檔案保護(hù)論文電子稿
檔案保護(hù)論文電子稿
檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)主要研究檔案制成材料變化規(guī)律和檔案保護(hù)技術(shù)方法,以最大限度地延長檔案的壽命。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的關(guān)于檔案保護(hù)論文電子稿的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!
檔案保護(hù)論文電子稿篇1
淺析醫(yī)院電子檔案的管理與保護(hù)
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的日益普及，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在醫(yī)院各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用與發(fā)展，檔案信息的利用方式網(wǎng)絡(luò)化、便捷化大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。尤其是電子檔案的大量產(chǎn)生，無疑對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提出了新的巨大挑戰(zhàn)。如何保護(hù)、管理和利用好這些電子檔案也成為醫(yī)院管理者和檔案工作人員的新課題、新要求。只有懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序,了解電子文檔的整理與保護(hù)，才能為醫(yī)院發(fā)展提供完善的信息保障。
一、樹立電子檔案獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念
在當(dāng)今信息萬變的知識(shí)浪潮中,醫(yī)院各部門的檔案是獨(dú)有的原始記錄,記錄著醫(yī)院的科研發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)以及廣大患者的個(gè)人信息,如果醫(yī)院的檔案資料收集、整理、保管不好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給醫(yī)院和個(gè)人造成無法挽回的損失。每個(gè)崗位上的工作人員都要從思想上高度重視每一份電子文件和資料，隨時(shí)做好保存和歸檔處理。目前,我國已出臺(tái)了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等,學(xué)習(xí)好法律法規(guī)，
二、醫(yī)院電子檔案的整理
目前,醫(yī)院電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項(xiàng)工作,應(yīng)按檔案種類分別組盤整理。
1.文書電子檔案整理
(1)內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。一是按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。二是將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤的統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于機(jī)對盤內(nèi)文件查找。
(2)外來文件。
通過文書室處理,掃描成影像文件進(jìn)入,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級(jí)和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號(hào)、檔號(hào)等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
2.科技電子文件歸檔
醫(yī)院作為高科技專業(yè)知識(shí)和技術(shù)密集單位，科技電子文件檔案種類較多,可以按照醫(yī)療、科研、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、聲像檔案分類管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。
(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
(2)設(shè)備檔案。醫(yī)院引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí),商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì),而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí),應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。
3.電子文件整理
(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。
(2)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
三、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。
1.軟磁盤的保護(hù)
(1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。
(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。
(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)機(jī)的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
(6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。
2.光盤的保護(hù)
(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。
(3)注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感,陽光的直射會(huì)使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次,轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。
四、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施
1、加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級(jí)各類人員的責(zé)任;歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際;歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確;注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題。
2、從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量。為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。
3、檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
4、為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
5、要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理。一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。
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