采購申請審批流程
采購申請審批流程
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采購申請審批流程
1. 目的
有效的控制公司的采購過程、提高采購審批效率，規(guī)范采購管控流程。
2. 范圍
適用于本公司原輔材料、低值易耗品、設(shè)備設(shè)施、備品備件、工夾具、IT類耗材資源、后勤類物資、辦公文具用品及委外印刷品的采購。
3. 定義
無
4. 職責(zé)
4.1 物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)公司所有物資的采購。
4.2 生產(chǎn)用原輔材料及低值易耗品由生產(chǎn)部或計(jì)劃部門統(tǒng)一提出采購申請。
4.3 IT部門統(tǒng)一提出IT類耗材資源的采購申請。
4.4 勞保類物資、辦公家具、辦公文具用品、名片及內(nèi)部表格的委外印刷由行政綜合部統(tǒng)一提出采購申請。
4.5 安全防護(hù)類用品(消防器材、防護(hù)面具、防護(hù)衣等)有需求部門提出申請并報(bào)安全部門、倉儲(chǔ)等部門審批以后再交至采購。
4.6 設(shè)備類物資采購由設(shè)備部統(tǒng)一提出采購申請，設(shè)施類物資采購由設(shè)施部門統(tǒng)一提出采購申請，技術(shù)和質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對有關(guān)物資檢驗(yàn)、測試提出申請。
4.7 物資采購部負(fù)責(zé)對于實(shí)驗(yàn)型緊急采購物資、備品備件等緊急需求物資的采購，需求部門按照“緊急采購流程”，由需求部門提出采購申請，并報(bào)部門經(jīng)理以及公司分管副總、董事長審核。
4.8 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購物資付款提出的付款申請情況進(jìn)行最終審核并及時(shí)辦理付款手續(xù)。
4.9 倉庫、質(zhì)量部或申請部門負(fù)責(zé)對所采購物資的驗(yàn)收。
5. 內(nèi)容
5.1 申請部門有采購需求時(shí)，需填寫“采購申請單”，并交部門負(fù)責(zé)人審批，針對非經(jīng)常性采購物資，申請部門在提交“采購申請單”的同時(shí)，需將所采購物品的詳細(xì)要求或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)提交給物資供應(yīng)部。
5.2 對新供應(yīng)商或非經(jīng)常性采購物資，物資供應(yīng)部在接到“采購申請單”后，需對三家或以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，并把其報(bào)價(jià)、交貨計(jì)劃等連同“采購申請單”一并交由分管副總、董事長進(jìn)行審批。
5.3 “采購申請單”根據(jù)金額大小需由物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人和常務(wù)副總進(jìn)行審批。
5.4 合同項(xiàng)目基建類的審批根據(jù)“潤恒采購審批權(quán)限表”文件規(guī)定的審批權(quán)限逐層由公司負(fù)責(zé)人和集團(tuán)管理層審批。
5.5 合同的簽署人為合同金額對應(yīng)的審批流程中最高審批人。
5.6 采購部負(fù)責(zé)創(chuàng)建“采購訂單”，根據(jù)采購金額大小分別有分管副總或常務(wù)副總、董事長進(jìn)行審批，審批結(jié)束方可發(fā)出“采購訂單”;采購物
資到貨后，倉庫負(fù)責(zé)填制《進(jìn)貨檢驗(yàn)收貨憑證》交質(zhì)量部或申請部門經(jīng)過驗(yàn)收，合格后將收料單簽字聯(lián)匯總交采購，采購匯同發(fā)票交財(cái)務(wù)辦理付款手續(xù)。驗(yàn)收不合格不予以收貨或付款，具體情況可參照“供應(yīng)商不合格品退貨流程”進(jìn)行處理。
5.7 針對經(jīng)常性采購的物資，供應(yīng)鏈采購部負(fù)責(zé)選擇兩到三家長期供應(yīng)商，并由采購會(huì)同質(zhì)量、技術(shù)部門，定期對其進(jìn)行評審，確保供應(yīng)商各項(xiàng)服務(wù)指標(biāo)(價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性、售后服務(wù)、性能指標(biāo)等)滿足我司的要求。
5.7.1 針對生產(chǎn)或設(shè)備調(diào)試、日常維護(hù)等項(xiàng)目中緊急采購物資，1000元以下的由申請部門電話或口頭告知分管生產(chǎn)的副總，由分管副總確認(rèn)審核通過，可由申請部門或采購部直接購買，后補(bǔ)“采購申請單”、“采購訂單”等手續(xù)。項(xiàng)目是技術(shù)研發(fā)性高科技研發(fā)產(chǎn)品，考慮其保密性、重要性，若其配套所需要的個(gè)別原輔材料或設(shè)備類備品等市場只有一家供應(yīng)商供貨，則“供應(yīng)商比價(jià)表”需要相關(guān)部門經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)進(jìn)行特別說明，并報(bào)公司董事長審批后執(zhí)行。
5.8 對于預(yù)付款的情況，參考相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷及銀行付款審批流程。
6. 參考文件
《潤恒采購審批權(quán)限表 》
7. 附錄
7.1 《采購訂單》
7.2 《采購申請單》
7.3 《供應(yīng)商比價(jià)表》
物資采購管理制度
第一節(jié) 總 則
第一條 為加強(qiáng)公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購漏洞，減少采購風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)中華人民共和國會(huì)計(jì)法等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。
為保證公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)順利進(jìn)行，物資保障部負(fù)責(zé)
第二條 本制度所稱采購是指本公司購進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)消耗的各種物資的行為，包括：原材料、配套件、計(jì)量器具、設(shè)備、工裝工具等。付款是指支付購進(jìn)物資或設(shè)備有關(guān)的款項(xiàng)的行為。
第三條 對采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度的基本要求：采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：
(一)付款審批人員與付款執(zhí)行人員不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格業(yè)務(wù);具體程序：采購員請款—部門領(lǐng)導(dǎo)審核—執(zhí)行董事批準(zhǔn)—總會(huì)計(jì)師審批—財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)審核—出納員付款。
(二)采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任。
(三)貨物的采購人員不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記帳工作。
第二節(jié) 分工與授權(quán)
第四條 原材料、配套件、計(jì)量器具、進(jìn)口設(shè)備、工裝工具等由物資保障部負(fù)責(zé)采購，具體實(shí)施辦法參照本制度組織實(shí)施，堅(jiān)決杜絕由使用部門直接自行采購所需物資的多頭采購現(xiàn)象。
第三節(jié) 實(shí)施與執(zhí)行
第五條 采購計(jì)劃編制
(一)采購計(jì)劃人員依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品材料定額或技術(shù)部門的材料預(yù)提，編制物資采購計(jì)劃。
(二)采購計(jì)劃人員依據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度要求、物資采購計(jì)劃，明確材料、配套件名稱、型號(hào)規(guī)格和采購的期量要求，結(jié)合庫存數(shù)量分配進(jìn)貨數(shù)量。
第六條 物資采購的合同簽訂
授權(quán)的采購人員在合格供方范圍內(nèi)簽訂采購合同，合同簽訂按規(guī)定執(zhí)行。
第七條 物資采購
(一)VEC部門依據(jù)公司批準(zhǔn)的價(jià)格市場采購招標(biāo)和評定采購最高限價(jià)表、采購合同以及質(zhì)量體系控制程序要求對采購活動(dòng)進(jìn)行審核。
(二)請款人員依據(jù)采購計(jì)劃、資金計(jì)劃提出請款要求，填寫“付款申款單”經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)財(cái)務(wù)由付款人員付款。
(三)采購物品驗(yàn)收入庫后，由采購人員依據(jù)材料發(fā)票及清單、收料單等填寫“入庫單”，經(jīng)保管員、VEC、部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后將整理好的原始憑證報(bào)到財(cái)務(wù)部進(jìn)行掛帳報(bào)銷。
第八條 采購資金核算
每月由物資保障部根據(jù)本期截止日欠款和月資金計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批;
第九條 資源回收處理
物資保障部以資金結(jié)算人員的核定價(jià)格為依據(jù)，本著“采購成本還原”的原則，組織邊、余、殘料的對外銷售。
第十條 物資統(tǒng)計(jì)
由物資統(tǒng)計(jì)人員按月份對“主要物資收、支、存”，“主要物資消耗與庫存總值”等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。
第四節(jié) 監(jiān)督與檢查
第十一條 質(zhì)量控制：采購物資質(zhì)量由質(zhì)量檢驗(yàn)部門及人員負(fù)責(zé)監(jiān)督與檢查。
第十二條 采購計(jì)劃和簽訂的合同由物資保障部主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督與檢查。
第十三條 采購物資價(jià)格由VEC部門負(fù)責(zé)監(jiān)督與檢查。
第十四條 物資請款、付款的正確性由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督與檢查。
第十五條 物資保管與發(fā)放由物資保障部主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督與檢查。
第十六條 對監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)要求被檢查單位糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)寫出書面檢查報(bào)告，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報(bào)，以便及時(shí)采取措施加以糾正和完善。
第五節(jié) 附 則
第十七條 本制度由物資保障部負(fù)責(zé)解釋。
第十八條 本制度自執(zhí)行董事批準(zhǔn)后生效。
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