公文管理論文(2)
公文管理論文篇二
公文管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀探討
【摘 要】隨著計(jì)算機(jī)硬件、局域網(wǎng)設(shè)施的普及以及用戶計(jì)算機(jī)水平的不斷提高，公文管理系統(tǒng)已經(jīng)普及到政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)等單位，并且衍生出電子公文、電子簽章等相關(guān)新定義。但是隨著公文管理系統(tǒng)的遍地開(kāi)花，公文管理系統(tǒng)的定義變得越來(lái)越模糊，本文根據(jù)公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，進(jìn)行簡(jiǎn)單的探討。
【關(guān)鍵詞】公文;管理系統(tǒng);現(xiàn)狀探討
一、公文管理系統(tǒng)的必要性
所謂公文，主要指軍隊(duì)、政府、單位等部門用于請(qǐng)示報(bào)告、下達(dá)命令的重要一部分。傳統(tǒng)的公文歸檔工作，以紙質(zhì)、手工操作為主，如果公文數(shù)目較多，可能造成查找與使用工作的效率降低。如果用戶不能報(bào)出公文具體的標(biāo)題、年份等，基于模糊的公文查詢，基本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。另外，由于紙質(zhì)公文受到管理手段、維護(hù)手段等影響，需要大量的人力、物力支持。在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)與局域網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，提高了公文管理的水平，大多數(shù)撰寫公文也通過(guò)電子版本完成，因此公文管理也應(yīng)以電子版為主。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為辦公環(huán)境中不可或缺的工具之一，隨著各種政務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的啟用，公文處理成為其中最重要的辦公環(huán)節(jié)之一。區(qū)別于政府與事業(yè)單位，公文系統(tǒng)在大型國(guó)企特別是央企中，更加強(qiáng)調(diào)精細(xì)化管理。但是在企業(yè)快速增長(zhǎng)的同時(shí)，信息化的需求非常迫切，因此各下屬單位均急于建立自己的辦公系統(tǒng)，使得企業(yè)內(nèi)無(wú)法形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)總部與二級(jí)單位間的公文共享流通，公文的流轉(zhuǎn)與流通反而滯后于其他辦公信息系統(tǒng)的建設(shè)。因此，有必建設(shè)企業(yè)內(nèi)部的公文管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)的公文標(biāo)準(zhǔn)化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。
二、公文管理系統(tǒng)現(xiàn)狀
(一)現(xiàn)狀分析
近年來(lái)隨著各單位工作任務(wù)的加強(qiáng)，對(duì)“下情上達(dá)、上情下達(dá)”的及時(shí)性、準(zhǔn)確性提出了更多要求。為了確保各種公文的順利傳輸，同時(shí)提高信息保密性、準(zhǔn)確性，降低管理成本、提高管理水平，現(xiàn)代化公文管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。通過(guò)構(gòu)建電子公文管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)公文傳輸，極大降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高公文發(fā)放與傳閱速度，降低紙質(zhì)文件成本問(wèn)題，確保各部門、各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)工作流程的制度化、規(guī)范化。公文管理系統(tǒng)的首要工作是服務(wù)于政務(wù)事業(yè)單位的電子政務(wù)工作，但是隨著信息化的普及以及國(guó)家對(duì)信息化產(chǎn)業(yè)的支持，同時(shí)企業(yè)為提高內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)效率，執(zhí)行國(guó)家公文標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，國(guó)有企業(yè)也開(kāi)始建設(shè)自己的公文管理系統(tǒng)。外資企業(yè)與私營(yíng)企業(yè)由于只在與政府機(jī)關(guān)單位互通文件時(shí)才需要編制公文，因此一般情況下只需通過(guò)郵件或辦公系統(tǒng)進(jìn)行編制與審批即可滿足要求。從技術(shù)而言，為保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，公文管理系統(tǒng)大都采用主流的軟件技術(shù)，如J2EE、DOMINO、.NET等，數(shù)據(jù)庫(kù)采用MYSQL、SQL Server、Oracle等，主要功能為公文在線編輯、公文處理流轉(zhuǎn)、公文傳閱、公文查詢檢索等。而由于各個(gè)企業(yè)對(duì)公文管理系統(tǒng)的定義不同，因此有些企業(yè)將公文管理系統(tǒng)作為重點(diǎn)系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，有些企業(yè)只將公文管理納入到協(xié)同辦公系統(tǒng)中的一部分，只作為協(xié)同辦公系統(tǒng)的一個(gè)功能模塊。
(二)面臨問(wèn)題
隨著公文管理系統(tǒng)的不斷完善，同時(shí)需要考慮以下問(wèn)題。
1、技術(shù)平臺(tái)選型。目前各企業(yè)中除公文管理系統(tǒng)外，還有協(xié)同辦公系統(tǒng)、檔案管理系、知識(shí)管理系統(tǒng)等多套系統(tǒng)，各系統(tǒng)間經(jīng)常有互通互聯(lián)的各種關(guān)系，因此公文管理系統(tǒng)的技術(shù)選型應(yīng)盡量與其他系統(tǒng)相吻合，從而減少技術(shù)實(shí)現(xiàn)難度，減少重復(fù)投資。
2、保密安全性。保密性與安全性是所有信息系統(tǒng)的重要一環(huán)，國(guó)家已出臺(tái)相關(guān)規(guī)定要求涉密文件不上網(wǎng)，因此公文系統(tǒng)只能對(duì)普通公文以及企密級(jí)文件進(jìn)行處理，對(duì)于涉密文件一律走線下流程。部分企業(yè)為增加保密性與安全性，利用第三方工具對(duì)文件進(jìn)行加密，保證文件只可在本地計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱，無(wú)法進(jìn)行拷貝傳閱，加強(qiáng)保密性的同時(shí)嚴(yán)重影響操作的便捷性。
3、電子簽章可行性。一般地方政府機(jī)關(guān)使用電子簽章進(jìn)行機(jī)關(guān)內(nèi)部的行文以及網(wǎng)上公文的發(fā)布，或打印下發(fā)至下級(jí)機(jī)關(guān)，只需從行政政令上證明其電子簽章的合法行。但是對(duì)于企業(yè)而言，公章代表企業(yè)的最終決議，具有嚴(yán)格的規(guī)定及法律效力，因此企業(yè)在使用電子簽章時(shí)，除需考慮其在網(wǎng)上的合法性，同時(shí)需考慮上級(jí)管理機(jī)構(gòu)、地方政府、下屬單位或合作機(jī)構(gòu)對(duì)其電子簽章的有效認(rèn)證，否則電子簽章將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)重大的法律隱患。
4、文檔一體化需求。目前大部分企業(yè)將公文管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)劃分為兩個(gè)系統(tǒng)，但是這種方式使得文件周期被人為地割裂。所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，目前比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆的四階段劃分法，將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。而文檔一體化的需求即是將公文管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)公文起草到檔案歸檔保存的全生命周期。
三、實(shí)施建議
為實(shí)現(xiàn)公文管理系統(tǒng)的有效實(shí)施，在系統(tǒng)的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)充分考慮以下幾點(diǎn)：(一)從技術(shù)上與原有的系統(tǒng)保持一致性，不管作為某一功能模塊還是獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)以有效降低技術(shù)難度為前提;(二)架構(gòu)設(shè)計(jì)上應(yīng)同時(shí)考慮協(xié)同辦公、檔案管理等與之相關(guān)系統(tǒng)的集成;(三)為系統(tǒng)上線運(yùn)行建立相關(guān)的流程規(guī)范與管理規(guī)范，從政策上給予系統(tǒng)操作支持。
四、小結(jié)
總之，公文管理系統(tǒng)將不斷發(fā)展與完善。一方面隨著國(guó)家政策與法規(guī)的不斷更新，系統(tǒng)也需隨之進(jìn)行調(diào)整，另一方面隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，系統(tǒng)的功能將會(huì)更加強(qiáng)大，為政府、事業(yè)單位、企業(yè)的高質(zhì)、高效辦公提供更有力的支持。
參考文獻(xiàn)：
[1]孔琳俊.基于web的無(wú)紙化公文管理系統(tǒng)研究[j].中國(guó)教育技術(shù)裝備，2007(6)
[2]周春.基于j2ee的動(dòng)態(tài)工作流管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用[d].沈陽(yáng)理工大學(xué)：計(jì)算機(jī)軟件與理論，2009
作者簡(jiǎn)介：楊寶生，男，1983.11廣東普寧，大學(xué)本科，畢業(yè)院校：深圳大學(xué)，職稱：工程師，從事軟件架構(gòu)、系統(tǒng)集成，工作單位：中海油信息科技有限公司。
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