行政后勤管理論文(2)
行政后勤管理論文篇二
加強(qiáng)行政后勤管理措施的探析
摘要：企業(yè)的正常運(yùn)作必須以后勤部門的良好運(yùn)轉(zhuǎn)為保障其工作的好與壞將直接影響到全公司的經(jīng)營(yíng)效益，因此，做好該項(xiàng)工作就必須要建立合理的組織機(jī)構(gòu)，制訂出切實(shí)可行的管理制度，本文就企業(yè)的行政管理的現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)行政后勤管理的幾方面措施。
關(guān)鍵字: 行政后勤; 管理;工作
Abstract: The normal operation of the enterprises must be in good operation logistics department to ensure its work is good or bad will directly affect the company's operating efficiency, therefore, do a good job in the work it must establish a rational organization, formulate a practical management system, based on the status of the administrative management of the enterprise, put forward strengthen some measures for the administrative management.
Key words: administrative work; management
中圖分類號(hào)：F279.23
一.前言:企業(yè)行政管理是企業(yè)管理與行政管理相結(jié)合而產(chǎn)生的一個(gè)概念。為公司的所有活動(dòng)提供各種支持和服務(wù)，它運(yùn)作的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)公司的規(guī)化進(jìn)程，但是在現(xiàn)實(shí)的生活中，這個(gè)部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是他的工作多是服務(wù)性的，而且工作成績(jī)又沒(méi)有明顯的結(jié)果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認(rèn)為是可有可無(wú)的，所以該部門的主管人員在目前來(lái)說(shuō)，流失量比一般其它部門主管人員流失量要大得多。企業(yè)行政管理既非一般的政府行政管理，也非企業(yè)管理，其涵義是指：企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對(duì)企業(yè)進(jìn)行職能性管理的總和。企業(yè)行政管理體系推動(dòng)和保證著企業(yè)的生產(chǎn)、資金、經(jīng)營(yíng)等業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面，也不同于政府機(jī)關(guān)的行政管理，具有相當(dāng)?shù)奶厥庑?。因此，在現(xiàn)代企業(yè)中，行政部門是企業(yè)重要的管理部門。做好行政管理工作是企業(yè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要前提，也是經(jīng)營(yíng)者提高企業(yè)管理水平的一個(gè)切入點(diǎn)。
二.企業(yè)的行政管理的現(xiàn)狀:
(一)我國(guó)一些企業(yè)行政管理的權(quán)力過(guò)于集中，缺乏相應(yīng)的制約機(jī)制。
目前，企業(yè)在行政管理的過(guò)程中主要存在“一人獨(dú)大”的情況。主要以管理者個(gè)人的意志來(lái)直接決定行政管理的工作。家長(zhǎng)制、一言堂等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。由于管理者特殊的地位和權(quán)力，使得相應(yīng)的監(jiān)督和制約機(jī)制完全失效。更為嚴(yán)重的是，在這種氣氛和背景的影響之下，完全看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事，使得企業(yè)內(nèi)部員工的積極性消失殆盡，極大地降低了企業(yè)行政的效率和活力。這無(wú)疑會(huì)對(duì)企業(yè)正常、健康、有序地發(fā)展造成極大的影響。
(二)我國(guó)一些企業(yè)行政管理體制不健全，機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。
隨著企業(yè)的發(fā)展，逐漸暴露除了體制不健全，機(jī)構(gòu)冗雜和規(guī)章制度不科學(xué)等一系列的問(wèn)題，而管理機(jī)制不健全是導(dǎo)致行政管理效率低下的根本原因。一些企業(yè)就是因?yàn)闆](méi)有科學(xué)設(shè)置符合企業(yè)自身情況的行政管理機(jī)制，就直接導(dǎo)致了“無(wú)章可依”或“有章不依”的情況出現(xiàn)。不僅如此，由于行政管理體制不符合企業(yè)的實(shí)際情況，行政管理不利，導(dǎo)致企業(yè)管理混亂，企業(yè)員工在工作上毫無(wú)主動(dòng)性可言，重復(fù)工作，逃避工作的現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)，直接造成了企業(yè)人力、財(cái)力和物力的極大浪費(fèi)。
(三)我國(guó)一些企業(yè)內(nèi)部員工缺乏集體意識(shí)，使行政機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)滯后。
企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，行政管理的工作起到的作用是至關(guān)重要的。而企業(yè)的行政管理工作不僅僅是管理部門自身的工作，它的工作層面涉及面很廣，而且很復(fù)雜，涉及到整個(gè)企業(yè)上上下下、里里外外的很多關(guān)系。行政管理部門是一個(gè)承上啟下的部門，是負(fù)責(zé)向企業(yè)執(zhí)行部門傳達(dá)決策層的建議和要求，并對(duì)于執(zhí)行部門的工作進(jìn)行監(jiān)督和及時(shí)向上級(jí)反饋其工作業(yè)績(jī)的部門。
因此，在行政管理部門行使職責(zé)的時(shí)候，企業(yè)內(nèi)部員工的素質(zhì)、觀念以及對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)和認(rèn)可程度是決定工作效率的重要因素。目前，很多企業(yè)內(nèi)部的員工毫無(wú)全局觀念，覺(jué)得行政工作就僅僅是行政部門自己的事，決策層所做出的決定也就是他們內(nèi)部的事，完全與自己無(wú)關(guān)。這樣，企業(yè)內(nèi)部也就很自然的分為了各自為營(yíng)的部門，每個(gè)部門都只是站在自己的立場(chǎng)去考慮問(wèn)題。由于缺乏聯(lián)系和必要的溝通，直接導(dǎo)致了企業(yè)管理效率低下，極大地影響到了企業(yè)效益的有效增長(zhǎng)。
(四)我國(guó)一些企業(yè)內(nèi)部員工的素質(zhì)低下，業(yè)務(wù)水平也不高。
目前，很多企業(yè)的行政管理出現(xiàn)問(wèn)題，最為直接的原因就是企業(yè)內(nèi)部職工的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能低下，在平日的工作中往往無(wú)法完成企業(yè)發(fā)展所對(duì)他們提出的要求。這樣，在行政管理部門行駛權(quán)責(zé)的過(guò)程中，這些素質(zhì)低下的員工根本無(wú)法有效地去執(zhí)行，行政管理部門也直接引起了其他部門的排斥和反感。所以，無(wú)積極性和創(chuàng)造性，毫無(wú)工作熱情，得過(guò)且過(guò)的工作態(tài)度直接導(dǎo)致了行政管理的效率低下。
三.做好行政后勤管理工作的措施
1、明確崗位職責(zé)。日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)和獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管、采購(gòu)以及相應(yīng)制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會(huì)議管理包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后工作;其他事務(wù)視具體情況而定。作為行政部門就要按崗位職責(zé)明確分工，保證每項(xiàng)工作有人抓。
2、加強(qiáng)溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級(jí)溝通和與下級(jí)部門溝通。與上級(jí)溝通主要是充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把握住方向，同時(shí)將自己和下級(jí)部門的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級(jí)，這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行上級(jí)的決定以及收集整理下級(jí)部門各項(xiàng)信息，這需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時(shí)，務(wù)必真誠(chéng)、謙虛。與外界溝通需要較強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。
3、注重信息的收集和整理，并及時(shí)提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國(guó)家相關(guān)政策法規(guī);社會(huì)習(xí)慣、風(fēng)俗、時(shí)尚變化;市場(chǎng)需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化;競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)信息;科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息;突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財(cái)務(wù)狀況;生產(chǎn)狀況;產(chǎn)銷狀況;采購(gòu)、庫(kù)存信息;設(shè)備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國(guó)家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。
4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說(shuō)的人文管理。公司“誠(chéng)信、友善、寬容”的企業(yè)文化很具特色，很有代表性，非常符合企業(yè)的特點(diǎn)。通過(guò)企業(yè)文化的建設(shè)不斷促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。企業(yè)文體的建設(shè)包括：
(1)建立完善的績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成公平、競(jìng)爭(zhēng)的平臺(tái)。管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結(jié)果，使任何人員能上能下。
(2)組織結(jié)構(gòu)清晰，戰(zhàn)略導(dǎo)向明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)不僅應(yīng)該有近期目標(biāo)，更要有遠(yuǎn)期規(guī)劃。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個(gè)好的組織結(jié)構(gòu)，并制定近、遠(yuǎn)期戰(zhàn)略目標(biāo)，從而形成一個(gè)完善的團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)。
(3)注重企業(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。
(4)重視人才，用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵(lì)人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時(shí)，注重提供給員工再學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。可以開展相應(yīng)的活動(dòng)讓員工進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計(jì)，讓每個(gè)員工都能對(duì)未來(lái)都充滿信心，對(duì)公司有認(rèn)同感和歸屬感。
5、做好公司的服務(wù)者和監(jiān)督者： 是為了公司發(fā)展和員工生活等提供服務(wù);是作為一個(gè)職能部門，又對(duì)各部門和勞動(dòng)與人事工作進(jìn)行檢查，并對(duì)違反者進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
6、自律者和示范者：該部門和人員作為管理制度的制定者，又是執(zhí)行者，我們首先要嚴(yán)于律己，打鐵還要自身硬，如果自己不能嚴(yán)格要求自己，也就不能嚴(yán)格要求別人，對(duì)部門的威信就會(huì)產(chǎn)生很壞的影響
四.結(jié)語(yǔ)：
總之，公司的行政后勤工作是一項(xiàng)既復(fù)雜又非常重要的工作，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)激烈程度的不斷加劇，使得企業(yè)加強(qiáng)行政管理的重要性愈發(fā)引人關(guān)注，對(duì)于企業(yè)行政管理的改革也逐漸引起了眾多企業(yè)家的重視。企業(yè)要想在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)下爭(zhēng)得一席之地，取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須依靠企業(yè)行政管理?？茖W(xué)高效的行政管理體制和方法是現(xiàn)代企業(yè)取得效益必不可少的條件。只有做好了每一個(gè)環(huán)節(jié)的具體事情，才能保證整個(gè)部門和全公司經(jīng)營(yíng)的有條不紊地運(yùn)轉(zhuǎn)，做到了分工合理，責(zé)任明確，員工的積極性才能調(diào)動(dòng)起來(lái)，團(tuán)隊(duì)才會(huì)有更強(qiáng)的凝聚力，公司就會(huì)興旺發(fā)達(dá)，繁榮富強(qiáng)!
參考文獻(xiàn)：
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