有三：
1. 評估必須持續(xù)進行，要定期地檢討目標達成的程度。當采購人員知道會定被評估績效，自然能夠致力于績效之提升。
2. 采購作業(yè)的績效，會受到各種外來因素所左右。評估時，不但要衡量績效，也要檢討各種外來因素所產(chǎn)生的影響。
3.評估時，可以使用過去的績效為尺度，也可以日常工作態(tài)度及月度不良與退貨及準時交貨達成率，來評估。
采購績效評估的目的
(一)確保采購目標之實現(xiàn)
采購目標互有不同，大眾化是偏重“防弊”，其實采購工作以“如期”、“如質(zhì)”、“如量”為目標，同時降低成本一樣重要。
(二)提供改進績效之依據(jù)
績效評估制度，可以提供客觀的標準，來衡量采購目標是否達成，也可以確定采購部門目前的工作表現(xiàn)如何。
(三)作為個人或部門獎懲之參考
依據(jù)客觀的績效評估，達成公正的獎懲，而使整個部門發(fā)揮合作效能。
(四)促進部門關(guān)系
采購部門之績效，受其他部門能否配合的影響最大。故采購部門之職責(zé)是否明確，表單、是否簡單、合理，付款條件，來料是否有序，生產(chǎn)物料是否暢順，將會增進企業(yè)整體的運作效率。
(五)提高人員的士氣：有效且公平的績效評估制度，將使采購人員的努力成果能獲得適當回饋與認定。采購人員在其工作職責(zé)上，必須達成適時、適量、適質(zhì)、適價及適地等基本任務(wù)，因此，其績效評估自應(yīng)以此“5適”為中心，并以數(shù)量化的指標作為衡量績效的尺度。
(六)采購部門的工作整體評估：1.品質(zhì)績效：采購的品質(zhì)績效可由品質(zhì)記錄及生產(chǎn)記錄來判斷，即每月的供應(yīng)商質(zhì)量分析報表2.呆料、廢料處理損失指標處理呆料、廢料的收入與其取得成本的差額。(一般正常情況在高標準前提下可允許1%的損耗率) 價格績效是企業(yè)最重視及最常見的衡量標準。采購差價的指標，通常有下列幾種
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