秘書(shū)日常辦公禮儀基本要求(2)
秘書(shū)日常辦公禮儀基本要求
工作時(shí)間不要擅自離崗，不要吃零食，打瞌睡;私人電話不要沒(méi)完沒(méi)了的接，必須接時(shí)放低音量走到洗手間或茶水間接聽(tīng)，避免打擾同事工作。
秘書(shū)日常工作禮儀
一、上崗禮儀
通過(guò)種種考試、面試、能夠被錄用并開(kāi)始上崗，應(yīng)該說(shuō)已經(jīng)是一個(gè)幸運(yùn)者、勝利者了，而第一次上崗對(duì)于每一個(gè)人來(lái)說(shuō)都是十分重要的，因?yàn)槿绻f(shuō)應(yīng)聘時(shí)是推銷自我的話，上崗就是展示自我能力的開(kāi)始，尤其“首次效應(yīng)”十分重要。為了樹(shù)立良好的“第一印象”，在走上新的工作崗位時(shí)，應(yīng)注意：
1.全面了解公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。
2. 了解管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的負(fù)責(zé)人姓名及其職責(zé)。
3. 當(dāng)你有困難時(shí)不要不好意思求助他人，人們?cè)敢庠彑o(wú)知，而不肯原諒錯(cuò)誤。
4. 被介紹時(shí)一定要仔細(xì)聽(tīng)清并記住同事們的姓氏，盡早區(qū)分認(rèn)識(shí)。介紹時(shí)應(yīng)起身握，注意禮貌禮節(jié)。
二、早安禮儀
早上一到公司要精神抖擻地向他人禮貌地道早安。
如果細(xì)心地觀察周?chē)恳粋€(gè)人道早安的方式，有些人聲音小得連旁邊的人都聽(tīng)不到，或是像有滿肚子悶氣似地大聲吆喝，甚至悶著頭一聲不響地逕自坐下等等。
并不是每一個(gè)人早上進(jìn)入辦公室，都會(huì)快活地向人道早安。
“道早安”是社會(huì)行動(dòng)的第一步，是確定自己存在的積極行動(dòng)。如果自己所發(fā)出的聲音能夠引起對(duì)方的反應(yīng)，這不僅達(dá)到了“自我確認(rèn)”的目的，也是人與人接觸的基本禮貌，社會(huì)關(guān)系也因此而產(chǎn)生。
早餐，英語(yǔ)稱“Breakfast”。這個(gè)字是從宗教活動(dòng)“Fast”(絕食)及“Break”(打破)二字合成的。也就是說(shuō)，打破從昨夜開(kāi)始一直沒(méi)有進(jìn)食的狀態(tài)稱之為早餐。
你與周?chē)嘶サ涝绨?，就等于是工作?chǎng)所中的上班鈴聲一般。從這一句“早安”開(kāi)始，表示今天又是新的一天。
你如果希望在這新的一天當(dāng)中，自己的人際關(guān)系更加圓滿，無(wú)論如何都要清新、明朗地和他人道早安。
你必須要明了自己對(duì)道早安的價(jià)值觀。道早安，不只是告訴大家一些禮儀及有關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)或利弊得失，還要大家知道這些日常生活中不可或缺的禮儀，其實(shí)對(duì)于我們自我存在的確認(rèn)及人際關(guān)系，有著極重要的影響。
從實(shí)際生活來(lái)看，早上打招呼的對(duì)象應(yīng)包含與自己交情一向不睦的人，以及昨天曾經(jīng)為了工作而起沖突的人。
這一句輕松愉快的“早安”等于是向?qū)Ψ叫?ldquo;昨天是昨天，今天是今天。昨天的不愉快已經(jīng)過(guò)去了，今天又是愉快的一天。”
早上的印象會(huì)影響全天的印象，這可馬虎不得。
有時(shí)你愉快地向?qū)Ψ降涝绨玻瑢?duì)方卻因昨天的不愉快而耿耿于懷，不給自己好臉色。如果你碰到這樣的情況也不必在意。不愉快或芥蒂就讓對(duì)方去負(fù)擔(dān)好了，自己要保持清爽愉快的心情。
三、下班禮儀
結(jié)束了一天的工作之后就到了下班的時(shí)間，這是上下班族解除拘束回到自的時(shí)刻……
公司里一定有一些人在下班之前二三十分鐘便開(kāi)始準(zhǔn)備要回家了。尤其是女性，特別喜歡花上一段時(shí)間來(lái)化個(gè)妝，但是，你有沒(méi)有想到，公司所付人你的薪水是到下班時(shí)間為止，即使是下班前一分鐘也不容許你做自己的事。所以，員工不能下班鈴一響就離開(kāi)辦公室，尤其是如果手邊的工作還沒(méi)有告一段落。
如果自己的工作已經(jīng)結(jié)束，而上司還留在辦公室時(shí)該怎么辦?在過(guò)去，上司沒(méi)走，屬下一般不可先行離去，現(xiàn)在已經(jīng)沒(méi)有這樣的規(guī)矩了。這個(gè)時(shí)候，不妨輕聲地問(wèn)一聲：“有沒(méi)有需要我?guī)兔Φ牡胤?”或是說(shuō)：“對(duì)不起!我先走了。”
千萬(wàn)不要一聲不響地走掉，這樣是很不禮貌的。
在先行離去時(shí)，除了說(shuō)：“對(duì)不起”之外，現(xiàn)在也很時(shí)興說(shuō)：“你辛苦了!”這句話不只是可以用在對(duì)上司，即使是對(duì)同事或部屬也很適用。
離開(kāi)辦公室時(shí)，對(duì)還在工作的同事說(shuō)聲“再見(jiàn)”，原本是最基本的禮貌。但是，這只適合用在比較親近的同事，對(duì)上司并不適宜。對(duì)于上司，還是要再進(jìn)一步地表示自己的敬意。
四、接待來(lái)訪禮儀
人們經(jīng)常會(huì)出于各種原因來(lái)辦公室找你，所以得注意接待來(lái)訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問(wèn)題，對(duì)你工作能否順利開(kāi)展也有很大的關(guān)系。
1.如果你暫時(shí)無(wú)法接見(jiàn)來(lái)訪者，應(yīng)安排秘書(shū)或其他有關(guān)人員禮貌接待客人，切不可讓其坐“冷板凳”。
2. 當(dāng)來(lái)訪者是上級(jí)或長(zhǎng)者、客戶，你都要站起來(lái)握手，而如果是員工、同事進(jìn)來(lái)，除了是新來(lái)的，又是第一次見(jiàn)面，一般不必起身握手。
3. 來(lái)訪者是為了同你談某些事情才來(lái)的，要盡量讓他把話說(shuō)完，并且你的一舉一動(dòng)要表現(xiàn)你在認(rèn)真聽(tīng)講。
4. 不為隨意拍板，不要輕易許諾。不同意對(duì)方觀點(diǎn)，要克制惱怒。意見(jiàn)一致，要抑制熱情，不能喜形于色，手舞足蹈。
5. 接待來(lái)訪者時(shí)，由于連續(xù)不斷的電話而使會(huì)談反復(fù)中斷，是對(duì)來(lái)訪者的莫大侮辱，也最容易引起來(lái)訪者的憤慨，所以應(yīng)盡量由秘書(shū)等人接電話。
6. 如果會(huì)見(jiàn)時(shí)出現(xiàn)某些使你為難的場(chǎng)面，你可以直截了當(dāng)?shù)鼐芙^某一要求，也可以含蓄地暗示自己無(wú)法做到，或者干脆說(shuō)明自己的難處來(lái)避免你不愿談的問(wèn)題。但都得注意禮貌用語(yǔ)，不要刺激對(duì)方覺(jué)得你瞧不起他或有能力而故意不幫忙。
7. 能馬上答復(fù)或解決的事不要故意拖延時(shí)間，不能一下子答復(fù)或解決的事應(yīng)告訴對(duì)方一個(gè)答案，約定一個(gè)時(shí)間再聯(lián)系。
8. 如果想結(jié)束會(huì)見(jiàn)而對(duì)方不知道時(shí)，你可以婉言提出如“對(duì)不起，等一下我還有一個(gè)會(huì)議要召開(kāi)”等等?；蛘哂擅貢?shū)等人來(lái)催你去辦理另一件事來(lái)告訴對(duì)方，你們的談話到此結(jié)束，也可以用起身等體態(tài)語(yǔ)告訴對(duì)方就此結(jié)束。
五、上門(mén)拜訪禮儀
在工作中，因?yàn)槌鲇诟鞣N原因，你可能要去拜訪別人，這樣就更需要講究禮儀，才能使你盡量順利地完成工作任務(wù)、拜訪目的。
1.最主要的拜訪禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約。萬(wàn)一有意外事情不得不遲到時(shí)，應(yīng)立即打電話告訴對(duì)方。
2. 到達(dá)約會(huì)地點(diǎn)后，要主動(dòng)向接待人員通報(bào)自己的有關(guān)情況，以便接待人安排你與求見(jiàn)者會(huì)面。
3. 如果需要等待接見(jiàn)，應(yīng)安靜地坐著，不要隨意與其他人員閑聊來(lái)打發(fā)時(shí)間，如果想抽煙得注意觀察該場(chǎng)所是否允許吸煙。即使你等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，也不要明顯地抬腕看表或擺出不耐煩的樣子。實(shí)在無(wú)法再等候，可以向秘書(shū)說(shuō)明，并另定機(jī)會(huì)，不可大發(fā)雷霆。
4. 與求見(jiàn)人見(jiàn)面后，如果是初次見(jiàn)面要主動(dòng)自我介紹，如果是熟人，也要先問(wèn)候并握手致意。
5. 談話時(shí)應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，言歸正傳，不要海闊天空，浪費(fèi)時(shí)間，而且不能光一個(gè)人滔滔不絕，要給求見(jiàn)者講話、答復(fù)的時(shí)間，出現(xiàn)矛盾不要爭(zhēng)執(zhí)不休，得到幫助不要奴顏婢膝。
6. 應(yīng)對(duì)主人的舉動(dòng)十分敏銳，當(dāng)主人有結(jié)束會(huì)見(jiàn)的意欲時(shí)應(yīng)立即起身告辭，切忌死賴不走。
六、匯報(bào)工作禮儀
下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作時(shí)的禮儀要求有：
1.遵守時(shí)間，不可失約。應(yīng)樹(shù)立極強(qiáng)的恪守時(shí)間的觀念，不要過(guò)早抵達(dá)，使上級(jí)準(zhǔn)備未畢而難堪，也不要遲到，讓上級(jí)等候過(guò)久。
2. 輕輕敲門(mén)，經(jīng)允許后才能進(jìn)門(mén)。不可大大咧咧，破門(mén)穿堂，即使門(mén)開(kāi)著，也要用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬖V上級(jí)有人來(lái)了，以便上級(jí)及時(shí)調(diào)整體態(tài)、心理。匯報(bào)時(shí)，要注意儀表、姿態(tài)，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有禮。注意上級(jí)辦公室是否允許吸煙，如果可以敬煙時(shí)應(yīng)打開(kāi)煙盒彈出幾支，遞向上級(jí)由他自取。
3. 匯報(bào)內(nèi)容要實(shí)事求是，匯報(bào)口音要吐字清晰，語(yǔ)調(diào)、聲音大小恰當(dāng)。有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂，語(yǔ)言精煉，條理清楚，不可“察顏觀色”，投其所好，歪曲或隱瞞事實(shí)真相。
4. 工作時(shí)如果上級(jí)不注意禮儀時(shí)，不可沖動(dòng)，仍然要堅(jiān)持以禮相待，也可以以身示范來(lái)暗示上級(jí)糾正錯(cuò)誤，或者直言相陳，但得注意言辭的藝術(shù)性。
5. 匯報(bào)結(jié)束后，上級(jí)如果談興猶在，不可有不耐煩的體態(tài)語(yǔ)產(chǎn)生，應(yīng)等到由上級(jí)表示結(jié)束時(shí)才可以告辭。告辭時(shí)，要整理好自己的材料、衣著與茶具、座椅，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時(shí)要主動(dòng)說(shuō)“謝謝”或“請(qǐng)留步”。
看了秘書(shū)日常辦公禮儀基本要求的人還看了：