采購(gòu)價(jià)格審批流程
采購(gòu)價(jià)格審批流程
有效地控制物資采購(gòu)成本,加強(qiáng)采購(gòu)價(jià)格管理已經(jīng)成為國(guó)有制造業(yè)成本管理中的重要一環(huán)。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購(gòu)價(jià)格審批流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購(gòu)價(jià)格審批流程圖
采購(gòu)管理的規(guī)則
一、七大規(guī)則
1.建立企業(yè)費(fèi)用支出明細(xì)表。
企業(yè)所有的費(fèi)用都應(yīng)該詳細(xì)記錄在一張表上，這樣一方面有助于發(fā)現(xiàn)資金節(jié)約的機(jī)會(huì)，避免產(chǎn)生浪費(fèi)，另一方面也有助于把企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，消除無(wú)效的采購(gòu)操作。
2.進(jìn)行費(fèi)用分析。
通過(guò)費(fèi)用分析，企業(yè)根據(jù)自身的購(gòu)買(mǎi)力需要明確采購(gòu)什么、誰(shuí)來(lái)采購(gòu)、向誰(shuí)采購(gòu)。通過(guò)分析，應(yīng)該解決一些關(guān)鍵的問(wèn)題：采購(gòu)費(fèi)用是多少?與同行業(yè)的其他企業(yè)相比，采購(gòu)成本的高低情況?首選供應(yīng)商的采購(gòu)量是多少?此外，通過(guò)費(fèi)用分析企業(yè)也能夠明確支出項(xiàng)目，制定相應(yīng)的采購(gòu)戰(zhàn)略以降低采購(gòu)成本。有一點(diǎn)須指出，費(fèi)用分析是一個(gè)持續(xù)進(jìn)行的過(guò)程，不能間斷。
3.支持戰(zhàn)略性采購(gòu)。
戰(zhàn)略性采購(gòu)是任何成功采購(gòu)的精髓。遵循第一、第二個(gè)規(guī)則后，要為每一項(xiàng)費(fèi)用支出制定一個(gè)戰(zhàn)略。企業(yè)應(yīng)明確以下問(wèn)題：為了節(jié)約成本、提高服務(wù)質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)如何改進(jìn)供應(yīng)鏈?企業(yè)的供應(yīng)需求是什么?如何制定統(tǒng)一采購(gòu)規(guī)范，內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、配送、服務(wù)條款和單位成本?如何采購(gòu)可替代性產(chǎn)品?一旦這些問(wèn)題得以解決，制定出相應(yīng)采購(gòu)戰(zhàn)略，企業(yè)就可以胸有成竹地與供應(yīng)商談判。同時(shí)，這也為將來(lái)評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效奠定了基礎(chǔ)。
4.從戰(zhàn)略層面應(yīng)用技術(shù)。
與供應(yīng)商簽訂合同后，企業(yè)需投資安裝跟蹤采購(gòu)活動(dòng)的軟件，向供應(yīng)商發(fā)送電子訂貨單和其他電子文件，這樣既有利于減少書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤，又能夠加快訂單的處理。采購(gòu)軟件技術(shù)能夠使訂貨更加快速便捷，將節(jié)約出的訂貨時(shí)間用來(lái)完成更加重要的任務(wù)。此外，采購(gòu)軟件技術(shù)也能夠簡(jiǎn)化企業(yè)費(fèi)用分析和合同部門(mén)間信息的溝通，這樣有利于同供應(yīng)商建立同盟關(guān)系。換句話(huà)說(shuō)，企業(yè)可以通過(guò)軟件技術(shù)了解供應(yīng)商是否確實(shí)在供貨，以及企業(yè)員工是不是從重點(diǎn)供應(yīng)商那里采購(gòu)原材料。但有一點(diǎn)：技術(shù)不是采購(gòu)的萬(wàn)能鑰匙。電子采購(gòu)系統(tǒng)是十分有用的采購(gòu)輔助工具，但是為了獲得長(zhǎng)期的效益，企業(yè)需要對(duì)操作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。
5.將采購(gòu)業(yè)務(wù)提升至企業(yè)發(fā)展重要戰(zhàn)略地位。
如果得不到高層經(jīng)理的認(rèn)同，再好的采購(gòu)計(jì)劃都是沒(méi)有意義的。因此，企業(yè)應(yīng)思路清晰地闡明如何降低采購(gòu)成本，從而贏得財(cái)務(wù)總監(jiān)的認(rèn)可。
6.擬定合理計(jì)劃確保獲得企業(yè)內(nèi)部的支持和供應(yīng)商的執(zhí)行。
假如企業(yè)已經(jīng)明確成本節(jié)約的機(jī)會(huì)，也能夠監(jiān)控供應(yīng)商的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，同時(shí)高層經(jīng)理也認(rèn)可了采購(gòu)計(jì)劃，然而采購(gòu)部門(mén)仍以高成本從很多供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)服務(wù)和產(chǎn)品。這種情況下，企業(yè)應(yīng)該確保有適當(dāng)?shù)娜藛T、以適當(dāng)?shù)姆椒?lì)供應(yīng)商和員工。請(qǐng)牢記：供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行和績(jī)效的評(píng)估負(fù)有同樣重要的責(zé)任。為適應(yīng)時(shí)刻變化的需求和企業(yè)間合作關(guān)系，企業(yè)要考慮供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量及柔性，從而確定這個(gè)企業(yè)是否容易合作。
7.改變企業(yè)員工行為。
員工參與對(duì)于一個(gè)成功的采購(gòu)計(jì)劃是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)必須激勵(lì)員工積極參與，使他們了解采購(gòu)的作用及其對(duì)整個(gè)企業(yè)的影響力。員工的思維和行為方式必須和采購(gòu)流程相一致，其態(tài)度和信念也必須符合企業(yè)的采購(gòu)理念。每當(dāng)企業(yè)有新的變動(dòng)或者采用新技術(shù)時(shí)，員工都會(huì)感到有壓力。所以，開(kāi)誠(chéng)布公是非常重要的，要向員工解釋企業(yè)進(jìn)行變動(dòng)的原因及其能夠帶來(lái)的好處，解答他們的疑問(wèn)，減輕他們的壓力，告訴他們?nèi)绾巫霾艑?duì)公司有利。這就是企業(yè)變動(dòng)管理所面臨的挑戰(zhàn)。改變企業(yè)員工行為非常重要，所以再?gòu)?qiáng)調(diào)一遍，因?yàn)槿绻麊T工不支持，任何計(jì)劃都是紙上談兵。
二、采購(gòu)分類(lèi)
工業(yè)企業(yè)的采購(gòu),即企業(yè)購(gòu)買(mǎi)生產(chǎn)或支持企業(yè)生產(chǎn)所需物資的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō),企業(yè)采購(gòu)過(guò)程包括明確采購(gòu)需求,甄選供應(yīng)商,確定采購(gòu)價(jià)格,確定交貨時(shí)間、地點(diǎn),簽訂合同并按要求收貨付款等程序。
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可將采購(gòu)分為不同的類(lèi)型,按地區(qū)可分為國(guó)內(nèi)采購(gòu)和國(guó)外采購(gòu);按采購(gòu)方式可分為直接采購(gòu)、委托采購(gòu)和調(diào)撥采購(gòu);按采購(gòu)政策可分 為集中采購(gòu)和分散采購(gòu);按性質(zhì)可分為一般采購(gòu)和項(xiàng)目采購(gòu);按采購(gòu)主體可分為政府采購(gòu)和集體采購(gòu);等等。以下就企業(yè)常用的集中采購(gòu)和分散采購(gòu)以及代表企業(yè)采購(gòu)作業(yè)新潮流的準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)方式作簡(jiǎn)單的介紹。
1、集中采購(gòu)
集中采購(gòu)是指企業(yè)的所有采購(gòu)任務(wù)由一個(gè)專(zhuān)一部門(mén)負(fù)責(zé),具體辦法是將企業(yè)各部門(mén)的原材料需求集中起來(lái),由采購(gòu)部門(mén)集中向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)、發(fā)標(biāo)訂購(gòu)。集中采購(gòu)可以使企業(yè)采購(gòu)部門(mén)用較大的采購(gòu)量作為砝碼,得到供應(yīng)商較好的折扣價(jià)格,同時(shí)由于采購(gòu)作業(yè)量的減少而使企業(yè)采購(gòu)的成本降低,從而降低企業(yè)原材料成本。
2、分散采購(gòu)
分散采購(gòu)是指企業(yè)的采購(gòu)作業(yè)分散在各個(gè)使用部門(mén),各個(gè)部門(mén)或各獨(dú)立單位自行滿(mǎn)足采購(gòu)需求。分散采購(gòu)能比集中采購(gòu)更快地滿(mǎn)足使用單位的需要;如果使用單位地理位置極度分散,分散采購(gòu)還能通過(guò)就地購(gòu)買(mǎi)節(jié)約運(yùn)輸成本。
3、準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)
準(zhǔn)時(shí)采購(gòu),也叫JIT(JustInTime)采購(gòu)法,是一種先進(jìn)的采購(gòu)模式,代表著企業(yè)采購(gòu)發(fā)展的新方向。
準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)和傳統(tǒng)的采購(gòu)方式有許多不同之處,主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面:
第一,較少的供應(yīng)商,甚至單源供應(yīng)。
第二,供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)不同。
第三,對(duì)交貨準(zhǔn)時(shí)性的要求不同。
第四,對(duì)信息交流的需求不同。
第五,制定采購(gòu)批量的策略不同。
三、管理誤區(qū)
1.采購(gòu)只要保證“貨比三家”就行了
很多企業(yè)的管理者認(rèn)為管采購(gòu)只要保證“貨比三家”就行了，通常都要求負(fù)責(zé)采購(gòu)的工作人員申報(bào)采購(gòu)方案時(shí)都要提供至少3家報(bào)價(jià)，管理者審批就看有沒(méi)有3家的比價(jià)，再選一個(gè)價(jià)格合適的(絕大多數(shù)時(shí)候是選價(jià)格最低的那一個(gè))。這個(gè)辦法很簡(jiǎn)單，在采購(gòu)管理上，把這種采購(gòu)方式叫作“詢(xún)價(jià)采購(gòu)”或“選購(gòu)”。但這樣的管理方法有沒(méi)有問(wèn)題呢?有，而且問(wèn)題還不少。其實(shí)，很多管理者都可能會(huì)發(fā)現(xiàn)“貨比三家”的方法經(jīng)常失靈：這3家是怎樣選出來(lái)的?中間的代理商算不算數(shù)?同樣類(lèi)別的采購(gòu)這次審批的3家和上次的3家是不是同樣3家?會(huì)不會(huì)有申報(bào)者通過(guò)操縱報(bào)價(jià)信息影響審批者決策的可能?為了防備這種可能，我們往往又要求采購(gòu)工程師只提供客觀的報(bào)價(jià)而不能有任何主觀評(píng)價(jià)，結(jié)果上邊的問(wèn)題依然存在，又屏蔽了可能有用的決策支持信息，還免除了申報(bào)者的責(zé)任。
為什么“貨比三家”還不管用?這并不是“詢(xún)價(jià)采購(gòu)”方式本身的問(wèn)題。問(wèn)題的根本原因是沒(méi)有配套的合格供方管理機(jī)制。在這種情況下，采購(gòu)的管理者最終簽字選擇供應(yīng)商，表面上擁有絕對(duì)的決策權(quán)，但由于采購(gòu)人員可以自由詢(xún)價(jià)，從而擁有實(shí)際的決策權(quán)。這種管理模式不改變，無(wú)論怎樣“貨比三家”都是徒勞的。
解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是要給采購(gòu)人員的詢(xún)價(jià)活動(dòng)圈定一個(gè)范圍，這就是“合格供方評(píng)審”。“合格供方評(píng)審”本是質(zhì)量管理的概念，但從更廣義和實(shí)用的角度，就是管理者按照一個(gè)質(zhì)量、成本等方面的標(biāo)準(zhǔn)，劃定一個(gè)范圍。這個(gè)范圍可以由企業(yè)高層管理者直接決定，也可以由一個(gè)委員會(huì)決定?？傊少?gòu)執(zhí)行人員不能單獨(dú)決定這個(gè)范圍，也不能跳出這個(gè)范圍活動(dòng)，并要對(duì)每次采購(gòu)活動(dòng)中這個(gè)范圍內(nèi)的決策支持信息負(fù)責(zé)。
2.招標(biāo)“一招就靈”
招標(biāo)的采購(gòu)方式給人以客觀、公平、透明的印象，很多管理者認(rèn)為采取招標(biāo)方式，可以引入競(jìng)爭(zhēng)，降低成本，也就萬(wàn)事大吉了。但有時(shí)候招標(biāo)也不是“一招就靈”。為什么要招標(biāo)?什么情況下該招標(biāo)?還有什么情況可以采用更合適的采購(gòu)方式?這涉及到采購(gòu)方式選擇的問(wèn)題。常用的采購(gòu)方式有很多。常用的主要有：招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。
招標(biāo)：除了最終用戶(hù)及相關(guān)法規(guī)要求必須實(shí)行招標(biāo)的情況以外，在對(duì)采購(gòu)內(nèi)容的成本信息、技術(shù)信息掌握程度不夠時(shí)，最好采用招標(biāo)的方法，目的之一是為了獲得成本信息、技術(shù)信息。
競(jìng)爭(zhēng)性談判：招標(biāo)時(shí)，我們可能會(huì)遇到這樣的情況：或者投標(biāo)人數(shù)量不夠，或者投標(biāo)人價(jià)格、能力等不理想，有時(shí)反復(fù)招標(biāo)還是不成，是否繼續(xù)招標(biāo)，很是讓人苦惱——招也不是，不招也不是。其實(shí)，這時(shí)候我們沒(méi)有必要非認(rèn)準(zhǔn)招標(biāo)不可，大可以采取“競(jìng)爭(zhēng)性談判”的方式。競(jìng)爭(zhēng)性談判的方法與招標(biāo)很接近，作用也相仿，但程序上更靈活，效率也更高一些，可以作為招標(biāo)采購(gòu)的補(bǔ)充。
詢(xún)價(jià)采購(gòu)(即選購(gòu))：對(duì)于我們已經(jīng)很好掌握了成本信息和技術(shù)信息的采購(gòu)商品(包括物資或服務(wù))，并且有多家供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)，我們就可以事先選定合格供方范圍，再在合格供方范圍內(nèi)用“貨比三家”的詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。
單一來(lái)源采購(gòu)：如果我們已經(jīng)完全掌握了采購(gòu)商品的成本信息和技術(shù)信息，或者只有一兩家供應(yīng)商可以供應(yīng)，公司就應(yīng)該設(shè)法建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，爭(zhēng)取穩(wěn)定的合作、長(zhǎng)期價(jià)格優(yōu)惠和質(zhì)量保證，在這個(gè)基礎(chǔ)上可以采用單一來(lái)源采購(gòu)的方式。
合理運(yùn)用多種采購(gòu)方式，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)分包商隊(duì)伍的動(dòng)態(tài)管理和優(yōu)化。比如，最初我們對(duì)采購(gòu)內(nèi)容的成本信息、技術(shù)信息不夠了解，就可以通過(guò)招標(biāo)來(lái)獲得信息、擴(kuò)大分包商備選范圍。等到對(duì)成本、技術(shù)和分包商信息有了足夠了解后，轉(zhuǎn)用詢(xún)價(jià)采購(gòu)，不必再招標(biāo)。再等到條件成熟，對(duì)這種采購(gòu)商品就可以固定一兩家長(zhǎng)期合作廠家了。反過(guò)來(lái)，如果對(duì)長(zhǎng)期合作廠家不滿(mǎn)意，可以通過(guò)擴(kuò)大詢(xún)價(jià)范圍或招標(biāo)來(lái)調(diào)整、優(yōu)化供應(yīng)商或?qū)献鲝S家施加壓力。
3.檔案保存好，采購(gòu)信息就都留下來(lái)了
在調(diào)研和咨詢(xún)過(guò)程中，有不少管理者很早就意識(shí)到采購(gòu)管理存在問(wèn)題，但苦于無(wú)力改進(jìn)或來(lái)不及改進(jìn)，于是要求相關(guān)人員把所有和采購(gòu)相關(guān)的記錄、文件統(tǒng)統(tǒng)存檔，以待具備條件時(shí)分析信息、改進(jìn)工作。但實(shí)際上，從這些保存完好的采購(gòu)檔案中，往往還是得不到充足有用的信息?甚至有很多必要的信息永遠(yuǎn)無(wú)法獲得了。這在很大程度上，就是由于采購(gòu)工作過(guò)程不夠規(guī)范引起的。比如，規(guī)范的采購(gòu)管理要求在詢(xún)價(jià)時(shí)供應(yīng)商應(yīng)對(duì)不同規(guī)格型號(hào)的設(shè)備單獨(dú)報(bào)價(jià)，但采購(gòu)人員往往把不同規(guī)格型號(hào)的設(shè)備打包，有時(shí)甚至把不同類(lèi)型的設(shè)備打包詢(xún)價(jià)，每次打包的方法和數(shù)量都不一樣。這樣一來(lái)，歷次詢(xún)價(jià)信息無(wú)法落實(shí)到具體產(chǎn)品，無(wú)從比較，在管理者決策時(shí)還是無(wú)法判斷本次采購(gòu)價(jià)格是高是低。
可見(jiàn)，采購(gòu)工作過(guò)程管理的改進(jìn)和采購(gòu)信息的收集是相互影響的，要改進(jìn)采購(gòu)管理還是要及早，想把資料先存下來(lái)等有條件了再談改進(jìn)，往往是到了想起改進(jìn)采購(gòu)管理的時(shí)候，相關(guān)的信息缺失就已經(jīng)很?chē)?yán)重了。
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