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接人待物的禮儀

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接人待物的禮儀

  接人待物是我們?nèi)穗H交往中必不可少的,但是是非常注重自己的禮儀的。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的,希望可以幫助大家!

  接人待物的禮儀

  1.應(yīng)有的態(tài)度——

  如何在公司贏得好印象?除了在公司內(nèi)打電話、接電話之類的技巧外,還包括將訪客帶到會(huì)客室、遞出名片與接收名片的方法,以及替別人作介紹……等,各種在商業(yè)社會(huì)生存所不可缺少的禮儀。

  如果你剛進(jìn)入公司,影印資料、整理文件,以及端茶倒水之類的事,會(huì)顯得特別的多。或許你會(huì)覺得自己所從事的工作缺乏意義。但事實(shí)上,你所從事的工作絕不是瑣碎之事。當(dāng)你接聽電話的那一瞬間,你就代表了公司。假使你在電話里顯出失禮的態(tài)度,對(duì)方會(huì)認(rèn)為這是你所任職公司的失禮,有時(shí)還可能導(dǎo)致談判破裂,最終失去顧客。

  2.客人來訪,應(yīng)起身迎接——

  如君整理資料正在忙得不可開交,此時(shí)有位客人走進(jìn)來。如君騰不出空,只好繼續(xù)做事,同時(shí)坐著向客人打招呼。

  可是,這位來客見到她的上司便對(duì)如君坐著向他打招呼一事,表現(xiàn)出不滿的情緒。

  當(dāng)然,如君也有她的苦衷,但在這種情況下,不論手上的工作多么繁重,對(duì)于訪客,都應(yīng)當(dāng)站起身來行禮,這是最基本的禮節(jié)。或許如君的心里懷著熱情歡迎的想法,可是,在訪客心里卻不如此認(rèn)為。如果被客人看到你仍在做事,只是把頭例行公事般地點(diǎn)一下,那么對(duì)方便很自然的有一種被忽略的感受。

  記得當(dāng)遇有客人來訪之際,無論自己有多么忙,都應(yīng)站起身來打招呼。

  3.要跟訪客問好——

  遇到訪客,無論在何種情形下,都應(yīng)搶先向?qū)Ψ絾柡茫@才是正確的待客之道。寒暄時(shí)的禮節(jié)為身份低的人先問候身份高的人。而對(duì)于所有的公司來講,訪客都是居于上位者,因此必須由己方先致問候。所以當(dāng)見到不認(rèn)識(shí)的訪客時(shí),要先行問好。

  如果當(dāng)時(shí)正與同事站著談話而沒打招呼,或者來訪者是進(jìn)進(jìn)出出的業(yè)者,就不在此列。

  4.鞠躬時(shí)眼睛要注視對(duì)方——

  鞠躬大致可以分為二類,即微微的點(diǎn)頭致意和常見的敬禮。無論采用哪一種鞠躬方式,都必須遵守基本原則。在鞠躬的開始與結(jié)束時(shí),都需看對(duì)方的眼睛。無論行多少次敬禮,如果眼睛看著別的地方,這種行為也無異于是忽視對(duì)方。

  此外,太快把頭低下或抬起,都不能算是正確的鞠躬方式。我們經(jīng)常見到點(diǎn)頭哈腰地頻繁低下、抬起的公司職員,那絕不是正確的禮儀。

  鞠躬時(shí)應(yīng)盡可能慢慢地進(jìn)行。把頭低下時(shí),以能在中途作1~3次呼吸的速度進(jìn)行就可以了。

  5.對(duì)訪客附上一句——“讓你久等了”——

  當(dāng)有約好的訪客時(shí),大部分的人會(huì)說“歡迎光臨”!可是,接下來會(huì)附上一句“讓您久等了”的人,卻不多。

  假設(shè)你的身份是來訪的客人,如果對(duì)方對(duì)你說聲“讓您久等了”你會(huì)在心里暗想,“原來這家公司很看重我!”。

  會(huì)不會(huì)說這句“讓您久等了”,別人對(duì)你的評(píng)價(jià)就會(huì)不同?答案是肯定的。當(dāng)你的上司看到你如此向訪客問好后,必定會(huì)對(duì)你刮目相看。

  這并不說只能使用“讓您久等了”這句話,可以根據(jù)不同的時(shí)間和場(chǎng)合,加上額外的話。

  如果是經(jīng)常出入自己公司的來者,說上一句“天氣這么炎熱,您辛苦了!”之類慰勞對(duì)方的話,效果也會(huì)很不錯(cuò)。

  沒有人會(huì)對(duì)別人發(fā)自內(nèi)心的關(guān)懷話語感覺不快,因此應(yīng)積極地向別人問好。

  6.記住訪客的基本資料——

  雖然自己所任職的公司名稱已在詢問臺(tái)被問過一次,但是過沒多久,又被重復(fù)問“請(qǐng)問您是哪一位?”任何人都會(huì)有不被重視的感覺。為了避免使對(duì)方產(chǎn)生不快,當(dāng)聽到訪客的公司名稱、姓名之后,應(yīng)記錄下來,以免遺忘。

  若將對(duì)方的公司名稱或人名弄錯(cuò),是非常不禮貌的。如果是難以聽清楚的名字,就應(yīng)復(fù)述一遍,或向?qū)Ψ絾柷宄?,以便將正確的公司名稱、姓名記住。

  當(dāng)有多位來訪客時(shí),應(yīng)以不讓訪客看到的方式作記錄,然后交給公司內(nèi)的人。如果訪客的人數(shù)太多,也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。

  7.引導(dǎo)訪客到會(huì)客室——

  對(duì)于訪客,不能用手一指會(huì)客室,說一句“請(qǐng)到那里等候”就算完事了。將訪客帶到會(huì)客室,才是應(yīng)有的禮儀。

  有人會(huì)認(rèn)為將客人帶到會(huì)客室,是件簡單的事。但我們常看到會(huì)有人自顧自地走在前方,而忽略了后方的客人,認(rèn)為客人會(huì)自己跟上來:甚至不管訪客有沒有跟來,便徑自地往前走去。這些都不是接待客人所應(yīng)有的態(tài)度。一旦讓客人產(chǎn)生自己被拖著在公司內(nèi)到處走的印象,相信他會(huì)感到不愉快。

  正確的方法是:帶路時(shí),應(yīng)配合訪客的步調(diào),走在距離對(duì)方大約1公尺的斜前方,而這是為了讓訪客走在走道中的中央。此外,不時(shí)回頭看看訪客是否跟上自己,也是非常重要的一點(diǎn)。

  8.不可以貌取人——

  所謂“人不可貌相”,不能因?yàn)閷?duì)方的身材魁梧,就斷定他的職務(wù)高,也可能存在相反的狀況。如果憑外貌來判斷對(duì)方的職務(wù),有可能鬧出很大的誤會(huì)。

  當(dāng)有一位或者兩位客人來訪時(shí),根據(jù)對(duì)方的態(tài)度,大致能判斷出誰的地位較高:可是當(dāng)有許多人來訪時(shí),就很難分出誰是上司,誰是下屬。

  遇到這種情況,只要確認(rèn)誰是上司或負(fù)責(zé)人就行了。當(dāng)對(duì)方突然來訪,沒有時(shí)間加以確認(rèn)時(shí),不要按照自己的看法隨意作出判斷。應(yīng)將他們帶到會(huì)客室,交給主管去安排。

  9.進(jìn)會(huì)客室前先敲門——

  以下是常發(fā)生的情形:職員將訪客帶到會(huì)客室,心想里面空無一人,于是將房門打開,卻發(fā)現(xiàn)里面有人。因此,在進(jìn)入會(huì)客室前別忘了要先敲門。如果有人,里面負(fù)責(zé)接洽的職員會(huì)作出反應(yīng),從而避免使訪客意外撞見的失禮之舉。

  為了避免失禮,不只限于會(huì)客室,包括其它所有的房間,在進(jìn)去之前都應(yīng)養(yǎng)成先敲門的好習(xí)慣。

  10.哪里是上座,哪里是下座——

  將訪客帶到會(huì)客室后,因此必須清楚哪里是上座,哪里是下座。

  根據(jù)會(huì)客室的不同,上、下座也會(huì)不一樣,但基本是,靠近入口的座位是下座,靠近里面的座位是上座。當(dāng)拜訪其他的公司時(shí),千萬別大模大樣地坐在上座之上,以免造成對(duì)方不好的印象。

  此外,當(dāng)訪客中的主管隨其他人一起進(jìn)入會(huì)客室,或他已先到并在此等候時(shí),應(yīng)讓他決定把訪客安排在哪兒。要是有對(duì)方的主管在場(chǎng),你卻在一旁指手劃腳地分派座次,就會(huì)顯得越俎代庖。

  11.送茶有一套——

  甫入職場(chǎng)的李君,將總經(jīng)理的客人帶進(jìn)了會(huì)客室,并隨后送去了茶水。李君先從總經(jīng)理那里旁開始上茶。

  可是,過后他卻被總經(jīng)理叫去訓(xùn)了一頓??偨?jīng)理生氣的原因是——“為什么不先送茶給客人?”

  然而從李君的立場(chǎng)來看,他認(rèn)為先給遠(yuǎn)比訪客年長、并且地位也遠(yuǎn)比他高的總經(jīng)理上茶,是當(dāng)然之舉。

  然而,正如總經(jīng)理所說的,這是極大的錯(cuò)誤。當(dāng)有訪客時(shí),即使總經(jīng)理正在接待他,也要將訪客當(dāng)作上位者,請(qǐng)牢記這點(diǎn)。因?yàn)榕c訪客相比,就算總經(jīng)理是公司職位最上者,也處于訪客之下。

  請(qǐng)記住:應(yīng)先給訪客敬茶,然后才輪到本公司的職員。

  12.倒茶只倒七分滿——

  古人云“鞭長不及馬腹”,倒茶也是如此,倒在茶杯里的茶水并不是加得越滿越好。為訪客準(zhǔn)備的茶水,大都是在茶水間倒好再端到會(huì)客室里去的。到會(huì)客室的距離越長,茶水溢出來的可能性就越大。

  如果將茶水加得滿滿的,在端到會(huì)客室途中,托盤可能會(huì)濺濕。所以,應(yīng)注意使茶水保持大約七分滿。

  此外,在泡茶以前,應(yīng)將陶質(zhì)小茶壺和茶杯燙一下。當(dāng)有多個(gè)茶杯時(shí),為了使茶水的濃度均等,應(yīng)提著茶壺繞著圈,將茶水分別注入茶杯里。

  如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶,任何客人都會(huì)感到不滿意。尤其是在年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。因此細(xì)心周到,盡可能將茶泡得好喝,就顯得格外重要了。

  13.電梯也有上下座之分——

  正如會(huì)客室與會(huì)議室存在席次差別一樣,在電梯內(nèi)也有上座與下座之分。

  在電梯內(nèi),操作按鍵的位置是最次的下座,因?yàn)檎驹谶@個(gè)位置上的人,必須按控制電梯開閉和樓層的按鍵,扮演電梯女郎的角色。

  相反,被看作最尊貴的上座位置,是位于操作按鍵位置的里面,其次是它旁邊的位置,再其次是在有按鍵位置的旁邊。在有四人以上乘電梯時(shí),大致也以此為準(zhǔn)。

  當(dāng)你的上司站在電梯里面的位置時(shí),如果正巧你站在按鍵的前面,雖然把上司的前面堵住了,乍看顯得失禮,但實(shí)際上這才是正確的座次。

  14.應(yīng)確認(rèn)客人離開后再離去——

  根據(jù)與對(duì)方的不同關(guān)系,送別客人的方式也會(huì)有所差異。既有可以在會(huì)客室門口告別的客人,也有需要送到大門口的客人。需要送到公司大門口的客人,已經(jīng)算得上是具有相當(dāng)分量的VIP了,因此采用這種送別方式絕不能馬虎。

  在大門口送別,自己應(yīng)拿著客人的行李,在即將分別時(shí)再交給對(duì)方。千萬別在客人剛一轉(zhuǎn)身就連忙往回走,急著返回公司去,因?yàn)槟悴恢揽腿耸欠駮?huì)回過頭來,因此應(yīng)目送客人遠(yuǎn)去,直到看不見對(duì)方的身影為止。

  在將客人送到停車場(chǎng)時(shí),也應(yīng)將對(duì)方的行李送到車上。首先,必須先為對(duì)方打開車門,當(dāng)客人坐好后再將車門關(guān)上。此時(shí),也應(yīng)目送對(duì)方的車子開走,直到看不到為止。

  15.等客人離去再離開——

  有一天勝文送客時(shí),在電梯間的前面說了聲“您慢走”,當(dāng)電梯間的門正徐徐關(guān)上時(shí),他便迅速走回辦公室。

  可是,這位客人忽然想到自己有東西忘了帶,于是將正在合攏的電梯門打開,而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。他急忙跑到走廊里,卻看見勝文正匆匆離開。

  事后我們才知道,當(dāng)時(shí)這位客人產(chǎn)生了一種受到拋棄的感覺,并且感到有些孤立無援。

  因此在電梯口送別時(shí)應(yīng)停留在那里,直到電梯間的門合攏并開始下降為止。

  或許有人認(rèn)為大可不必如此,但電梯間與在走廊里是一樣的,你不知道有誰注視著你。假如有別的客人看到了如此送別的場(chǎng)景,或許他會(huì)對(duì)你所任職的公司另作評(píng)價(jià)。

  16.記得打掃會(huì)客室——

  當(dāng)你從會(huì)客室將客人送走后,在做什么呢?是不是覺得暫時(shí)還沒有約好的客人,就可以撇下會(huì)客室而去做別的事?

  此時(shí),要是有不速之客到來怎么辦?因?yàn)闀?huì)客室尚未整理,所以只能暫請(qǐng)他到大廳里長時(shí)間地等待。

  為了避免這種情況發(fā)生,記得當(dāng)客人離去之后,應(yīng)立即打掃會(huì)客室。

  將茶杯和點(diǎn)心類的東西撤掉,將桌子擦干凈,將煙灰缸換掉;此外不要忘記將房門和窗戶打開,尤其是在客人很多的時(shí)候,香煙等不良?xì)馕稌?huì)彌漫在整個(gè)會(huì)客室。如果就這么讓下一位客人進(jìn)去,容易造成不良的印象。

  所以會(huì)客室應(yīng)勤加打掃,使之處于良好的狀態(tài),無論何時(shí)有誰來,都能立刻讓他進(jìn)去。

  17.左手持聽筒,方便記錄——

  當(dāng)我們講電話手持聽筒時(shí)要用哪一只手?可能有人認(rèn)為用哪只手拿還不是都一樣。

  話雖如此,但如果用左手拿,而將右手騰出來,在打電話的過程中,就可以作紀(jì)錄、查資料。反之,每次都向?qū)Ψ奖傅卣f“請(qǐng)稍等片刻”,并換另一只手拿聽筒,就容易耽誤時(shí)間。此外,還會(huì)讓對(duì)方留下不得要領(lǐng)的印象,從而對(duì)談話產(chǎn)生負(fù)面的影響。

  為了避免這種不高明的做法,聽筒應(yīng)用左手來拿,并隨時(shí)將記錄本和資料放在手邊,以便能迅速地作出反應(yīng)。

  18.做好事前準(zhǔn)備,講電話不怯場(chǎng)——

  一般人認(rèn)為:透過電話將事情說清楚,似乎是一件很容易的事,但實(shí)際上卻很困難。

  尤其是當(dāng)對(duì)方的地位高,或所談之事非常重要時(shí),自己就常會(huì)處于一種“怯場(chǎng)”的狀態(tài),大腦一片空白。即使沒有這么嚴(yán)重,能將事情正確地說清楚的人,也少得可憐。

  所以,將資訊正確而簡潔地傳送給對(duì)方前,必須先在頭腦中構(gòu)想清楚。如果不能正確地把握何時(shí)、何地、誰、做什么、方式、如何?這5W1H,就不能簡潔地將一件事告訴對(duì)方。

  在打電話之前,將要談的內(nèi)容記錄下來,就是簡便易行的好方法。如果再將有關(guān)此事的資料也準(zhǔn)備好并放在手邊備查,就完美無缺了。這么一來,即使被對(duì)方反問,也能很快有條有理地回答。

  19.接電話時(shí),要說聲“您好”——

  一般人在接聽來電時(shí),習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。但是,在公司內(nèi)接電話,應(yīng)拿起聽筒后,口齒清晰地說“您好”,再說出自己的公司名稱和部門名稱“這里是○○公司”、“這里是△△部”。

  在對(duì)方報(bào)出自己的姓名后,別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧,不勝感激”。一般人對(duì)這種話通常會(huì)很難說出口,因?yàn)?ldquo;自己并沒有受到這個(gè)人的關(guān)照”。

  可是在商業(yè)上,有所謂的社交辭令。即使是與對(duì)方初次打交道,如果說一句“承蒙關(guān)照”,會(huì)給對(duì)方有更好的印象,結(jié)果就會(huì)完全不同。

  20.打電話時(shí),必須主動(dòng)自報(bào)姓名——

  當(dāng)你打電話時(shí)應(yīng)先主動(dòng)自報(bào)姓名,要是連名字也不說,突然說出“請(qǐng)○○先生接電話”,就略顯失禮。因此,應(yīng)在被對(duì)方尚未問起“請(qǐng)問你是哪位?”之前,先主動(dòng)自報(bào)姓名。

  自報(bào)姓名時(shí),應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名,同時(shí)告訴對(duì)方。我們時(shí)常會(huì)遇到只說出公司名稱,而不報(bào)自己姓名的人。確實(shí),我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表,但是卻會(huì)對(duì)接電話的人造成麻煩。因?yàn)闊o法正確轉(zhuǎn)達(dá)來電者為何人。

  此外,如果不知道名字,會(huì)對(duì)以后的工作帶來許多不便,如果自己要找的人不在,還會(huì)造成聯(lián)系困難。

  21.私人電話,應(yīng)長話短說——

  因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事,因此要盡量少使用公司的電話打給自己的朋友們。

  但是,對(duì)于打來的電話,一般人會(huì)認(rèn)為電話費(fèi)是由對(duì)方支付的,因此不會(huì)增加公司負(fù)擔(dān)。

  當(dāng)然,上司不會(huì)對(duì)接聽一兩分鐘的私人電話有微詞??墒?,當(dāng)變成了長達(dá)幾十分鐘的超長電話時(shí),那就是另一回事了。在公司里,無論哪部電話,都是因工作需要而特地準(zhǔn)備的。

  由于私人電話時(shí)間過長,而使公司不能進(jìn)行重要的工作聯(lián)系,會(huì)使公司帶來重大的損失。

  因此,也應(yīng)該長話短說,盡快回到工作崗位上。

  22.電話中途斷線,應(yīng)主動(dòng)打過去——

  我們時(shí)常會(huì)遇到這樣的情形:當(dāng)通過電話與對(duì)方交談時(shí),電話在中途突然因操作失誤而斷線。

  要是事情沒有談完,應(yīng)由先前打電話的一方重新?lián)艽?,以使談話繼續(xù)下去。但不能因事情大致已談完,就對(duì)此聽之任之。

  重新?lián)芡ㄖ?,再向?qū)Ψ街虑福?ldquo;非常抱歉,剛才電話中途斷線了”。

  應(yīng)具備始終由自己主動(dòng)重打的意識(shí),除非對(duì)方使用公用電話,那就另當(dāng)別論了。

  23.電話聲音不清楚,怎么辦?——

  我們時(shí)常會(huì)因話聲音小而聽不清楚,此時(shí),你是否會(huì)因此而提高嗓音,大聲地說:“對(duì)不起,我聽不太清楚,請(qǐng)說大聲一點(diǎn)?”

  即使對(duì)方的聲音的確很小,也要采用如電話的狀況不好,因此聽不清楚之類的說法。如“很抱歉,電話的聲音聽起來有點(diǎn)遠(yuǎn)”,或“很抱歉,能不能請(qǐng)你再說一遍”,明白無誤地反問對(duì)方,并加以確認(rèn)復(fù)述一遍。

  24.“請(qǐng)稍等片刻”,不宜超過一分鐘——

  筱雯在打電話的中途,需要用到資料,因此向?qū)Ψ秸f了一句“請(qǐng)稍等片刻”,就開始查閱資料??墒?,她想要找的資料臨時(shí)卻找不到。過了五分鐘后她好不容易將資料搬到了辦公桌上,并且終于拿起了聽筒,電話卻斷掉了。

  由于筱雯拚命地尋找資料,無意間便忘記了時(shí)間,而對(duì)請(qǐng)對(duì)方“稍等片刻”,五分鐘似乎是太長了。在商業(yè)上,“片刻”以一分鐘為限。如果過了一分鐘,就已經(jīng)超出了“片刻”的范圍,這一點(diǎn)要多加注意。

  在這種情形下,如果判斷出尋找資料需要花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間,就須告訴對(duì)方“對(duì)不起,待會(huì)兒我打給您”,再掛斷電話,這才是正確的禮儀。

  此外,即使在一分鐘以內(nèi)重新拿起聽筒,也必須說上一句“讓您久等了”。

  25.電話留言記錄,應(yīng)該注明清楚——

  當(dāng)在電話上受人之托,轉(zhuǎn)達(dá)留言時(shí),必須作記錄。看起來似乎理所當(dāng)然,然而卻很少人能將留言記錄做的完善。雖然有些公司有內(nèi)部專用的記錄格式紙,但在多數(shù)公司,受托人只能自己加以整理。

  在留言條中除了要寫明對(duì)方的公司名稱、部門名稱、人名、事由;此外,還應(yīng)寫出接電話者,即你的名字。否則見到留言條的職員,在稍后即使想詢問細(xì)節(jié),也會(huì)因不知道接電話的人是誰而無可奈何。

  由于業(yè)務(wù)員等大多出門在外,見到留言條通常已是黃昏時(shí)的事了。比如當(dāng)事人剛從A公司回來,看見來自于A公司的希望與其聯(lián)系的留言條,慌忙打電話過去,卻發(fā)現(xiàn)那是早上去A公司之前,對(duì)方留下的口信。為了防止出現(xiàn)這類的差錯(cuò),也必須在留言條上填寫接到電話的時(shí)刻。

  26.電話鈴聲不應(yīng)超過三聲——

  當(dāng)電話鈴響了好幾聲,卻不見對(duì)方來接聽時(shí),一般打電話者會(huì)覺得煩躁,相信你也有過這種經(jīng)驗(yàn)。終于,有人接聽了,但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。

  接電話應(yīng)在電話鈴響第三聲之前。如果此時(shí)沒空,過了許久才接電話,也應(yīng)該說聲“讓你久等了”表示一下歉意,這是最起碼的禮節(jié)。

  無論是什么原因千萬別讓電話響太久,才不會(huì)遲遲沒人接電話,而使對(duì)方焦躁不安。

  27.應(yīng)確認(rèn)對(duì)方的留言——

  當(dāng)你從對(duì)方那里聽到留言后,說聲“請(qǐng)讓我復(fù)述一遍”,并把聽到的內(nèi)容重復(fù)一次。此時(shí),對(duì)于容易弄錯(cuò)的數(shù)字與人名,應(yīng)采用特別一點(diǎn)的記錄方式。

  例如,將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類,并且有必要確認(rèn)一下約會(huì)的時(shí)間是上午還是下午。復(fù)述之后,還應(yīng)附加一句“我叫○○,我將會(huì)把您交代的事情轉(zhuǎn)告給當(dāng)事人”,以使對(duì)方放心。

  此外,如果是自己留言,當(dāng)對(duì)方?jīng)]有復(fù)述時(shí),應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍,并補(bǔ)充一句“可以了嗎?”,以此叮嚀。

  27.應(yīng)確認(rèn)對(duì)方的留言——

  當(dāng)你從對(duì)方那里聽到留言后,說聲“請(qǐng)讓我復(fù)述一遍”,并把聽到的內(nèi)容重復(fù)一次。此時(shí),對(duì)于容易弄錯(cuò)的數(shù)字與人名,應(yīng)采用特別一點(diǎn)的記錄方式。

  例如,將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類,并且有必要確認(rèn)一下約會(huì)的時(shí)間是上午還是下午。復(fù)述之后,還應(yīng)附加一句“我叫○○,我將會(huì)把您交代的事情轉(zhuǎn)告給當(dāng)事人”,以使對(duì)方放心。

  此外,如果是自己留言,當(dāng)對(duì)方?jīng)]有復(fù)述時(shí),應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍,并補(bǔ)充一句“可以了嗎?”,以此叮嚀。

  28.無法決定之事,應(yīng)請(qǐng)上司前來處理——

  剛剛進(jìn)入公司的佩君,無論做什么都似乎干勁十足。有一天接到電話時(shí),佩君遇到了她不知道的一件事。她心里想:就這樣請(qǐng)別人來聽,很沒面子。因此,她只是含含糊糊地回答??墒?,后來卻發(fā)生嚴(yán)重的問題,佩君受到了上司嚴(yán)厲的斥責(zé)。

  雖然我們可以理解她求好心切,什么事都要自己做的心情,可是,此時(shí)她應(yīng)當(dāng)及早地說一句:“我請(qǐng)負(fù)責(zé)人來接”或“對(duì)于這個(gè)問題,我不太清楚……”,然后換成上司或資深同事來接聽。

  在弄不清能不能讓其他人來接聽的時(shí)刻,只要以能讓上司或資深同事聽見的宏亮嗓音,將到目前為止事情的原委復(fù)述一下。這樣,就能讓上司或同事知道對(duì)方和自己在說些什么。

  因此,不要太逞能,只想憑自己的力量來應(yīng)付,而要尋求周圍人的幫助。

  29.當(dāng)不人不在,應(yīng)盡早告知——

  當(dāng)電話打給不在的人時(shí),不能證據(jù)隨便地問“您有什么事?”因?yàn)榇螂娫挼膶?duì)方并非找你,而只想請(qǐng)你盡快地轉(zhuǎn)給當(dāng)事人接聽。

  如果讓對(duì)方詳細(xì)地說明事由之后,再對(duì)他說“真不湊巧,當(dāng)事人已外出”,你就可以想像對(duì)方的心情變得多么糟糕。

  所以,最好在一開始就告訴對(duì)方當(dāng)事人不在,才是恰當(dāng)?shù)男袨椤7駝t,盡管你想依此顯示出自己的精明能干,卻相反地增加了對(duì)方的麻煩。

  30.當(dāng)事人外出,應(yīng)告知回來時(shí)間——

  當(dāng)對(duì)方打電話來找的人不在時(shí),應(yīng)該告訴對(duì)方“此人現(xiàn)在外出,預(yù)計(jì)○點(diǎn)回來”,如此一來他就能變更時(shí)間,訂出到那個(gè)時(shí)刻為止的日程表。因此,當(dāng)事人不在時(shí)接到電話,就一定要告訴對(duì)方前者返回公司的時(shí)間。

  有時(shí)對(duì)方或許會(huì)說“我待會(huì)兒再打電話來”,如果只簡單地說聲“知道了”,然后將電話掛斷,是不太恰當(dāng)?shù)摹km然是對(duì)方打來的電話,還是應(yīng)當(dāng)說“他回來后我會(huì)請(qǐng)他回您電話,好嗎?”這樣才合乎禮儀。

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