檔案保護論文5000字(2)
檔案保護論文5000字
檔案保護論文5000字篇2
試談人事檔案保護和管理工作
摘 要：人事檔案管理在醫(yī)院人事管理工作中具有重要意義。它是醫(yī)院人事管理工作的依據，是醫(yī)院選拔管理人才的重要依據，是改革工資制度的重要標準，是醫(yī)院員工晉升制度的參考。但是在當今社會醫(yī)院人事檔案管理工作還存在許多問題。該文通過對人事檔案管理的重要性和當今醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題進行具體分析，為醫(yī)院的人事檔案管理工作提出建議和對策，促進我國醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展。
關鍵詞：人事檔案 管理 醫(yī)院
人事檔案是指醫(yī)院人事部門對醫(yī)院員工的個人資料、學歷經歷、思想品德、技能水平、績效考核等信息的記錄，這些記錄基本都是員工個人成長檔案，表現(xiàn)了員工成長軌跡、職務的晉升、社會關系等信息。人事檔案的內容有個人簡歷、學歷、成績、專業(yè)技能、政治材料、工作材料、獎懲材料等資料。人事檔案的內容需要經過人事部門審核進行蓋章簽字的真實內容，不是隨便填寫的，因此具有真實性和保存性。
1 人事檔案在醫(yī)院人事管理工作中的重要性
1.1 人事檔案是醫(yī)院選拔人才的重要依據
醫(yī)院人事檔案的管理主要是針對醫(yī)院醫(yī)護人員，它管理和存檔了醫(yī)護人員的個人信息。醫(yī)護人員完整的醫(yī)護檔案顯示出了個人全面的真實的信息，為醫(yī)院選拔人才提供依據。醫(yī)院根據人事檔案閱讀和查詢醫(yī)護人員的學業(yè)和工作的真實完整資料信息，從中分析個人成長的特點和規(guī)律，分析個人是否適合醫(yī)院提供的崗位，為醫(yī)院識別人才和未來人才的培養(yǎng)提供真實的資料和依據。醫(yī)院通過人事檔案對醫(yī)護人員的年齡狀況、學位專業(yè)、知識水平、業(yè)務能力以及思想道德水平進行了解和分析，可以識別出優(yōu)秀的高素質的管理干部人選，不斷建設醫(yī)院的優(yōu)秀干部團隊。醫(yī)院根據人事檔案改革人事制度，積極引進先進人才，從中選拔出優(yōu)秀的業(yè)務精英，有利于醫(yī)院業(yè)務人才隊伍的建立。人事檔案又為領導干部的管理工作提供參考依據，使管理者的決策更準確。
1.2 人事檔案有利于促進醫(yī)院工資制度的改革
員工的人事檔案是工資制度不斷完善的重要依據。醫(yī)院堅持以檔案為基本，依據檔案中人員的學歷、工齡、職稱等信息資料，對員工工資進行調整和改革。醫(yī)院工資制度的調整和改革必須根據國家文件的標準和醫(yī)院的具體情況，做到具體問題具體分析。工資待遇的提高有利于增加員工的積極性，留住老員工，形成良性的競爭，促進醫(yī)院的經濟效益。
1.3 人事檔案為員工職稱的評定提供依據
人事檔案為醫(yī)院專業(yè)人員職稱的評定提供了具體真實的依據。從我國實施專業(yè)技術職稱制度以來，評審和參加考試的社會各類人才都必須具有真實的資料。人事檔案就是鑒定學歷和技能的證據，它體現(xiàn)出了個人全面的信息，為個人職位的晉升和專業(yè)能力提供真實詳細的文字資料，保證了職稱評定和晉升的公平、公正、合理性。
2 當前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題
在當前社會發(fā)展中，醫(yī)院的人事管理工作中越來越重要。而現(xiàn)階段醫(yī)院人事管理工作還存在許多不足和問題，不僅降低了檔案管理的工作效率，還影響了整個醫(yī)院的管理工作。主要有以下幾方面問題。
2.1 缺乏專業(yè)檔案管理人員
目前醫(yī)院專業(yè)檔案管理人才少，具有專業(yè)人事檔案管理知識和技能的人員更少。許多醫(yī)院大部分人事檔案管理人員都是非專業(yè)人員，是人事部門的人員進行管理，不具備專業(yè)知識。而且人員崗位流動性大，基本來沒來得及熟悉檔案管理的工作職責就又被分配到其他崗位。從事人事檔案管理的人員有些事快退休的老同志或者不能勝任其他崗位的人員，這樣不利于醫(yī)院檔案管理工作的正常進行。
2.2 人事檔案管理人員的專業(yè)素質弱
由于檔案管理的人員缺乏導致醫(yī)院人事檔案管理人員基本是非專業(yè)人員或者是快退休的老員工。這些員工不具備專業(yè)的檔案管理知識或先進的管理經驗，檔案管理知識陳舊過時，跟不上當今醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院整個人事檔案管理團隊的綜合素質不高，這些會造成工作效率降低，影響整個醫(yī)院的管理工作。
2.3 對人事檔案管理工作的重視度不高
大多數(shù)管理人員對人事檔案管理工作沒有積極的認識，工作積極性不高。醫(yī)院領導認為人事檔案管理不影響醫(yī)院的經濟效益，對檔案管理工作的監(jiān)督少。這些原因會導致醫(yī)院對人事檔案管理的人才、資源、財務等投入不足，使醫(yī)院的檔案管理工作只能停留在最基本的收集保管階段，不能充分發(fā)揮人事檔案管理對醫(yī)院人才開發(fā)的作用。資源和資金的匱乏使人事檔案管理的基礎設施落后，保存方法落后，為今后檔案的查閱調動造成不利影響。
2.4 人事檔案管理方式落后
醫(yī)院人事檔案管理方式落后，基本采用純手工的收集整理保存方式，缺乏現(xiàn)代電子信息技術的支持，計算機管理方式不普及，檔案管理方式落后。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式不利于提高工作效率，也會間接的影響醫(yī)院相關工作的順利進行。
3 做好醫(yī)院人事檔案管理工作的對策
3.1 提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質
醫(yī)院人事檔案管理工作是一項較為復雜的管理工作，在技術和專業(yè)上都有較高的要求。因此，醫(yī)院人事檔案管理人員必須具備專業(yè)的管理理論知識，還要具有較強的業(yè)務能力，對醫(yī)院的發(fā)展具有一定的觀察力，能夠根據醫(yī)院發(fā)展的需要及時對醫(yī)院人事檔案管理工作進行創(chuàng)新。對醫(yī)院管理檔案人員進行培訓學習，系統(tǒng)的學習檔案管理專業(yè)知識和技能，學習了解最先進的管理技術知識;完善人事檔案管理知識的考核，不定期對檔案管理人才進行考試，對考核優(yōu)秀的員工進行獎勵，加強對專業(yè)知識的熟練程度，提高學習的積極性和主動性;積極宣傳檔案管理有關知識。人事檔案管理人員的文字寫作能力以及文字組織概括能力是人事檔案管理的基礎，現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理人員必須要學習現(xiàn)代化檔案理論知識和管理能力，不斷提高自身的綜合素質，適應新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。 除了提高人事檔案管理人員的知識水平，還要提高其思想道德，培養(yǎng)服務精神，樹立正確的工作觀念。不斷培養(yǎng)檔案管理人才的知識水平、專業(yè)技能、思想道德水平，培養(yǎng)綜合素質高的專業(yè)人事檔案管理人才。
3.2 加強檔案管理意識
首先要提高認識，進一步加強領導對人事檔案管理工作的認識，領導的重視是做好檔案管理工作的重要保證。使醫(yī)院領導重視人事檔案管理，將人事檔案管理納入醫(yī)院工作的重點日程上，加大對人事檔案管理工作的資金投入、人力投入，使醫(yī)院各部門配合支持檔案管理工作，這樣才能使人事檔案管理工作跟上醫(yī)院其他事物發(fā)展的腳步，為醫(yī)院的管理工作提供依據發(fā)揮作用。醫(yī)院領導不僅要高度重視人事檔案管理工作，還要建立檔案管理領導小組，定期對醫(yī)院檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
其次要增強檔案管理人員的檔案意識，使醫(yī)院人員認識到檔案管理的重要性并重視這份工作。醫(yī)院人事檔案管理人員要不斷接受檔案管理培訓，提高自身的業(yè)務素質，強化自身的業(yè)務能力，要對現(xiàn)代化社會的發(fā)展趨勢做到全面的了解，努力成為現(xiàn)代化的管理人員，這樣才能帶動醫(yī)院人事檔案的保護和管理工作。醫(yī)院檔案管理人員要定期進行宣傳活動，提升整個醫(yī)院工作人員和領導對歸檔的認識，使醫(yī)院其他部門積極與檔案管理部門合作，配合醫(yī)院檔案歸檔工作。
3.3 完善人事檔案管理制度
建立科學合理的人事檔案管理制度有利于檔案管理工作的順利進行，使檔案管理工作有章可循。根據醫(yī)院人事檔案的具體情況，建立科學、規(guī)范、完善的檔案管理制度，規(guī)范人事檔案管理工作的工作內容、基本要求、工作流程以及注意事項，制定規(guī)范的人事檔案收集制度、檔案保管保護制度、檔案鑒別制度以及檔案審閱制度等，管理人員要根據檔案管理制度進行工作。將全員的檔案進行統(tǒng)一管理，建立合理有序的人員檔案資料，合理規(guī)范利用人員檔案資料。醫(yī)院人事檔案管理制度的建設上還需要從當前的醫(yī)院發(fā)展出發(fā)，根據社會政治發(fā)展和醫(yī)院發(fā)展的基礎上，對醫(yī)院人事檔案管理工作進行細致的規(guī)劃，在制度上進行整合，使得醫(yī)院人事檔案管理工作更加具體化、規(guī)范化。同時，要不斷豐富醫(yī)院人事檔案管理制度，補充完善人事管理內容，使檔案資料能夠滿足使用者的需要，時人事檔案資料的收集、整理以及保存都有據可依，從根本上避免斷檔以及棄檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。
3.4 引進先進的檔案管理方法
運用現(xiàn)代化的管理方式管理檔案，有利于節(jié)約時間、資料的保存完好和提高工作效率。管理人員必須掌握現(xiàn)代化技術，熟練運用計算機，增強自己的現(xiàn)代化管理意識。醫(yī)院對管理人員進行現(xiàn)代化技術的培訓，使熟練應用電腦檔案管理軟件，運用計算機完成檔案資料的管理。醫(yī)院建立自己的人事檔案信息庫，對人事檔案進行分類收集保存、檢索，提高人事檔案管理人員的工作效率，使電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質檔案。醫(yī)院要與時俱進，加大資金投入，引進先進的檔案管理設施設備和現(xiàn)代化的管理方法，不斷完善醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。
4 建立醫(yī)院人事檔案網頁，開展網上利用服務
充分利用計算機網絡，建立醫(yī)院人事檔案管理網頁。醫(yī)院人事檔案管理部門運用醫(yī)院自己的網站制作檔案網頁，組織上網信息，使人事檔案管理服務系統(tǒng)與醫(yī)院主網站相關聯(lián)，從而實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息的網上檢索，為醫(yī)院人事檔案用戶提供更好的服務。
4.1 建立電子檔案數(shù)據管理中心
醫(yī)院人事檔案網頁要與醫(yī)院信息管理部門相互合作，建立醫(yī)院電子檔案數(shù)據管理中心。這個電子數(shù)據管理中心設立在醫(yī)院人事檔案網頁上，是醫(yī)院信息資料庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據管理中心集中管理網站內部各個單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或保密電子文件查詢、利用服務，這樣既實現(xiàn)了電子檔案信息資源的共享，又保障了醫(yī)院人事檔案的保密性。電子檔案數(shù)據管理中心覆蓋率廣，內容豐富，提高資源的利用率。
4.2 開展在線服務
在信息飛速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的人事檔案利用方式必然發(fā)生變化。社會的信息化改變了人們的工作、學習和生活，人們更加注重信息的時效性。醫(yī)院人事檔案信息更需要注重時效性，通過信息系統(tǒng)、信息網絡及時準確地獲取人事信息。被動的、傳統(tǒng)的、手工式的醫(yī)院人事檔案提供利用方式逐漸被現(xiàn)代化的網上在線服務方式所代替。
4.3 自動上傳收集電子檔案
醫(yī)院人事檔案管理部門可以改變傳統(tǒng)的工作模式，利用互聯(lián)網技術，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，及時有效的收集到醫(yī)院人事檔案信息，并在人事檔案數(shù)據管理中心上進行自動歸檔。
4.4 加強人事檔案的動態(tài)管理
人事檔案不是一成不變的，隨著個人的發(fā)展人事檔案也是不斷變化的。醫(yī)院要建立完善人事檔案的動態(tài)管理，要求檔案管理人員就有動態(tài)管理的意識，及時更新和完善檔案。只有這樣才能為醫(yī)院提供真實可靠、精準的資料，促進醫(yī)院人事管理工作的正常進行。同時，人事檔案設計的資料范圍較廣，在內容上具有一定的廣泛性，需要醫(yī)院各個部門進行及時的溝通和合作，這樣才能提高人事檔案資料的采集和歸檔的工作效率。一些已經形成的資料不能夠及時的進行上交歸檔，這樣就會造成收集渠道不暢通，這時醫(yī)院人好似檔案管理人員要及時采取有效的方法對已經形成的資料進行歸檔，而針對年度考核、醫(yī)院人員成績等材料要按照實際情況進行更改和歸檔。只有工作人員在日常工作中對其進行觀察，采取不定期收集的方式，進行人事檔案的動態(tài)管理，做好相應的溝通工作，自發(fā)、自覺的進行收集工作，才能保證醫(yī)院人事資料的準確性。在人事資料的收集工作上，監(jiān)督工作必不可少，對上交資料的各個渠道進行嚴格的把控，對資料來源進行及時檢查，保障資料收集渠道的暢通。
5 結語
隨著社會不斷的發(fā)展，我國醫(yī)院檔案管理工作也在不斷發(fā)展和完善。醫(yī)院在完善人事檔案管理工作上，要不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質，加強全員的檔案管理意識，不斷完善人事檔案管理體系，引進先進的現(xiàn)代化管理體系和先進的設施設備，加強人事檔案的動態(tài)管理，用先進的科學技術不斷完善人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作的發(fā)展適應醫(yī)院發(fā)展的需要，適應社會發(fā)展的需要。
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