秘書日常辦公禮儀基本要求

　　秘書這個(gè)崗位在很多的公司幾乎都有的，既然想成為一名秘書的話那就要知道秘書日常辦公的時(shí)候有什么禮儀要注意的，下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的秘書日常辦公禮儀基本要求，希望能夠幫到大家哦!

　　秘書日常辦公禮儀基本要求

　　1電話禮儀

　　撥打電話時(shí)須注意的問題

　　擇時(shí)通話。通話時(shí)機(jī)的選擇看似平常，實(shí)際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn)，選擇自己方便的時(shí)候撥打電話，這實(shí)際上是對(duì)通話對(duì)象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對(duì)方的情況，是選擇通話時(shí)機(jī)的基本原則。

　　撥打電話要選擇通話效率高的時(shí)間，換句話來講，就是人家不會(huì)厭煩的時(shí)間。比如休息時(shí)間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴(yán)格地講，晚上10點(diǎn)之后，早上7點(diǎn)之前，沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關(guān)緊急，打攪你了!”否則的話對(duì)方很可能會(huì)厭煩。再者，就餐時(shí)別打電話?，F(xiàn)代人工作繁忙，通常中午只有一個(gè)小時(shí)的吃飯時(shí)間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會(huì)里，盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識(shí)。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠(yuǎn)的國家，還要考慮到時(shí)差的問題。當(dāng)然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時(shí)與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò)，雖然也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時(shí)間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。此外，除非工作之需，一般是不應(yīng)在公眾場所撥打電話的，秘書人員更應(yīng)注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　簡短通話。電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時(shí)間，說清楚為止。但是，在秘書工作中，通話時(shí)間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然，這里的“3分鐘”并非是絕對(duì)的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時(shí)間觀念。

　　通話內(nèi)容精練有序。秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個(gè)有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先，要知道通話對(duì)方有幾個(gè)電話號(hào)碼，第一個(gè)打不通就撥第二個(gè)。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項(xiàng)，先講重要的事情，后講次要的事情。

　　禮貌掛機(jī)。結(jié)束通話后要禮貌地掛機(jī)。首先，要了解怎樣暗示對(duì)方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn)，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個(gè)星期一參加我們單位的專家論證會(huì)。如果沒有記錯(cuò)的話，我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下，接您過來。”這就是重復(fù)要點(diǎn)的方法，以免對(duì)方記錯(cuò)了，或者忘記了，同時(shí)也說明秘書人員訓(xùn)練有素，不說廢話。

　　其次，要熟知掛機(jī)的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對(duì)方先掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實(shí)際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對(duì)秘書人員來說，應(yīng)該由上級(jí)先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，年齡相仿，此時(shí)一般就是誰先撥打誰先掛斷。

　　接聽電話時(shí)須注意的問題

　　鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時(shí)接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然，訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會(huì)掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;抱歉!讓您久等了。”

　　要安排合理而有序的表達(dá)。作為秘書人員，要盡量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對(duì)于秘書人員，更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話，秘書人員應(yīng)該首先告訴對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)不在，然后才能問對(duì)方的身份，來電為何事，是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬不可先盤問對(duì)方，再說領(lǐng)導(dǎo)不在，以免對(duì)方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽電話也要首先“自報(bào)家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對(duì)方撥錯(cuò)了，不至于一錯(cuò)再錯(cuò)。

　　正確處理打錯(cuò)的電話。當(dāng)我們接聽到對(duì)方撥錯(cuò)的電話，首先仍然要向?qū)Ψ絾柡?，說明電話撥錯(cuò)了。然后要將本單位的電話號(hào)碼重復(fù)一下，讓對(duì)方驗(yàn)證。

　　在日常工作中，電話中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機(jī)，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，秘書人員有責(zé)任告訴對(duì)方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒有覆蓋，并請對(duì)方指定一個(gè)時(shí)間，我們撥打過去。萬一沒有一點(diǎn)先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時(shí)候第一句話就要道歉，并告知對(duì)方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對(duì)他人的尊重。如欲同對(duì)方另約其他時(shí)間通話，應(yīng)該說好自己將按時(shí)主動(dòng)撥打?qū)Ψ降碾娫挕?/p>

　　使用手機(jī)時(shí)須注意的問題

　　要安全使用。 一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員是不應(yīng)該用移動(dòng)電話來傳送重要信息的。尤其在國際交往中，有些非法組織和個(gè)人使用竊密的工具，竊取移動(dòng)電話中的信息資料。所以，從保密的要求來講，移動(dòng)電話是不適合傳遞重要信息的。秘書人員還要注意遵守安全規(guī)范，比如開車的時(shí)候不打手機(jī)，乘坐飛機(jī)時(shí)手機(jī)要關(guān)機(jī)，在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機(jī)等。

　　要文明使用。 這一要求是指秘書人員在使用手機(jī)時(shí)要有尊重人、愛護(hù)人、關(guān)心人、體諒人的意識(shí)。在公眾場合，秘書人員要養(yǎng)成手機(jī)改成振動(dòng)或者靜音、甚至關(guān)機(jī)的習(xí)慣。不要讓手機(jī)在大庭廣眾之中頻頻響起，更不要在人多之處接聽電話。另外，手機(jī)有一些特殊的附帶功能，比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時(shí)就要注意，給別人拍照要先征得對(duì)方同意。發(fā)手機(jī)短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息。

　　 要規(guī)范使用。首先，使用手機(jī)通話，跟使用座機(jī)是一樣的，禮貌用語要有，電話該誰掛就是誰掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機(jī)的使用規(guī)則去遵守。其次，手機(jī)也同樣不宜相互借用，手機(jī)里儲(chǔ)存的電話號(hào)碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個(gè)人隱私。

　　2接待禮儀

　　有預(yù)約

　　(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好;

　　(2)招呼對(duì)方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶 杯外緣，從客人右方奉上;如果來賓兩人以上，上茶時(shí)注意職位高低，先客方再主方;

　　(3)引領(lǐng)客人時(shí)，主動(dòng)帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當(dāng)心，乘坐電梯時(shí)秘書先進(jìn)后出;

　　(4)介紹時(shí)，先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外);

　　(5)客人告辭時(shí)，禮貌送別，根據(jù)客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠(yuǎn)去再返回。

　　無預(yù)約

　　(1)熱情問候;(2)了解來意;

　　(3)耐心傾聽;(4)學(xué)會(huì)擋駕。

　　3握手禮儀

　　(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時(shí)用力適度，上下稍晃動(dòng)3、4次即可;

　　(2)握手時(shí)神態(tài)自然，面帶微笑，目視對(duì)方，可寒暄幾句;

　　(3)握手時(shí)應(yīng)注意長幼、尊卑、男女有序;

　　(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ秸f明不便握手的原因。

　　4名片禮儀

　　(1)雙手遞接，用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ?

　　(2)接到對(duì)方名片應(yīng)致謝，認(rèn)真看一遍，念出對(duì)方的姓名職務(wù);

　　(3)職位低者先向職位高者遞名片，男士先向女性遞名片;

　　(4)不可將名片亂扔亂放以及弄皺。

　　5服飾禮儀

　　(1)秘書的服飾要與之角色相協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)精明強(qiáng)干為宜;

　　(2)男士適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫;

　　(3)女士則最好穿西裝套裙等職業(yè)裝，不宜佩戴走路發(fā)生聲響的首飾;

　　(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。

　　6交談禮儀

　　(1)辦公室里對(duì)上司和同事都要講禮貌，多用敬語;

　　(2)同事間相互尊重，不在背后嚼舌根，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的八卦;

　　(3)不給同事取外號(hào)，不在大庭廣眾下開玩笑;

　　(4)不打聽同事的工資、婚姻狀況等隱私問題;

　　(5)同事交往盡量不涉及到金錢。

　　7日常行為禮儀

　　吸煙，NO!

　　注意自身的言行舉止，男士不要在辦公室里吸煙，如很想吸煙則應(yīng)去專用的吸煙室;

　　女士盡量不在大庭廣眾下化妝、補(bǔ)妝，可去洗手間補(bǔ)妝;