關(guān)于簽約的禮儀具體流程是怎樣的
關(guān)于簽約的禮儀具體流程是怎樣的
在公務(wù)交往活動(dòng)中,雙方經(jīng)過洽談、討論,就某項(xiàng)重大問題意見、重要交易或合作項(xiàng)目達(dá)成一致,就需要把談判成果和共識(shí),用準(zhǔn)確、規(guī)范、符合法律要求的格式和文字記載下來,經(jīng)雙方簽字蓋章形成具有法律約束力的文件。圍繞這一過程,一般都要舉行簽約儀式。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家整理了關(guān)于簽約的禮儀,希望能夠幫到大家!
簽約的禮儀
一、 簽約儀式的準(zhǔn)備
簽約儀式是由雙方正式代表在有關(guān)協(xié)議或合同上簽字并產(chǎn)生法律效力,體現(xiàn)雙方誠意和共祝合作成功的莊嚴(yán)而隆重的儀式。因此,主辦方要做好充分的準(zhǔn)備工作。
(一)確定參加儀式的人員
根據(jù)簽約文件的性質(zhì)和內(nèi)容,安排參加簽約儀式的人員。參加簽約儀式的人員有的涉及到國家部委,有的涉及到地方政府,也有的涉及到對(duì)方國家,因此要作相應(yīng)的安排,原則上是強(qiáng)調(diào)對(duì)等。人員數(shù)量上也應(yīng)大體相當(dāng)。一般來說,雙方參加洽談的人員均應(yīng)在場(chǎng)。客方應(yīng)提前與主辦方協(xié)商自己出席簽約儀式的人員,以便主辦方作相應(yīng)的安排。具體簽字人,在地位和級(jí)別上應(yīng)要求對(duì)等。
(二)作好協(xié)議文本的準(zhǔn)備
簽約之“約”事關(guān)重大,一旦簽訂即具有法律效力。所以,待簽的文本應(yīng)由雙方與相關(guān)部門指定專人,分工合作完成好文本的定稿、翻譯、校對(duì)、印刷、裝訂等工作。除了核對(duì)談判內(nèi)容與文本的一致性以外,還要核對(duì)各種批件、附件、證明等是否完整準(zhǔn)確、真實(shí)有效以及譯本副本是否與樣本正本相符。如有爭(zhēng)議或處理不當(dāng),應(yīng)在簽約儀式前,通過再次談判以達(dá)到雙方諒解和滿意方可確定。作為主辦方,應(yīng)為文本的準(zhǔn)備過程提供周到的服務(wù)和方便的條件。
(三)落實(shí)簽約儀式的場(chǎng)所
落實(shí)舉行儀式的場(chǎng)所,應(yīng)視參加簽約儀式人員的身份和級(jí)別、參加儀式人員的多少和所簽文件的重要程度等諸多因素來確定。著名賓館、飯店,政府會(huì)議室、會(huì)客廳都可以選擇。既可以大張旗鼓地宣傳,邀請(qǐng)媒體參加,也可以選擇僻靜場(chǎng)所進(jìn)行。無論怎樣選擇,都應(yīng)是雙方協(xié)商的結(jié)果。任何一方自行決定后再通知另一方,都屬失禮的行為。
(四)簽約儀式現(xiàn)場(chǎng)的布置
現(xiàn)場(chǎng)布置的總原則是莊重、整潔、清靜。我國常見的布置為:在簽約現(xiàn)場(chǎng)的廳(室)內(nèi),設(shè)一加長(zhǎng)型條桌,桌面上覆蓋著深冷色臺(tái)布(應(yīng)考慮雙方的顏色禁忌),桌后只放兩張椅子,供雙方簽約人簽字時(shí)用。禮儀規(guī)范為客方席位在右,主方席位在左。桌上放好雙方待簽的文本,上端分別置有簽字用具(簽字筆、吸墨器等)。如果是涉外簽約,在簽字桌的中間擺一國旗架,分別掛上雙方國旗,注意不要放錯(cuò)方向。如果是國內(nèi)地區(qū)、單位之間的簽約,也可在簽字桌的兩端擺上寫有地區(qū)、單位名稱的席位牌。簽字桌后應(yīng)有一定空間供參加儀式的雙方人員站立,背墻上方可掛上“××(項(xiàng)目)簽字儀式”字樣的條幅。簽字桌的前方應(yīng)開闊、敞亮,如請(qǐng)媒體記者應(yīng)留有空間,配好燈光。
二.簽約儀式的程序
1加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時(shí)步入簽字儀式現(xiàn)場(chǎng)
2簽約者在簽約臺(tái)前入座,其他人員分主、客各站一邊,按其身份自里向外依次由高到低,列隊(duì)于各自簽約者的座位之后;
3雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側(cè);
4簽約儀式開始后,助簽人員翻開文本,指明具體的簽字處,由簽字人簽上自己的姓名,并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對(duì)方助簽人員,交換對(duì)方的文本再簽字;
5雙方保存的協(xié)議文本都簽好字以后,由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本,同時(shí)握手致意、祝賀,雙方站立人員同時(shí)鼓掌;
6協(xié)議文本交換后,服務(wù)人員用托盤端上香檳酒,雙方簽約人員舉杯同慶,以增添合作愉快氣氛;
7簽約儀式結(jié)束后,雙方可共同接受媒體采訪。退場(chǎng)時(shí),可安排客方人員先走,主方送客后自己再離開。
三.簽約禮儀
(1)注意服飾整潔、挺括。參加簽約儀式,應(yīng)穿正式服裝,莊重大方,切不可隨意著裝。這反映了簽約一方對(duì)簽約的整體態(tài)度和對(duì)對(duì)方的尊重。
(2)簽約者的身份和職位雙方應(yīng)對(duì)等,過高或過低都會(huì)造成不必要的誤會(huì)。其他人員在站立的位置和排序上也應(yīng)有講究,不可自以為是。在整個(gè)簽約完成之前,參加儀式的雙方人員都應(yīng)平和地微笑著直立站好,不宜互相走動(dòng)談話。
(3)簽字應(yīng)遵守“輪換制”的國際慣例。也就是,簽字者應(yīng)先在自己一方保存的文本左邊首位處簽字,然后再交換文本,在對(duì)方保存的文本上簽字。這樣可使雙方都有一次機(jī)會(huì)首位簽字。在對(duì)方文本上簽字后,應(yīng)自己與對(duì)方簽字者互換文本,而不是由助簽者代辦。
(4)最后,雙方舉杯共飲香檳酒時(shí),也不能大聲喧嘩叫喊。碰杯要輕,而后高舉示意,淺抿一口即可,舉止要文雅有風(fēng)度。
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