采購預(yù)付款審批流程步驟
采購預(yù)付款審批流程步驟
采購預(yù)付款的操作流程是怎樣的，采購預(yù)付款有哪些相關(guān)的手續(xù)是值得關(guān)注的。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購預(yù)付款審批流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購預(yù)付款審批流程
第一步：采購提出預(yù)付款申請(qǐng)。
采購員在遇到需要預(yù)付款的時(shí)候，會(huì)提出預(yù)付款申請(qǐng)。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)，沒有跟進(jìn)銷存系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合。所以，這個(gè)預(yù)付款申請(qǐng)的話，需要采購手動(dòng)提出。
一般采購員會(huì)填寫一張預(yù)付款申請(qǐng)單，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)以后，拿到財(cái)務(wù)，讓財(cái)務(wù)人員付款。財(cái)務(wù)人員看到這張預(yù)付款申請(qǐng)單的時(shí)候，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)的單據(jù)內(nèi)容，并進(jìn)行付款。
在系統(tǒng)中操作的時(shí)候，要注意兩個(gè)問題。
一是單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進(jìn)行區(qū)別，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，一般為預(yù)付款業(yè)務(wù)設(shè)置了一個(gè)特殊的的單據(jù)，即“預(yù)付款單據(jù)”。這個(gè)單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時(shí)候，會(huì)去查詢這個(gè)預(yù)付款單據(jù)，看看有沒有未結(jié)賬的預(yù)付款單，若有的話，則會(huì)提示用戶。其實(shí)，從財(cái)務(wù)管理上來說，預(yù)付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因?yàn)轭A(yù)付款是其他的資產(chǎn)，而不是負(fù)債。所以，無論從實(shí)際操作上來考慮，還是從財(cái)務(wù)理論上來說，把兩者進(jìn)行分開都是非常有必要的。有些財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會(huì)有一個(gè)付款類型字段來進(jìn)行分類。道理也是一樣的。
二是最好在注明具體的采購定單號(hào)。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，所以，預(yù)付款單只能夠財(cái)務(wù)部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號(hào)碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因?yàn)樵跊_銷的過程中，一般都是要對(duì)應(yīng)到具體的采購定單上，而不是只要供應(yīng)商對(duì)，什么采購定單都可以沖銷的。若在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務(wù)的時(shí)候，就可以一目了然的知道，這張預(yù)付款單是針對(duì)哪張采購單的。用戶在選擇的時(shí)候，就會(huì)非常的方便。
最后，還要注意一點(diǎn)，就是這張預(yù)付款單據(jù)的沖銷狀態(tài)。剛開立預(yù)付款單據(jù)的時(shí)候，這張單據(jù)的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個(gè)字段一般不能手工維護(hù)，而是根據(jù)下面的沖銷業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)的更新。
第二步：付款單錄入。
到了實(shí)際付款的時(shí)候，采購人員在填寫付款申請(qǐng)的時(shí)候，一般會(huì)提交多張單據(jù)。如公司采購單、公司收貨單、供應(yīng)商發(fā)票。若有預(yù)付款單的話，也會(huì)附上預(yù)付款單據(jù)。這里要注意一點(diǎn)，就是發(fā)票的問題?，F(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習(xí)慣是，供應(yīng)商在收到預(yù)付款的時(shí)候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結(jié)清的話，一次性開發(fā)票。當(dāng)然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應(yīng)商之間進(jìn)行協(xié)商。若有多張發(fā)票的時(shí)候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號(hào)碼。
預(yù)付賬款一般適用于什么的采購
采購過程當(dāng)中需要預(yù)付賬款的有以下幾種情況:
1.工程類采購，無論是大型工程還是小型工程，預(yù)付賬款是必須的;
2.產(chǎn)品是定制的，因?yàn)椴少彽臅r(shí)候很多是根據(jù)自己公司的需要定制的產(chǎn)品，這個(gè)產(chǎn)品并不是常規(guī)的產(chǎn)品，對(duì)方是根據(jù)你得跟需求重新進(jìn)行設(shè)計(jì)的，這個(gè)是需要預(yù)付賬款;
3.賣方市場占主導(dǎo)，也就是說，我們采購的這個(gè)產(chǎn)品市場上非常非常的少，就在賣房這里面有其他地方?jīng)]有，那賣方具有一定的唯一性，你只有從他這里購買，正常都會(huì)收取預(yù)付賬款;
4.還有一點(diǎn)和上面一點(diǎn)比較相似，雖然這個(gè)產(chǎn)品不是唯一性，但是每個(gè)品牌在各個(gè)地方都有地方保護(hù)主義，在當(dāng)?shù)赜幸欢ǖ膲艛嘧饔茫瑢?duì)方會(huì)要求預(yù)付款;
5.采購物品金額比較大，為了彼此交易安全，或者賣方會(huì)考慮到你的賬期問題，需要預(yù)付款;
6.供應(yīng)商不在當(dāng)?shù)卦谕獾?，那么供?yīng)商不會(huì)在沒有任何預(yù)付款的情況下就給你發(fā)貨的，長期合作也許不會(huì)，但是第一次合作絕對(duì)是需要預(yù)付款的甚至全款;
7.供應(yīng)商在外地，貨物需要從外地發(fā)到這邊來，因?yàn)槲锪鲉栴}，運(yùn)輸時(shí)間是沒有辦法明確的，而且在運(yùn)輸過程當(dāng)中是否會(huì)出現(xiàn)損壞這個(gè)也是無法估計(jì)的，正常都要預(yù)付款。
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