關(guān)于秘書電話禮儀
關(guān)于秘書電話禮儀
秘書的電話禮儀中表示,電話作為現(xiàn)代通訊聯(lián)絡(luò)的手段,在企業(yè)運(yùn)作中起著十分重要的作用,當(dāng)客戶第一次打電話到某公司時,秘書明朗的聲音。清晰的吐字、禮貌的語言和適度的措詞會給對方留下深刻而又美好的印象,同時也會使對方對該公司產(chǎn)生深刻而美好的印象。反之,對方就會對接電話者甚至該公司產(chǎn)生不好的印象。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于秘書電話禮儀,希望能夠幫到大家哦!
關(guān)于秘書電話禮儀
秘書接電話禮儀
接聽電話第一聲應(yīng)說:您好,然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書,應(yīng)掌握接電話的規(guī)范:
隨時保持笑容
打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中,你的眼睛、手勢以及各種形態(tài)的動作,對方都看不到,因此這時打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音,會使人感到柔和、舒服。所以,在接聽電話時,應(yīng)隨時保持笑容。
姿態(tài)正確,聲音清朗
在接聽電話中,雖然通話雙方互相看不到對方,但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時的心情和心境,都會非常微妙而又非常真實(shí)地反映到語調(diào)、語氣上來,所以,在接聽電話時,不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣,會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。
不要讓電話鈴響的太久
電話鈴聲響兩下時,要迅速拿起電話,這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。
如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲后才接電話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑?,這樣才會使對方對你產(chǎn)生良好印象,認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng),同時也會對你的單位產(chǎn)生良好的印象。
用左手我電話,右手執(zhí)筆
接聽公務(wù)電話時,一定要用左手持話筒,右手執(zhí)筆,一邊交談,一邊記錄電話內(nèi)容。
正確記錄所要傳達(dá)的事
企業(yè)電話講究效率第一,電話的記錄傳達(dá)宜求簡潔明了,最忌諱拖泥帶水,不得要領(lǐng)。在做電話記錄時,要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。
理智地回答一般性的詢問
對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼?,仍?yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語言,不和他爭辯和頂撞。
記準(zhǔn)電話,以免打錯
如果撥錯號碼,應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼?,不可隨手掛機(jī),然后向?qū)Ψ秸f:對不起。
選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r間
如無緊急情況,一般白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后),夜間則在22點(diǎn)之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié),不應(yīng)在中午打電話,一般通話時間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少占用時間。
撥打電話前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備
通話以前,應(yīng)對談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達(dá)意,結(jié)結(jié)巴巴的通話。
發(fā)傳真時的禮節(jié)
如發(fā)傳真,而對方使用的又是電話/傳真兩用機(jī),也就是兩種機(jī)器使用同一個電話號碼,你可先撥通對方號碼,通知對方:您好,請打開傳真機(jī),我有傳真件發(fā)給您,謝謝。待耳機(jī)中聽見尖利獨(dú)特的傳真記號時,便可發(fā)送傳真件。
代撥電話的禮節(jié)
如果是為上司或同事代撥電話,接通電話后先確認(rèn)對方身份,然后客氣地請對方稍后,告訴對方誰要和其通話,然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。
在辦公室內(nèi)避免打私人電話
不可占用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天
秘書手機(jī)禮儀
手機(jī)作為日益普遍的通訊工具,其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一,秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機(jī),嚴(yán)重影響他人,也影響到其本身的形象。關(guān)于手機(jī)禮儀,秘書們應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)。
公共場合不要旁若無人的使用手機(jī)。尤其是在電梯,樓梯,路口,人行道這樣的地方,在會議中或是與人洽談時,最好把手機(jī)關(guān)掉,特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動狀態(tài)。