監(jiān)理信息系統(tǒng)管理論文(2)
監(jiān)理信息系統(tǒng)管理論文
監(jiān)理信息系統(tǒng)管理論文篇二
工程建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
[摘 要] 本文闡述了建立工程建設(shè)監(jiān)理管理信息系統(tǒng)的必要性，通過(guò)對(duì)監(jiān)理公司各職能部門和監(jiān)理項(xiàng)目部成員職責(zé)的分析，提出了系統(tǒng)的各種功能模塊，論述了它們之間的聯(lián)系，并指出了各種功能模塊的實(shí)現(xiàn)方法。文章對(duì)工程建設(shè)監(jiān)理的信息化管理有一定的實(shí)用意義。
[關(guān)鍵詞] 監(jiān)理;管理信息系統(tǒng);系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
[中圖分類號(hào)] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1006-5024(2007)04-0069-03
[作者簡(jiǎn)介] 嚴(yán)曉東，寧波大學(xué)建筑工程與環(huán)境學(xué)院講師，研究方向?yàn)楣こ添?xiàng)目管理;
宋曉剛，寧波大學(xué)建筑工程與環(huán)境學(xué)院講師，研究方向?yàn)楣こ添?xiàng)目管理。(浙江 寧波 315211)
一、前言
實(shí)施建設(shè)監(jiān)理制，既是提高我國(guó)建設(shè)水平，適應(yīng)建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系和運(yùn)行機(jī)制，更多地吸引外資和先進(jìn)技術(shù)的需要，也是加快我國(guó)建設(shè)發(fā)展的客觀要求。
建設(shè)監(jiān)理實(shí)施的主要方法是控制，控制的主要內(nèi)容包括質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和投資控制。而控制的有效實(shí)施則來(lái)自信息的及時(shí)傳遞和有效處理。由此可見(jiàn)，信息管理在建設(shè)監(jiān)理工作中占有很重要的地位。
在實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理過(guò)程中，監(jiān)理工程師在開(kāi)展監(jiān)理工作中要不斷預(yù)測(cè)和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要不斷進(jìn)行規(guī)劃、決策、執(zhí)行和檢查。監(jiān)理工程師在監(jiān)理過(guò)程中的主要任務(wù)是進(jìn)行目標(biāo)控制，而控制的基礎(chǔ)是信息。只有在大量信息的支持下才能進(jìn)行有效的控制。
在日常的項(xiàng)目監(jiān)理工作中，監(jiān)理項(xiàng)目部接觸到的信息有：設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更，施工單位提供的計(jì)劃變更、費(fèi)用報(bào)告、施工聯(lián)系單等各種報(bào)表，上級(jí)部門下達(dá)的文件、有關(guān)的法律法規(guī)、相應(yīng)的施工及驗(yàn)收規(guī)范，監(jiān)理項(xiàng)目部自身形成的監(jiān)理報(bào)表及各種會(huì)議紀(jì)要，以及其他的相關(guān)信息如天氣狀況等。對(duì)這些信息進(jìn)行有效的收集、使用，單靠手工，不可避免地存在著遺漏、延時(shí)等種種負(fù)面因素，對(duì)監(jiān)理工作造成不利影響。
對(duì)監(jiān)理公司一級(jí)的管理而言，隨著監(jiān)理業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，承擔(dān)的監(jiān)理項(xiàng)目逐漸增多，監(jiān)理檔案的數(shù)量也隨之增加，如何更好地編制、保管和利用監(jiān)理檔案，使之能夠更好地適應(yīng)信息社會(huì)的需要，更好地發(fā)揮監(jiān)理檔案的作用，也成為監(jiān)理單位的一項(xiàng)重要工作。監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位在項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過(guò)程中直接形成的，具有保存和利用價(jià)值的各種原始記錄，是監(jiān)理工作情況的反映。對(duì)于大量的工程建設(shè)及監(jiān)理資料，人工收集也是非常困難的。
有鑒于此，為了有效地進(jìn)行控制，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地獲得工作信息，就需要建立一個(gè)工程建設(shè)監(jiān)理管理信息系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱系統(tǒng))，以人為主，計(jì)算機(jī)為輔，對(duì)有關(guān)的信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助管理，達(dá)到完整、及時(shí)地收集、利用信息的目的。
二、系統(tǒng)分析
監(jiān)理公司在具體運(yùn)作時(shí)，存在著縱橫兩條管理主線，一般采用矩陣式組織架構(gòu)。一方面，項(xiàng)目總監(jiān)受公司的委托，建立監(jiān)理項(xiàng)目部，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理;另一方面，監(jiān)理公司內(nèi)部劃分若干部門，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理。因此，系統(tǒng)必須兼顧兩個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目的管理。同時(shí)，監(jiān)理公司的職能部門還應(yīng)該對(duì)所有的項(xiàng)目進(jìn)行管理，所面向的范圍會(huì)更加廣泛。典型監(jiān)理公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置如圖1所示。
監(jiān)理公司直屬的職能部門有人事部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門。根據(jù)這些部門的職能，可以建立系統(tǒng)的各模塊。如圖2所示。
人事部門對(duì)應(yīng)的模塊為人事管理子系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)對(duì)公司的人員進(jìn)行管理，包括合同、獎(jiǎng)懲情況、工資發(fā)放、參與項(xiàng)目等。
業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)理業(yè)務(wù)的承接、監(jiān)理合同和項(xiàng)目的管理，因此，業(yè)務(wù)部門對(duì)應(yīng)的模塊有合同管理系統(tǒng)、投標(biāo)文件自動(dòng)生成系統(tǒng)、公司項(xiàng)目情況數(shù)據(jù)庫(kù)。合同管理系統(tǒng)對(duì)公司簽訂的監(jiān)理及其他業(yè)務(wù)合同進(jìn)行有效的管理、查詢等;投標(biāo)文件自動(dòng)生成系統(tǒng)根據(jù)招標(biāo)文件要求，自動(dòng)生成投標(biāo)文件;公司項(xiàng)目情況數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)公司所有的在建、已建項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。
技術(shù)部門負(fù)責(zé)處理項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題，并且對(duì)有關(guān)的技術(shù)資料進(jìn)行審核。技術(shù)部門對(duì)應(yīng)的模塊為工程質(zhì)量事故分析專家系統(tǒng)、工程圖紙數(shù)據(jù)庫(kù)、監(jiān)理資料管理系統(tǒng)、工程資料查詢系統(tǒng)。工程質(zhì)量事故分析系統(tǒng)可以根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)事故的描述，判斷質(zhì)量事故的性質(zhì)、類型和處理方法。工程圖紙數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)公司所屬的所有項(xiàng)目的工程圖紙進(jìn)行匯總，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行無(wú)紙化管理。資料管理系統(tǒng)則對(duì)各項(xiàng)目部上報(bào)的技術(shù)資料進(jìn)行歸檔、處理。工程資料查詢系統(tǒng)應(yīng)該包含國(guó)家、省市等有關(guān)部門頒發(fā)的有關(guān)法令、法規(guī)、規(guī)范、規(guī)程等各種信息，用戶可以通過(guò)查詢系統(tǒng)方便地查詢到所需的資料，便于在工程中應(yīng)用。
項(xiàng)目部的主要組成為總監(jiān)理工程師、各專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員，根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中關(guān)于各崗位職責(zé)的規(guī)定，監(jiān)理項(xiàng)目部各種崗位涉及的系統(tǒng)模塊如圖3所示。
總監(jiān)理工程師所涉及的模塊為監(jiān)理文件生成系統(tǒng)、工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)、監(jiān)理資料管理系統(tǒng)、工程資料查詢系統(tǒng)、工程質(zhì)量事故分析系統(tǒng)等。監(jiān)理文件生成系統(tǒng)包括監(jiān)理規(guī)劃生成系統(tǒng)、監(jiān)理月報(bào)生成系統(tǒng)、監(jiān)理工作階段報(bào)告生成系統(tǒng)、項(xiàng)目監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告生成系統(tǒng)等，可以根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，自動(dòng)生成各種監(jiān)理文件。工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)對(duì)工程項(xiàng)目的進(jìn)度、投資等進(jìn)行控制，使之能根據(jù)計(jì)劃在投資范圍內(nèi)按時(shí)完成。監(jiān)理資料管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)處理項(xiàng)目部?jī)?nèi)發(fā)生的各種技術(shù)資料，與技術(shù)部門的監(jiān)理資料管理系統(tǒng)形成配套。工程資料查詢系統(tǒng)、工程質(zhì)量事故分析系統(tǒng)可以與公司技術(shù)部門相同。
專業(yè)監(jiān)理工程師涉及的模塊與總監(jiān)理工程師類似，但是其監(jiān)理文件生成系統(tǒng)不包括監(jiān)理規(guī)劃生成系統(tǒng)，但應(yīng)包括監(jiān)理細(xì)則生成系統(tǒng)、監(jiān)理日志生成系統(tǒng)。監(jiān)理員涉及的模塊如圖3所示，不再敘述。
三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
針對(duì)上述分析，系統(tǒng)各模塊的實(shí)現(xiàn)，可以分四種情況：
1.利用已有的商品化軟件
以項(xiàng)目管理系統(tǒng)為例，目前市場(chǎng)上的Microsoft Project、P3等項(xiàng)目管理軟件，可以對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、資源的安排進(jìn)行調(diào)控、對(duì)資金流量等進(jìn)行計(jì)算，同時(shí)可以實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度情況，并輸出詳細(xì)的報(bào)表以供決策使用。至于人員管理系統(tǒng)、工程圖紙數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以利用成熟的商品化軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
2.在現(xiàn)成的商品化軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行再開(kāi)發(fā)
監(jiān)理文件生成系統(tǒng)，如投標(biāo)書生成系統(tǒng)、監(jiān)理細(xì)則生成系統(tǒng)和監(jiān)理規(guī)劃生成系統(tǒng)，可以利用Office軟件的VBA(Visual Basic for Appliacation)開(kāi)發(fā)工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。VBA開(kāi)發(fā)系統(tǒng)可以充分利用Office的軟件功能，便于開(kāi)發(fā)，而且不易出錯(cuò)。開(kāi)發(fā)這些模塊，首要任務(wù)是考慮各種條件，然后針對(duì)各種條件寫入相應(yīng)的條文。在應(yīng)用時(shí)，只需運(yùn)行相應(yīng)的模塊，根據(jù)提示選擇工程類型等實(shí)際情況，并輸入如工程名稱、建設(shè)面積等具體內(nèi)容，即可得到一份完整的監(jiān)理文件。
3.利用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)和管理信息系統(tǒng)
如Visual Foxpro、Microsoft SQL Server等。對(duì)公司項(xiàng)目情況管理系統(tǒng)、公司監(jiān)理資料管理系統(tǒng)、項(xiàng)目部監(jiān)理資料管理系統(tǒng)、工程資料查詢系統(tǒng)和監(jiān)理月報(bào)生成系統(tǒng)，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)工具編程實(shí)現(xiàn)。其中，項(xiàng)目部監(jiān)理資料管理系統(tǒng)的內(nèi)容包括生成監(jiān)理規(guī)劃和當(dāng)?shù)毓こ探ㄔO(shè)監(jiān)理有關(guān)主管部門所規(guī)定的各種表式，同時(shí)，還要考慮相關(guān)報(bào)表的邏輯聯(lián)系，考慮數(shù)據(jù)的冗余性，盡量以最少的數(shù)據(jù)輸入生成所需的報(bào)表。同時(shí)，還需要考慮字段級(jí)、紀(jì)錄級(jí)和數(shù)據(jù)庫(kù)表之間的數(shù)據(jù)完整性、字段有效性等，避免無(wú)效甚至是錯(cuò)誤的輸入。
4.利用高級(jí)程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言開(kāi)發(fā)專家系統(tǒng)
如Visual Basic或Visual C++，可以利用Visual Basic編寫主要的邏輯判斷模塊和界面，利用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件編寫知識(shí)庫(kù)，這樣可以減少代碼長(zhǎng)度并優(yōu)化速度，同時(shí)有利于知識(shí)庫(kù)的更新維護(hù)。
上述各種設(shè)計(jì)方法，將自編軟件和商品化軟件相結(jié)合，針對(duì)各種模塊，分別采用了不同的軟件開(kāi)發(fā)工具，這樣可以減少系統(tǒng)設(shè)計(jì)的工作量。另一方面，采用模塊化的設(shè)計(jì)手段，使得用戶可以按需開(kāi)發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)，在應(yīng)用中對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，最終完成整個(gè)工程建設(shè)監(jiān)理管理系統(tǒng)。
考慮到發(fā)展趨勢(shì)，在開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的同時(shí)，可以適當(dāng)考慮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用BS架構(gòu)，可以更好地將項(xiàng)目部與公司管理部門相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)縫連接。但是，考慮到項(xiàng)目部的辦公場(chǎng)所一般條件較差，很多情況下不能進(jìn)行寬帶上網(wǎng)，大量的工程資料很難通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，因此，在開(kāi)發(fā)的時(shí)候以單機(jī)版為主。
上述各模塊對(duì)硬件的要求不高，目前的計(jì)算機(jī)都能很好地加以實(shí)現(xiàn)。對(duì)于其中個(gè)別模塊，如工程圖紙數(shù)據(jù)庫(kù)，需要配備工程掃描儀，這可以在企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一配置，也可以利用設(shè)計(jì)單位原始的設(shè)計(jì)文件。另外，監(jiān)理資料的錄入，需要配備掃描儀。
四、實(shí)際應(yīng)用
根據(jù)上述的設(shè)計(jì)思路，作者開(kāi)發(fā)了監(jiān)理規(guī)劃自動(dòng)生成系統(tǒng)、工程質(zhì)量事故分析專家系統(tǒng)、工程資料管理系統(tǒng)并應(yīng)用于工程實(shí)際。使用這些軟件后，工作效率大大提高，資料的歸檔、查詢等占用的時(shí)間減少，資料的出錯(cuò)率大為降低，工程資料的遺缺、錯(cuò)漏現(xiàn)象基本上得到杜絕。這使得工作人員可以抽出更多的時(shí)間對(duì)工程的進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行控制。這些系統(tǒng)的研究已取得了階段性的成果。
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