晨會(huì)議組織流程
晨會(huì)議組織流程
會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。小編給大家整理了關(guān)于晨會(huì)議組織流程，希望你們喜歡!
會(huì)議組織流程規(guī)定
一、集團(tuán)會(huì)議類型
人力行政中心行政部組織會(huì)議分別為集團(tuán)高管會(huì)議、年度工作會(huì)議、月度工作會(huì)議、周工作會(huì)議、部門會(huì)議、及臨時(shí)性會(huì)議。
1、集團(tuán)高管會(huì)議由總裁辦負(fù)責(zé)并記錄，行政部通知、保障及協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)人總裁辦主任。
2、年度工作會(huì)議由總裁辦牽頭，人力行政中心主辦及通知、記錄、保障，負(fù)責(zé)人人力行政中心總監(jiān)。
3、月度工作會(huì)議由人力行政中心行政部主辦，并做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人人力行政中心總監(jiān)助理。
4、周工作會(huì)議由人力行政中心行政部經(jīng)辦，并做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人人力行政中心行政部經(jīng)理。
5、部門工作會(huì)議由體系主管經(jīng)辦、后勤主管保障，做好相關(guān)準(zhǔn)備及保障工作，負(fù)責(zé)人體系主管。
6、其他臨時(shí)性會(huì)議參照參會(huì)人員級(jí)別分別由各層級(jí)負(fù)責(zé)人經(jīng)辦，并做好會(huì)議保障。
二、會(huì)前準(zhǔn)備
1、確定會(huì)議議題。
根據(jù)管理需要和領(lǐng)導(dǎo)安排，確需要通過會(huì)議解決和傳達(dá)，精簡(jiǎn)會(huì)議參加人員，同時(shí)要明確會(huì)議的議題和主旨。
2、制定會(huì)務(wù)方案。
根據(jù)確定的會(huì)議議題，人力行政中心行政部(以下簡(jiǎn)稱行政部)制定會(huì)議組織的會(huì)務(wù)方案，一般包括以下要素：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議程序。
(1)時(shí)間：要明確到時(shí)間點(diǎn)，詳細(xì)標(biāo)示出上午、下午或晚上，必要時(shí)標(biāo)示出星期幾。比如：×月×日(星期×)日上午8:00。
(2)地點(diǎn)：要明確標(biāo)示出樓座和會(huì)議室名稱。比如：四樓基金公司會(huì)議室。
(3)參加人員：要明確標(biāo)示出參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人員名單;其他參會(huì)人員較多時(shí)，指出參會(huì)人員范圍和人數(shù)。
(4)準(zhǔn)備方案：根據(jù)會(huì)議需要，進(jìn)行會(huì)議室落實(shí)，人員通知、物品準(zhǔn)備等工作。詳見下列的會(huì)議準(zhǔn)備。
3、責(zé)任到崗
根據(jù)會(huì)議要求，行政部要把會(huì)議涉及到各個(gè)事項(xiàng)，責(zé)任分解落實(shí)到崗到人，行政部經(jīng)理對(duì)進(jìn)行過程控制，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)問題。需要部門負(fù)責(zé)人解決的，要及時(shí)匯報(bào)，避免誤事。
(1)提前預(yù)約，提前落實(shí)會(huì)議室，看是否與確定的時(shí)間相沖突，否則及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
(2)會(huì)議通知。
①擬定通知。題目要明確會(huì)議議題，關(guān)于召開××××的通知，首先發(fā)送郵件至各參會(huì)人員郵箱。明確會(huì)議召開時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議目的、內(nèi)容、程序，便于參會(huì)人員準(zhǔn)備相關(guān)資料。
?、趨?huì)告知。通過短信通知到參會(huì)本人，參照“會(huì)議通知”內(nèi)容但要注意簡(jiǎn)潔明了，并注明“聯(lián)系人、聯(lián)系方式、收到請(qǐng)回復(fù)”，上午召開的會(huì)議，前天下午下班前短信提醒;下午召開的會(huì)議，當(dāng)日上午上班后提醒;晚上召開的會(huì)議，當(dāng)日下午上班后
提醒，提前核實(shí)通訊錄及人員姓名和號(hào)碼，并做好人員名單標(biāo)示，防止內(nèi)容及人員遺漏、偏差。
③參會(huì)確認(rèn)。在短信通知后電話確認(rèn)是否收到會(huì)議告知短信及郵件，提醒參會(huì)準(zhǔn)備相關(guān)資料。
?、茏儎?dòng)通知。如出現(xiàn)會(huì)議和人員變動(dòng)，采取電話和短信的方式，及時(shí)給予告知。
(3)會(huì)場(chǎng)布置。
?、僮酪螖[放。根據(jù)會(huì)議需要，提前要進(jìn)行桌椅擺放，公司領(lǐng)導(dǎo)和預(yù)知發(fā)言席要擺放和試用話筒。公司領(lǐng)導(dǎo)參加的，要擺放桌簽，確保會(huì)議秩序。
?、跍?zhǔn)備茶水。公司領(lǐng)導(dǎo)參加、預(yù)計(jì)會(huì)議一個(gè)小時(shí)以上的，要求準(zhǔn)備茶水，其余人員可準(zhǔn)備礦泉水。根據(jù)會(huì)議需要和領(lǐng)導(dǎo)指示準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)。
(4)整理資料。
①根據(jù)需要，收集與會(huì)議有關(guān)的信息和資料，
?、跁?huì)議所需資料原則上要提前發(fā)放，不易提前發(fā)放的可會(huì)前擺放到相關(guān)人員的桌牌位置處。
二、會(huì)時(shí)安排。
1、組織簽到。
根據(jù)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場(chǎng)，簽到時(shí)要在會(huì)議室外或門口，同時(shí)發(fā)放相關(guān)資料和表格，主要公司領(lǐng)導(dǎo)劃到既可。對(duì)遲到或未到會(huì)人員做出標(biāo)示，會(huì)后落實(shí)并提出考核意見。會(huì)議時(shí)間將到1-2分鐘時(shí)，組織簽到人將人員到會(huì)情況匯報(bào)給會(huì)議主持人，由會(huì)議主持人征詢主要領(lǐng)導(dǎo)意見，決定是否開始會(huì)議。
提醒，提前核實(shí)通訊錄及人員姓名和號(hào)碼，并做好人員名單標(biāo)示，防止內(nèi)容及人員遺漏、偏差。
?、蹍?huì)確認(rèn)。在短信通知后電話確認(rèn)是否收到會(huì)議告知短信及郵件，提醒參會(huì)準(zhǔn)備相關(guān)資料。
?、茏儎?dòng)通知。如出現(xiàn)會(huì)議和人員變動(dòng)，采取電話和短信的方式，及時(shí)給予告知。
(3)會(huì)場(chǎng)布置。
①桌椅擺放。根據(jù)會(huì)議需要，提前要進(jìn)行桌椅擺放，公司領(lǐng)導(dǎo)和預(yù)知發(fā)言席要擺放和試用話筒。公司領(lǐng)導(dǎo)參加的，要擺放桌簽，確保會(huì)議秩序。
?、跍?zhǔn)備茶水。公司領(lǐng)導(dǎo)參加、預(yù)計(jì)會(huì)議一個(gè)小時(shí)以上的，要求準(zhǔn)備茶水，其余人員可準(zhǔn)備礦泉水。根據(jù)會(huì)議需要和領(lǐng)導(dǎo)指示準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)。
(4)整理資料。
①根據(jù)需要，收集與會(huì)議有關(guān)的信息和資料，
?、跁?huì)議所需資料原則上要提前發(fā)放，不易提前發(fā)放的可會(huì)前擺放到相關(guān)人員的桌牌位置處。
二、會(huì)時(shí)安排。
1、組織簽到。
根據(jù)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場(chǎng)，簽到時(shí)要在會(huì)議室外或門口，同時(shí)發(fā)放相關(guān)資料和表格，主要公司領(lǐng)導(dǎo)劃到既可。對(duì)遲到或未到會(huì)人員做出標(biāo)示，會(huì)后落實(shí)并提出考核意見。會(huì)議時(shí)間將到1-2分鐘時(shí)，組織簽到人將人員到會(huì)情況匯報(bào)給會(huì)議主持人，由會(huì)議主持人征詢主要領(lǐng)導(dǎo)意見，決定是否開始會(huì)議。
(1)電子郵件通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事大家好：現(xiàn)通知你本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃與人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，感謝您的支持，祝工作愉快!
(2)短信通知范文：尊敬的領(lǐng)導(dǎo)及各位同事：請(qǐng)你于本月28日前提交本月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃到人力行政中心孫俞燕企業(yè)郵箱，收到請(qǐng)回復(fù)，謝謝!
2、每月25日--28日收集工作計(jì)劃及上會(huì)資料并校對(duì)文字，調(diào)整格式，28日確定會(huì)議議程。
3、28日--31日確認(rèn)參會(huì)人員是否到會(huì)，如特殊原因不能按時(shí)參會(huì)者需向相關(guān)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假并在行政部報(bào)備。
4、提前半天調(diào)正文件資料是否可以順利播放。
5、擔(dān)保公司負(fù)責(zé)人會(huì)前安排會(huì)議服務(wù)人員，做好后勤工作。
6、會(huì)后工作計(jì)劃收集、打印、確認(rèn)簽字。
五、責(zé)任與考核
會(huì)議責(zé)任人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程方案、會(huì)議室及人員通知落實(shí)、會(huì)議安排準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)要及會(huì)后事項(xiàng)落實(shí)。不按規(guī)范組織會(huì)議，出現(xiàn)失誤扣責(zé)任人50元～100元。會(huì)議確定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦不到位扣責(zé)任人100元～200元。
會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)須知
注意事項(xiàng)
1.考慮周全要成功地舉辦一次會(huì)議，尤其是大型會(huì)議，須要考慮很多方面的問題，比如開會(huì)的時(shí)間是否能保證大家都能參加，會(huì)不會(huì)遇到外賓來(lái)訪或者公司出貨;不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯(lián)絡(luò);會(huì)議的主席、主持、記錄人員、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員等相關(guān)人員的安排是否妥當(dāng);會(huì)議需要什么輔助器材，由誰(shuí)負(fù)責(zé);會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間預(yù)計(jì)有多久等等。只有事先做好準(zhǔn)備工作，才能保證會(huì)議地順利進(jìn)行與圓滿結(jié)束。
選擇合適的會(huì)議場(chǎng)所
2.會(huì)議場(chǎng)所的選擇有很多種，最常用的是公司的會(huì)議室;有時(shí)公司會(huì)在周末安排員工到一個(gè)山清水秀的度假勝地，一邊開會(huì)，一邊度假;至于大型的、重要的會(huì)議則可以專門租用飯店的會(huì)場(chǎng)。不管采用哪種方式，對(duì)會(huì)場(chǎng)的基本要求是一致的，即：會(huì)場(chǎng)應(yīng)該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風(fēng)良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時(shí)看得清楚，安靜不嘈雜，空調(diào)良好，插座、電源、白板、麥克風(fēng)等設(shè)備齊全。
3.用文字記錄會(huì)議的相關(guān)事項(xiàng)
在準(zhǔn)備會(huì)議的過程中，有關(guān)會(huì)議的各個(gè)事項(xiàng)，如時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議議程等等都應(yīng)該用文字記錄下來(lái)，便于在后續(xù)工作中察看。有關(guān)會(huì)議的決定、通知等要打印出來(lái)發(fā)給相關(guān)人員，不能只進(jìn)行口頭通知，俗話說“口說無(wú)憑”，有時(shí)候秘書已經(jīng)通知了各個(gè)部門主管，可是有的人忙起來(lái)就忘記了，所以必須把工作做細(xì)致。
會(huì)場(chǎng)的器材準(zhǔn)備
現(xiàn)代化的會(huì)議離不開各種輔助器材，在召開會(huì)議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。
1.桌椅、名牌(現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水
桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。
會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽器材
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。
5.資料、樣品
如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。
6.會(huì)標(biāo)、背景板、展板
會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語(yǔ)橫幅。
為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板(采用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。
為渲染會(huì)議或活動(dòng)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)外放置展板是有效方法。
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