出口單證流程
出口單證是指出口地的企業(yè)及有關(guān)部門涉及的單證，包括貿(mào)易合同、出口許可證、出口報(bào)關(guān)單、包裝單據(jù)、出口貨運(yùn)單據(jù)、商業(yè)發(fā)票、保險(xiǎn)單、匯票、檢驗(yàn)檢疫證書、產(chǎn)地證等。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于出口單證流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
出口單證流程
一. 客戶詢盤
一般在客戶下Purchase Order之前，都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解, 這就是我們平常說的前期開發(fā)。
二. 報(bào)價(jià)
開發(fā)結(jié)束，客人對(duì)樣品進(jìn)行考核評(píng)估，覺得樣品OK，正常會(huì)開始詢價(jià)，有些客戶會(huì)在開發(fā)前就開始詢價(jià)，以免超出自己的目標(biāo)定位。此時(shí)，業(yè)務(wù)部就要制作本公司固定格式的報(bào)價(jià)單給客人，報(bào)價(jià)單應(yīng)包含貨物品名，型號(hào)，起訂量，報(bào)價(jià)有效期，報(bào)價(jià)條款，包裝等，正式報(bào)價(jià)。每一份報(bào)價(jià)，都要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)出，以免錯(cuò)報(bào)或者少報(bào)。
三. 確認(rèn)訂單
經(jīng)過洽談，客人確認(rèn)價(jià)格OK,會(huì)收到客戶正式的訂單(Purchase Order,簡(jiǎn)稱PO,比較正規(guī)的公司，每個(gè)訂單過來(lái)都有他們指定的PO Number)。收到PO后，及時(shí)擬定形式發(fā)票(Performa Invoice,簡(jiǎn)稱PI)給客人確認(rèn)，PI正常包含貨物名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、訂單數(shù)量、付款方式、報(bào)價(jià)條款、交貨期、包裝等。
通常，跟客人確認(rèn)PI前，要先跟工廠確認(rèn)好交貨期等相關(guān)事宜，以免因無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨而造成索賠。
四. 下生產(chǎn)訂單
得到客人的訂單確認(rèn)并收到定金后(針對(duì)T/T付款方式)，給工廠下正式訂單(購(gòu)銷合同和生產(chǎn)指令單等)，安排生產(chǎn)計(jì)劃。
備注：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)由業(yè)務(wù)員和單證員分別審查，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。
T/T和L/C是外貿(mào)中比較常用的付款方式，還有一些貿(mào)易公司針對(duì)新客戶會(huì)有30% T/T+70% L/C的付款方式。
五. 驗(yàn)貨(以下針對(duì)鞋類)
我們公司的訂單正常都有QC全程跟蹤，包括：大貨材料核對(duì)、生產(chǎn)監(jiān)督和出貨等。但是，在出貨前要出中期驗(yàn)貨報(bào)告和末期驗(yàn)貨報(bào)告。中期驗(yàn)貨，在工廠備好大貨材料后，上線成型生產(chǎn)時(shí)，就要進(jìn)行一次系統(tǒng)驗(yàn)貨，以規(guī)避大貨生產(chǎn)中可能出現(xiàn)的各種工藝問題。末期驗(yàn)貨，工廠大貨生產(chǎn)即將結(jié)束時(shí)，要提前通知QC安排好時(shí)間進(jìn)行末期驗(yàn)貨，末期驗(yàn)貨通過后，方可出貨。
如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知我司QC和工廠。
如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。
六.訂艙
1.海運(yùn)費(fèi)到付
通常，客人會(huì)有自己的指定貨代。因此，需在交貨期前兩周找客人要貨代聯(lián)系方式，并將訂艙通知(Shipping Order)發(fā)給貨代,等貨代跟目的港確認(rèn)好后，會(huì)發(fā)訂艙確認(rèn)通知給我們。訂艙確認(rèn)的信息包含：船期、船名航次、貨物信息、柜型、柜量、目的港、截港、截單和截關(guān)期限等，如果是散貨還有進(jìn)倉(cāng)圖(即貨代指定倉(cāng)庫(kù)的具體位置)。
2.海運(yùn)費(fèi)預(yù)付
應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司 ，并告知客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉(cāng)，程序同上。
七. 出貨單證
單證，分國(guó)內(nèi)清關(guān)文件和國(guó)外清關(guān)文件，這些資料正常會(huì)根據(jù)貨物信息在出貨前1-2個(gè)禮拜提前做好。
1.國(guó)內(nèi)單證 包括合同、清單、發(fā)票和委托書等，每個(gè)公司都有自己固定的格式，作為商檢和報(bào)關(guān)用。
報(bào)檢資料：合同、發(fā)票、清單正本加蓋公章、報(bào)檢委托協(xié)議 ，正常由工廠報(bào)檢員在大貨完成前1-2天安排申報(bào)，如果工廠無(wú)法申報(bào)需有專門的報(bào)檢代理公司代理報(bào)檢。檢驗(yàn)檢疫局申報(bào)成功后，會(huì)出報(bào)檢憑條或者通關(guān)單(每個(gè)地區(qū)要求不一樣，也要看商品的檢驗(yàn)檢疫類別)，需以傳真或者掃描件形式轉(zhuǎn)交給報(bào)關(guān)行。目前，鞋類無(wú)需報(bào)檢。
報(bào)關(guān)資料：合同、發(fā)票、清單正本加蓋公章、報(bào)關(guān)單(有些地區(qū)要，有些地區(qū)不要，報(bào)關(guān)前先問清楚)、報(bào)關(guān)委托書、通關(guān)單或者報(bào)檢憑條寄給貨代或者報(bào)關(guān)行(訂艙時(shí)，了解清楚截關(guān)時(shí)間，最遲在截關(guān)前一天把資料提供給報(bào)關(guān)行)，現(xiàn)在，中國(guó)各大沿海港口均已實(shí)行無(wú)紙化通關(guān)，只要貿(mào)易公司有在電子口岸跟各港口的海關(guān)簽約，并且與當(dāng)?shù)氐闹付▓?bào)關(guān)行簽訂代理報(bào)關(guān)委托，只需將所需報(bào)關(guān)資料掃描給報(bào)關(guān)行即可。我司目前有簽約的海關(guān)如下：上海、寧波、廈門、福州、天津、深圳、杭州、廣州，有需要其他港口可以上中國(guó)電子口岸添加， 網(wǎng)址：
2.國(guó)外單證
a.發(fā)票、清單：正本一式三份簽章，正常貿(mào)易公司都有自己的格式，如果客人有特別要求自己的格式，需按客人要求提供。有些客人，只需發(fā)電子版的文件，無(wú)需正本，可以先向客人了解情況。如果是T/T付款方式，一般出貨前會(huì)先把這兩份資料提前發(fā)給客人，告知其預(yù)排款。
b.提單：一式三份，一正兩付，由貨代提供并帶簽章，提單需在貨代提供的截單時(shí)間前，及時(shí)確認(rèn)給他們，否則會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用。提單上的信息一定要核對(duì)清楚，因我們的緣故造成改單的費(fèi)用是RMB400-600. c.產(chǎn)地證：看客人所在地區(qū)的要求，是否需要產(chǎn)地證?需要何種類型的產(chǎn)地證?
注：產(chǎn)地證的類型主要有一般原產(chǎn)地證(CO)、普惠制原產(chǎn)地證(Form A)、《亞太貿(mào)易協(xié)定》優(yōu)惠原產(chǎn)地證、《中國(guó)-東盟自貿(mào)區(qū)》優(yōu)惠原產(chǎn)地證(Form E)、《中國(guó)-智利自貿(mào)區(qū)》原產(chǎn)地證(Form F)、《中國(guó)-巴基斯坦自貿(mào)區(qū)》優(yōu)惠原產(chǎn)地證、《中國(guó)-新西蘭自貿(mào)區(qū)》優(yōu)惠原產(chǎn)地證、《中國(guó)-新加坡自貿(mào)區(qū)》優(yōu)惠原產(chǎn)地證，以上是比較普通的產(chǎn)地證，還有一些專用原產(chǎn)地證，如蘑菇證、罐頭證、煙草證等
d.產(chǎn)品測(cè)試報(bào)告，如果客人有要求的話
e.客人要求的其他相關(guān)文件
八、出貨
外貿(mào)中的這個(gè)環(huán)節(jié)(針對(duì)整柜)，跟單員/業(yè)務(wù)員成為工廠、貨代、拖車公司、報(bào)關(guān)行等各公司之前的溝通紐帶，業(yè)務(wù)跟單員要保持清晰的思路，才能將各個(gè)環(huán)節(jié)有條不紊的安排妥當(dāng)，整個(gè)過程差不多持續(xù)一個(gè)禮拜左右。處理過程中，首先需明確以下幾個(gè)時(shí)間點(diǎn)：
1. 準(zhǔn)確交貨時(shí)間：了解工廠準(zhǔn)確交貨時(shí)間并將出貨通知(包括柜量、柜型、裝柜時(shí)間、貨物明細(xì)等)提前發(fā)給工廠，才能及時(shí)通知拖車公司提柜裝貨，也避免因柜子抵達(dá)工廠，貨物未完成生產(chǎn)而產(chǎn)生甩柜費(fèi)和待時(shí)費(fèi)，甩柜的費(fèi)用看工廠距離港區(qū)的距離而定，待時(shí)費(fèi)正常是RMB200/時(shí)。
2. 截關(guān)時(shí)間：即截止報(bào)關(guān)時(shí)間。這里需要注意一個(gè)很重要的問題，即報(bào)關(guān)和貨物進(jìn)港的先后順序，有些港區(qū)要先報(bào)關(guān)后進(jìn)港，如上海的洋山港，因此，出貨前要先找貨代了解清楚報(bào)關(guān)和進(jìn)港的先后順序，以免出現(xiàn)貨物抵達(dá)港口，因海關(guān)未放行無(wú)法進(jìn)港而產(chǎn)生落箱費(fèi);有些港區(qū)要先進(jìn)港后報(bào)關(guān)，如上海外港、寧波、福州、廈門等的港區(qū)，這樣，貨物就要在截關(guān)前，提前進(jìn)港，并給報(bào)關(guān)行留足時(shí)間報(bào)關(guān)。
3. 開港時(shí)間：當(dāng)貨好時(shí)間比預(yù)計(jì)提前時(shí)，如果要提前進(jìn)港，
需先了解開港時(shí)間，否則，如果柜子無(wú)法馬上進(jìn)港，也會(huì)產(chǎn)生落箱費(fèi)。
4. 截港時(shí)間：柜子一定要在港區(qū)截港前進(jìn)港，否則，只能等下一班船，港口會(huì)產(chǎn)生堆存費(fèi)、改艙費(fèi)……甚至因延誤交期產(chǎn)生的罰款。
5. 截單時(shí)間：就是船東截止提交提單的時(shí)間，因此，業(yè)務(wù)跟單需在船東規(guī)定的時(shí)間內(nèi)確認(rèn)準(zhǔn)確的提單信息給貨代，否則，貨代會(huì)直接按照草單去出提單正本，一旦發(fā)現(xiàn)有問題需改單，就會(huì)有改單費(fèi)。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真或者郵件提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
其次，將貨代提供的訂艙確認(rèn)單，發(fā)給拖車公司并告知裝柜時(shí)間，他們?nèi)ジ蹍^(qū)提柜要用到。要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，要求工廠裝柜后一定要記住上封條，并將柜號(hào)和鉛封拍照給我司作為提單的資料。
再次，通知報(bào)關(guān)行截關(guān)時(shí)間和報(bào)關(guān)的具體貨物信息，并及時(shí)跟進(jìn)清關(guān)狀態(tài)。
最后，提前提供裝箱清單給貨代，以便及時(shí)刷排載送到報(bào)關(guān)行。注意：給貨代的裝箱清單的數(shù)據(jù)一定要跟我們報(bào)關(guān)的數(shù)據(jù)和實(shí)際進(jìn)港的數(shù)據(jù)一致。
以上說的是整柜，如果是散貨，只需將貨代的進(jìn)倉(cāng)圖、核放單和出貨通知等文件發(fā)給工廠，并告知工廠最遲的入倉(cāng)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)入倉(cāng)即可。關(guān)于報(bào)關(guān)，同整柜操作方法。空運(yùn)跟散貨的操作方式一樣，唯一不同的一點(diǎn)是國(guó)外的清關(guān)文件要隨機(jī)。
如果拖車和報(bào)關(guān)都給貨代做，那要簡(jiǎn)單的多，只要將報(bào)關(guān)資料和裝柜時(shí)間地點(diǎn)提供給貨代就OK了。一般，貨代的報(bào)關(guān)費(fèi)和拖車費(fèi)都會(huì)比較貴，如果跟我們固定合作的報(bào)關(guān)行和拖車公司費(fèi)用差不多的話，就直接讓貨代安排，可以節(jié)省很多時(shí)間和精力。
九、關(guān)于提單
貨物準(zhǔn)時(shí)入倉(cāng)、進(jìn)港，海關(guān)放行，上面這些環(huán)節(jié)都操作完畢后，就等開船了。船開航后，馬上找貨代獲取港雜費(fèi)用清單，核對(duì)無(wú)誤后，及時(shí)通知本司財(cái)務(wù)排款。排款后，通知貨代簽提單。
提單的簽單方式主要有以下幾種：
1、正本提單
正本提單為簽發(fā)方出具的有簽單章和簽字的，有ORIGINAL標(biāo)識(shí)的提單。一般是一式三份。由發(fā)貨方寄往收貨方，收貨方憑該正本提單提貨。 正本提單一般用于信用證貿(mào)易。 付款方式為電匯時(shí)，為降低收款風(fēng)險(xiǎn)，正常先將提單正本掃描或者傳真給客人，等客人付清尾款后再將提單及相關(guān)文件寄給客人，否則，有可能財(cái)物兩空。
2、電放提單
電放提單為應(yīng)發(fā)貨方要求(電放保函)，提單簽發(fā)方在提單上加蓋電放章(SURRENDERED 或 TELEX RELEASED)，發(fā)貨方將該提單傳真或者掃描至收貨方，收貨方僅憑提單復(fù)印件即可提貨。此時(shí)，由提單簽發(fā)方向其目的港代理電報(bào)、傳真或EMAIL通知該票貨物僅憑出示收貨方身份即可放貨。電放提單以其方便快捷，已經(jīng)成為目前
海運(yùn)業(yè)務(wù)的主要單據(jù)形式，尤其成為近洋航線(海運(yùn)時(shí)間比較短，寄交正本提單時(shí)間非常緊張)常見的形式。 同樣需要注意，要等到貨款進(jìn)賬后才能將電放保函簽給貨代。
3、海運(yùn)運(yùn)單
海運(yùn)運(yùn)單(SEA WAYBILL)是由船公司簽發(fā)的貨物承運(yùn)單據(jù)，一般只簽一份正本。不需要做電放，收貨人憑身分證明即可提貨。因風(fēng)險(xiǎn)較大，很少使用。在某些航線某些船公司提供此種運(yùn)單。
4、目放提單
之前有客戶要求，但是沒有實(shí)際操作過。
十、交單
1. T/T付款方式
如果客人需要正本清關(guān)資料(第七點(diǎn)有提及需要哪些文件)，收到貨款后，將正本提單、發(fā)票、清單等快件寄給客人。如果客人清關(guān)不需要正本文件，可將發(fā)票、清單等電子版發(fā)給客人，要求貨代電放提單給目的港并通知客人相關(guān)信息。
2. L/C收匯
收到提單后，備齊全部單證，確保無(wú)誤，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向信用證上指定的第二通知行(即受益人的開戶行)交單議付，并由通知行統(tǒng)一寄給開證行，交單文件和交單期限，信用證都有明確規(guī)定。L/C要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，
小寫和大寫金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果是即期信用證，為了盡早收到貨款，也可以直接向通知行(第二通知行的上級(jí)銀行)交單。交單后，要與銀行保持溝通，以便上交的單證有誤時(shí)得到及時(shí)改正。國(guó)外開證行，確認(rèn)單證無(wú)誤時(shí)，就等著收款了。
十一、退稅資料
退稅資料包括以下部分：
1. 進(jìn)項(xiàng)發(fā)票：確認(rèn)貨物信息和報(bào)關(guān)品名后，需盡快將開票合同和開票資料發(fā)給工廠開票，工廠的開票時(shí)間直接關(guān)系到貿(mào)易公司收到退稅的時(shí)間。不僅開票要及時(shí)，收到發(fā)票后，馬上交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行網(wǎng)上認(rèn)證。
2. 退稅關(guān)單：貨物報(bào)關(guān)出口后，海關(guān)會(huì)出一份退稅關(guān)單，作為申報(bào)退稅不可缺少的文件之一。出單時(shí)間根據(jù)不同區(qū)域有所不同，廈門正常一個(gè)禮拜左右出關(guān)單，寧波一個(gè)月左右，上海要一個(gè)月以上。要及時(shí)催貨代或者報(bào)關(guān)寄出，這種文件，正常他們不會(huì)主動(dòng)并及時(shí)寄給發(fā)貨人。
3. 出口發(fā)票：根據(jù)海關(guān)預(yù)錄入單或者關(guān)單正本，由貿(mào)易公司開具，空白發(fā)票從國(guó)稅局購(gòu)買。
4. 合同：報(bào)關(guān)時(shí)用的合同。
以上資料，統(tǒng)一交給公司財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)退稅。
十二、文件存檔
所有的文件必須留存一整套以備查用。
主要包括：1.報(bào)關(guān)合同 2.報(bào)關(guān)清單 3.報(bào)關(guān)發(fā)票 4.退稅關(guān)單復(fù)印件 5.開票合同 6.報(bào)關(guān)委托書紅聯(lián) 7.出口發(fā)票付聯(lián)或者發(fā)票聯(lián) 8.出貨單(工廠提供) 9.提單復(fù)印件 10.進(jìn)項(xiàng)發(fā)票復(fù)印件 11.產(chǎn)地證復(fù)印件
出口單證的概念
出口單證，即單據(jù)證書，英文稱“export documents".有時(shí)簡(jiǎn)稱為“單據(jù)”，是指在出口業(yè)務(wù)中使用的單據(jù)與證書，憑此來(lái)處理貨物的支付、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、商檢、結(jié)匯、報(bào)關(guān)等工作。貿(mào)易合同簽訂后，合同履行過程中的每一環(huán)節(jié)都需要有相應(yīng)的單證編制、交換、傳達(dá)，以滿足商業(yè)運(yùn)輸、保險(xiǎn)、商檢、海關(guān)、政府等有關(guān)部門多方面的需要。外貿(mào)結(jié)算使用的單據(jù)的證書以及與信用證有關(guān)的所有單據(jù)包括：匯票(Draft)、發(fā)票(CommercialInvoice)、提單(BillofLading)、保單或保險(xiǎn)憑證(Insurance Policy / Cerificate)、檢驗(yàn)證(Inspection Certificate)等。
廣義上的單據(jù)，既包括了說明當(dāng)事人債權(quán)債務(wù)的關(guān)系或資金轉(zhuǎn)移關(guān)系的資金單據(jù)——匯票(Draft)，也包括了說明商品情況的商業(yè)單據(jù)(Commercial Document)。它們代表了所售商品的品名、數(shù)量、價(jià)值、包裝、產(chǎn)地、運(yùn)輸、保險(xiǎn)等方面的情況。另外通過附屬單據(jù)(Additional Documents)，如船籍證明，海關(guān)發(fā)票，商檢單證，又反映了不同國(guó)家的法規(guī)和政策。
與單證有關(guān)的工作包括了審證、制單、審單、交單、考核、歸檔等一系列的業(yè)務(wù)活動(dòng)。
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