采購(gòu)預(yù)付款審批流程
采購(gòu)預(yù)付款審批流程
預(yù)付款是一種支付手段，其目的是解決合同一方周轉(zhuǎn)資金短缺。預(yù)付款不具有擔(dān)保債的履行的作用，也不能證明合同的成立。小編給大家整理了關(guān)于采購(gòu)預(yù)付款審批流程，希望你們喜歡!
采購(gòu)預(yù)付款審批流程
第一步：采購(gòu)提出預(yù)付款申請(qǐng)。
采購(gòu)員在遇到需要預(yù)付款的時(shí)候，會(huì)提出預(yù)付款申請(qǐng)。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)，沒(méi)有跟進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合。所以，這個(gè)預(yù)付款申請(qǐng)的話，需要采購(gòu)手動(dòng)提出。
一般采購(gòu)員會(huì)填寫(xiě)一張預(yù)付款申請(qǐng)單，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)以后，拿到財(cái)務(wù)，讓財(cái)務(wù)人員付款。財(cái)務(wù)人員看到這張預(yù)付款申請(qǐng)單的時(shí)候，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)的單據(jù)內(nèi)容，并進(jìn)行付款。
在系統(tǒng)中操作的時(shí)候，要注意兩個(gè)問(wèn)題。
一是單據(jù)類(lèi)型的選擇。為了與其他正常付款進(jìn)行區(qū)別，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，一般為預(yù)付款業(yè)務(wù)設(shè)置了一個(gè)特殊的的單據(jù)，即“預(yù)付款單據(jù)”。這個(gè)單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開(kāi)立普通付款單的時(shí)候，會(huì)去查詢(xún)這個(gè)預(yù)付款單據(jù)，看看有沒(méi)有未結(jié)賬的預(yù)付款單，若有的話，則會(huì)提示用戶(hù)。其實(shí)，從財(cái)務(wù)管理上來(lái)說(shuō)，預(yù)付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因?yàn)轭A(yù)付款是其他的資產(chǎn)，而不是負(fù)債。所以，無(wú)論從實(shí)際操作上來(lái)考慮，還是從財(cái)務(wù)理論上來(lái)說(shuō)，把兩者進(jìn)行分開(kāi)都是非常有必要的。有些財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會(huì)有一個(gè)付款類(lèi)型字段來(lái)進(jìn)行分類(lèi)。道理也是一樣的。
二是最好在注明具體的采購(gòu)定單號(hào)。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)沒(méi)有跟其他的系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，所以，預(yù)付款單只能夠財(cái)務(wù)部門(mén)自己開(kāi)立。在這開(kāi)立的過(guò)程中，要注意寫(xiě)明具體的采購(gòu)定單號(hào)碼。這主要是為了后續(xù)沖銷(xiāo)作業(yè)的方便。因?yàn)樵跊_銷(xiāo)的過(guò)程中，一般都是要對(duì)應(yīng)到具體的采購(gòu)定單上，而不是只要供應(yīng)商對(duì)，什么采購(gòu)定單都可以沖銷(xiāo)的。若在這里注明采購(gòu)定單的話，那在沖銷(xiāo)業(yè)務(wù)的時(shí)候，就可以一目了然的知道，這張預(yù)付款單是針對(duì)哪張采購(gòu)單的。用戶(hù)在選擇的時(shí)候，就會(huì)非常的方便。
最后，還要注意一點(diǎn)，就是這張預(yù)付款單據(jù)的沖銷(xiāo)狀態(tài)。剛開(kāi)立預(yù)付款單據(jù)的時(shí)候，這張單據(jù)的沖銷(xiāo)狀態(tài)顯示為“未沖銷(xiāo)”。這個(gè)字段一般不能手工維護(hù)，而是根據(jù)下面的沖銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)的更新。
第二步：付款單錄入。
到了實(shí)際付款的時(shí)候，采購(gòu)人員在填寫(xiě)付款申請(qǐng)的時(shí)候，一般會(huì)提交多張單據(jù)。如公司采購(gòu)單、公司收貨單、供應(yīng)商發(fā)票。若有預(yù)付款單的話，也會(huì)附上預(yù)付款單據(jù)。這里要注意一點(diǎn)，就是發(fā)票的問(wèn)題?，F(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習(xí)慣是，供應(yīng)商在收到預(yù)付款的時(shí)候一般不開(kāi)發(fā)票，而是要等到貨款結(jié)清的話，一次性開(kāi)發(fā)票。當(dāng)然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應(yīng)商之間進(jìn)行協(xié)商。若有多張發(fā)票的時(shí)候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號(hào)碼。
預(yù)付款的特點(diǎn)
1、預(yù)付款的數(shù)額沒(méi)有任何限制;
2、預(yù)付款為主合同給付的一部分，當(dāng)事人關(guān)于預(yù)付款的約定，具有諾成性，不以實(shí)際交付為生效要件;
3、預(yù)付款為價(jià)款一部之先付，在性質(zhì)上仍屬清償;
4、預(yù)付款無(wú)雙向或單向擔(dān)保的效力，當(dāng)事人不履行合同而致合同解除時(shí)，預(yù)付款應(yīng)當(dāng)返還。各方的違約責(zé)任通過(guò)合同約定的其他條款來(lái)定，如果沒(méi)有約定違約責(zé)任的，一般不承擔(dān)違約責(zé)任。
與定金的區(qū)別
所謂“定金”，是指合同當(dāng)事人約定一方在合同訂立時(shí)或在合同履行前預(yù)先給付對(duì)方一定數(shù)量的金錢(qián)，以保障合同債權(quán)實(shí)現(xiàn)的一種擔(dān)保方式。預(yù)付款與定金具有某些相同之處，但兩者的性質(zhì)根本不同，其區(qū)別表現(xiàn)在：
1.性質(zhì)不同。
定金是定金合同的主要內(nèi)容，交付或接受定金，本身不是履行主債的義務(wù)，而是債的擔(dān)保方式，是履行定金合同的行為。
而預(yù)付款則是主合同的內(nèi)容之一，給付預(yù)付款是履行主債的行為。
2.作用不同。
預(yù)付款的作用在于幫助對(duì)方解決資金上的困難，使之更有條件適當(dāng)履行合同，具有支援性;
定金雖然也有這一作用，但是主要作用還在于擔(dān)保合同的履行。此外，定金在合同是否成立發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，還可以起到證明合同成立的作用。而預(yù)付款則沒(méi)有擔(dān)保和證約的作用。
3.效力不同。
預(yù)付款在合同正常履行的情況下，成為價(jià)款的一部分，在合同沒(méi)有得到履行的情況下，不管是給付一方當(dāng)事人違約，還是接受方違約，預(yù)付款都要原數(shù)返回。
定金則不同，在合同得到履行時(shí)，定金是收回還是抵作價(jià)款，要根據(jù)雙方當(dāng)事人的約定來(lái)確定，并非一定抵作價(jià)款，在不履行合同的情況下，給付定金的一方不履行債務(wù)時(shí)，無(wú)權(quán)要求返還定金;接受定金的一方不履行債務(wù)的，應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金，定金具有違約懲罰性。而預(yù)付款則沒(méi)有。
4.支付方式不同。
定金一般是一次性支付，交付定金后，定金合同方可成立。
預(yù)付款可以一次性支付，也可以是分期支付。
5.適用范圍不同。
定金在合同中運(yùn)用廣泛，不僅適用于以金錢(qián)履行義務(wù)的合同，也可以適用于其他有償合同。
而預(yù)付款一般只能適用于以金錢(qián)履行義務(wù)的合同。
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