采購合同簽訂流程方案
采購合同是企業(yè)(供方)與分供方，經過雙方談判協商一致同意而簽訂的“供需關系”的法律性文件，合同雙方都應遵守和履行，并且是雙方聯系的共同語言基礎。以下是學習啦小編為大家整理的關于采購合同簽訂流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購合同簽訂流程
一、發(fā)布采購信息
發(fā)布采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標公告或采購公告、中標公告或成交結果、供應商資格條件、評價方法和標準、投訴處理決定、司法裁決、信息統(tǒng)計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應資質的供應商手中，直接關系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應及時采集公共采購的各類信息，交付信息發(fā)布機構進行發(fā)布，以有效、便利地進行信息遞送。
實踐中，采購信息發(fā)布應把握以下原則：第一，堅持平等、公平的原則。采購人可以根據項目的特點設定合理的資格條件，但應對所有供應商一視同仁，不可人為設置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強信息發(fā)布工作的監(jiān)督管理，對違反相關規(guī)定的相關人員進行嚴肅處理。第三，對于涉密的采購信息，應積極進行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項目的采購信息，從而確保所有具備相應資質能力的供應商參與到項目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業(yè)”和“行業(yè)電子”等問題。
二、遴選供應商
遴選供應商是直接關系到采購合同授予是否公正的一個關鍵環(huán)節(jié)[2]。評標委員會或談判小組須依據評價方法和評價標準等客觀因素，對參與采購的供應商資格、報價、能力進行評審，并向采購人提出評審報告，提出候選單位建議，列明候選單位的優(yōu)先順序;采購人根據評審報告和候選單位建議擇優(yōu)確定供應商，并將成交結果通知所有參與單位。
供應商遴選過程中應注意以下問題：
一方面，供應商參與采購的基本資格和條件必須完全具備?！墩少彿ā?、《招標投標法》和《裝備采購條例》等明確規(guī)定了供應商參與采購的基本條件，要求供應商必須具備具有獨立承擔民事責任的能力;具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度;具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力;有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄;要求參加政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規(guī)定，采購人可以根據采購項目對供應商規(guī)定“特定要求，對供應商的資格進行審查。”
另一方面，為了保障評標委員會、談判小組對供應商評審工作的順利進行，保證評審工作的統(tǒng)一性、公正性和透明性，在發(fā)布招標文件或采購公告的同時，應明確并公開遴選供應商的評審標準。評審標準由一系列評審要素和評審指標組成，通常包括以下方面：一是技術因素，專業(yè)技術人員數量、專業(yè)人員技術掌握和運用程度、制造能力、專業(yè)設備數量和制造能力等;二是管理因素，包括供應商的管理制度運行情況、質量管理控制系統(tǒng)運行情況、質量管理控制能力等;三是價格因素;四是履約保障因素，關鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進行維修保障;最后，對供應商信譽、保密等方面也要設定嚴格的評定標準。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續(xù)談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應商共同協商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應當注意以下幾個問題：
第一，事無巨細，詳細寫明所有協議內容。為了最大限度地避免糾紛的產生，為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據，合同雙方需將所有談判達成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術、價格、法律、社會實踐等領域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應組織技術、價格、法律和談判等專業(yè)人員組成談判小組和起草小組，而且應保證專業(yè)人員人數不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內容的準確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進行嚴格審查。實行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機關(部門)行使管理職責的具體體現，對促進競爭采購，提高合同訂立質量具有重要的監(jiān)督和把關作用，采購合同文本的審定內容主要包括合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、技術狀態(tài)、經費和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴格落實全面性審查和真實性審查要求。一方面，嚴格把握審查內容的全面性。如裝備采購合同法規(guī)要求：“裝備采購主管機關(部門)應當按照國家和軍隊的有關規(guī)定，對裝備采購合同草案文本的法律依據、供應商的資格條件、裝備技術狀態(tài)、經費、價格以及其他合同條款進行全面審查。”另一方面，嚴格審查文字內容的真實性、供應商資格的真實性以及供應商遴選過程的真實性。文字內容不真實，違背采購人真實意圖和公共利益的，應立即進行改正;供應商資格不真實的，以及選定供應商過程不真實的，應當取消相應的成交通告，并依法追究相關人員的法律責任。
五、簽訂合同
采購主管機關(部門)審定并批準合同草案文本后，公共采購合同訂立業(yè)務部門應及時與供應商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應商之間的要約和承諾已經達成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經過雙方、尤其是采購主管機關(部門)的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序。《合同法》第44條第2款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的，依照其規(guī)定。”同時《裝備采購條例》規(guī)定，“裝備采購合同經裝備采購主管機關(部門)確認后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業(yè)務部門審定，并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經驗，為了充分維護社會和國家利益，維護合同的權威性和嚴肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應經過采購主管機關(部門)的簽章確認
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要標志，是最具實質意義的環(huán)節(jié)。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應商產生預期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應以蓋章日期為準。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協議、紀要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關內容應以合同文本的約定為準。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的;惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的;以合法形式掩蓋非法目的的;違反法律、法規(guī)的強制性規(guī)定的;合同當事人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后簽訂合同的。合同確認無效后，合同雙方應當相互返還非法取得的財產;給對方造成損失的，過錯一方應當承擔相應的賠償責任。
八、合同備案
《政府采購法》第47條規(guī)定：“政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監(jiān)督管理部門和有關部門備案。”《裝備采購條例》第41條也規(guī)定：“總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部應當在裝備采購合同生效之日起15日內，將裝備采購合同報總裝備部備案?？偛糠止苡嘘P裝備的部門、軍兵種裝備部應當對裝備采購合同訂立情況實施監(jiān)督、檢查。”
設立合同備案法律制度的目的，一是通過備案制度便于采購主管機關(部門)對公共采購合同訂立情況實施監(jiān)督檢查，強化合同訂立過程的管理，防止違規(guī)行為的發(fā)生[5]。二是通過合同備案，可以及時了解公共采購合同的訂立情況，采購經費的控制情況，以及便于采購經費的及時撥付。三是便于其他供應商了解、查閱和掌握采購合同的有關情況，為社會監(jiān)督提供便利?？傊瑢嵭泄膊少徍贤膫浒钢贫葘Υ龠M合同訂立的規(guī)范化管理，提高公共采購合同訂立質量具有重要作用。
采購合同管理制度
一、請購及其規(guī)定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
⑴
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⑷
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⑾
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?、?請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量; 請購的物品規(guī)格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務審核人; 公司總經理。
3. 請購單及其提報規(guī)定
?、?請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門; ⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;
?、?請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;
⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文
檔也需一并提交;
?、?遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，
征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。
?、?如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
?、?公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1. 請購的接收要點
?、?采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經過公司領導審批;
?、?接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資
料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
?、?對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2. 請購單的分發(fā)規(guī)定
?、?對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
?、?對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
?、?無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
?、?重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3. 采購周期的規(guī)定
?、?單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的
物資及產品的采購周期不應超過5天;
⑵ 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天; ⑶ 請購部門應按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務
時應向領導說明原因;
⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略。
三. 詢價及其規(guī)定
1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2. 屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;
3. 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;
5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;
2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合
條件更加突出;
3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實
地考察了解供應商的各方面的實力等;
5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五. 比價、議價結果匯總
1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總;
2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付
款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;
3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
六. 合同的簽訂及其規(guī)定
1. 合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，
受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。
?、?合同正文應包含的要素
1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
2) 采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與
確認圖紙是不可分割的部分;
3) 包裝要求;
4) 合同總額應含稅，特殊情況應注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 質量保證期;
8) 質量要求及規(guī)范;
9) 違約責任和解決糾紛的辦法;
10) 雙方的公司信息;
11) 其他約定。
⑵ 合同簽訂及其規(guī)定
1) 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;
2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;
3) 為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;
4) 遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清
點;
5) 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;
6) 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;
7) 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;
8) 違約責任一定要詳細、具體;
9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;
10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;
11) 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;
12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七. 付款及合同執(zhí)行
1. 付款規(guī)定
⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;
?、?按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支
出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;
?、?財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，
遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。
2. 合同執(zhí)行
?、?已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現問
題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導;
⑵ 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，
跟蹤并督促其保質保量，按時履約;
?、?合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補
充合同。
八. 報驗與入庫
1. 報驗
?、?供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收; ⑵ 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行; ⑶ 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收; ⑷ 質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質
檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;
?、?用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。
2. 入庫
⑴ 公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨
與搬運;
?、?質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資
接受;
?、?質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單;
?、?質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規(guī)定入庫。
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