采購作業(yè)流程規(guī)范
采購作業(yè)流程規(guī)范
采購作業(yè)流程就是詳細論述采購部門職責或任務的運營指南，是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動具體執(zhí)行的標準。采購作業(yè)流程的規(guī)范是什么。以下是學習啦小編為大家整理的關于采購作業(yè)流程規(guī)范，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購作業(yè)流程規(guī)范
采購作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購策略。有時采購作業(yè)流程沒有標準或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購部門為每個作業(yè)流程確定一個編碼，標明有效日期和主題，并提出采購的具體目標。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時，如果作業(yè)流程較長，而且包括很多部分，那么就需要一個關于具體內容的表格或索引。在第一部分通常對一些重要的專用術語作出定義。第二部分一般總結與該作業(yè)流程相關的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時體現了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領域。例如，有時，外部供應商會使用公司的設備，這時，作業(yè)流程的這一部分就會說明具體負責這一工作的采購人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實際過程。這往往是作業(yè)流程中最長和最詳細的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務時必曼須遵循的指令、指示和活動。這些關于采購作業(yè)流程的全部信息都會體現在采購作業(yè)流程童手冊中。
采購作業(yè)流程的基本步驟
采購作業(yè)流程會因采購的來源、方式以及對象等的不同而在作業(yè)細節(jié)上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國采購學者威斯汀所主張的采購的基本作業(yè)步驟。
1.確認需求
在采購之前應先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。
2.需求說明
確認需求之后，對需求的細節(jié)，如品質、包裝、售后服務、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進行。
3.選擇可能的供應來源
根據需求說明在原有供應商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開征求。在選擇供應商時，企業(yè)應考慮的主要因素有：
(1)價格。物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的。相對于其他因素，雖然價格并不是最重要的，但比較各個供應商提供的價格連同各種折扣是選擇供應商不可或缺的一個重要指標。
(2)質量。商品質量也是一個十分重要的選擇供應商的影響因素。商品質量的選擇應根據企業(yè)實際情況而定，并不是質量最好的就是最適應的，應力求用最低的價格買到最適合本企業(yè)質量要求的產品。
(3)服務。服務也是一個很重要的選擇供應商的影響因素。如更換次品、指導設備使用、修理設備等，類似這樣的一些服務在采購某些項目時，可能會在選擇過程中起到關鍵作用。
(4)位置。供應商所處的位置對送貨時問、運輸成本、緊急訂貨與加急服務的回應時間都有影響。在當地購買有助于發(fā)展地區(qū)經濟，易于形成社區(qū)信譽以及良好的售后服務。
(5)供應商庫存政策。如果供應商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那么擁有安全庫存將有助于設備突發(fā)故障的解決。
(6)柔性。那些愿意且能夠回應需求改變、接受設計改變等要求的供應商應予以重點考慮。
4.適宜價格的決定
決定可能的供應商后進行價格談判。
5.訂單安排
價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權利及義務必須予以說明。
6.訂單追蹤與稽核
簽約訂貨后，為求銷售廠商如期、如質、如量交貨，應依據合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交貨，并予以嚴格驗收入庫。
7.核對發(fā)票
廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時，對于發(fā)票的內容是否正確，應先經采購部門核對后財務部門才能辦理付款。
8.不符與退貨處理
凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應依據合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購，予以結案。
9.結案凡驗收
合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，并簽報高級管理層或權責部門核閱批示。
10.記錄與檔案
維護凡經結案批示后的采購文件，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題查考。檔案應具有一定保管期限的規(guī)定。
采購作業(yè)流程的注意事項
在設計采購作業(yè)流程時，應注意以下要點。
1.采購結構應與采購數量、種類、區(qū)域相匹配
一方面，過多的流程環(huán)節(jié)會增加組織流程運作的作業(yè)與成本，降低工作效率;另一方面，流程過于簡單、監(jiān)控點設置不夠等，將導致采購過程操作失去控制，產生物資質量、供應、價格等問題。
2.先后順序及實效控制
應注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需的時限。例如，避免同一主管對同一采購文件作數次的簽核;避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式;避免一個采購文件會簽部門太多，影響作業(yè)實效。
3.關鍵點設置
為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管理，應設置關鍵點的管理要領或辦理時限。例如，國外采購、詢價、報階、申請輸入許可證、出具信用證、裝船、報關、提貨等均有管理要領或辦理時限。
4.權責或任務的劃分
各項作業(yè)手續(xù)及查核責任，應有明確權責規(guī)定及查核辦法。比如，請購、采購、驗收、付款等權責應予區(qū)分，并指定主辦單位。
5.配合作業(yè)方式的改善
例如，手工的作業(yè)方式改變?yōu)橛嬎銠C管理系統(tǒng)輔助作業(yè)后，其流程與表格需作相應的調整或重新設計。
6.采購流程應反映集體決策的思想
由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量等人員一起來決定供應商的選擇。處理程序應合時宜，應注意采購程序的及時改進。早期設計的辦理程序或流程經過若干時日后應加以檢查，并不斷改進與完善，以回應組織的變更或作業(yè)上的實際需要。
7.避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂
注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)事件的處理規(guī)則。例如，在遇到“緊急采購”及“外部授權”時，應有權宜的辦法或流程來特別處理。
8.價值與程序相適應
程序繁簡或被重視的程度應與所處理業(yè)務或采購項目的重要性或價值的大小相適應。凡是涉及數量較大、價值較高或容易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應有比較嚴密的處理監(jiān)督;反之，則可略微放寬，以求提高工作效率。
9.處理程序應適合現實環(huán)境
應注意程序的及時改進。早期設計的處理程序或流程，經過若干時間段以后，應加以審查，不斷改進，以適應組織變更或作業(yè)上的實際需要。
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