檔案保護工作是檔案工作的重要組成部分,延長檔案保管壽命,已是檔案工作者需要解決的難題。下文是學習啦小編為大家搜集整理的關于檔案保護論文文檔下載的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　檔案保護論文文檔下載篇1

　　淺談電子檔案的整理和保護及特征

　　【摘 要】電子技術的迅猛發(fā)展和推廣，使檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍，從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來新的機遇與挑戰(zhàn)。如何面對電子檔案的優(yōu)長與不足，使檔案工作在網(wǎng)絡化、數(shù)字化的環(huán)境中生存與發(fā)展，成為我們不得不思考的問題。

　　【關鍵詞】電子檔案;檔案管理;特征分析;存在不足;檔案整理

　　一、電子檔案的主要特征分析

　　1.實體的虛擬化

　　現(xiàn)有的檔案都是固定在某一載體上的，有的是紙張，有的是光盤或磁帶，而電子檔案是存儲在計算機網(wǎng)絡中的，對于單一文稿而言，它的實體是無形的，是看不到摸不著的。電子檔案海量信息，使得未來的數(shù)字檔案存儲只能是分布式的，沒有具體的特定場所，用戶調(diào)看或利用的資源可能存儲在本地、本國，也可能存儲在異地、異國。

　　2.手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、多媒體化

　　過去檔案全是手工操作，數(shù)字檔案則不然。它從資料的采集、整理、加工、歸檔都是依托數(shù)字和網(wǎng)絡環(huán)境。它是通過網(wǎng)絡、收集地方信息;或將收集到的其它載體信息進行數(shù)字化處理;利用計算機和網(wǎng)絡，就其內(nèi)容和展示手段而言，數(shù)字檔案是多媒體的，它的文本、圖片、音頻、視頻，融于一體，甚至通過超文本鏈接、跨庫關聯(lián)等方式擴展內(nèi)容。用戶通過網(wǎng)絡在線閱讀和利用，并可以選擇瀏覽的界面(如數(shù)據(jù)庫式、網(wǎng)頁式等)、版式(不同的網(wǎng)頁模板和風格、顏色等，也可以選擇下載、打印、刻錄光盤及個性化的保存需求的檔案文獻。

　　3.時效性強，周期短

　　檔案是一個浩大的工程，需要耗費大量的人力物力。用傳統(tǒng)的方法，少則一年，多則幾年。而數(shù)字檔案采用新的手段和方式，通過網(wǎng)絡采集、數(shù)字化管理、計算寫作、電子郵件聯(lián)系。新的技術手段減輕了勞動強度，減少了多種的環(huán)節(jié)和時間，大大縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正錯訛或更新資料都十分方便，電子檔案的內(nèi)容可以是實時的，可以反映最新的情況。

　　4.交互性的和個性化檔案

　　在電子檔案的模式下，文稿的提供者與用戶緊密地聯(lián)系在一起，用戶之間都可以十分便利地溝通，甚至在一定的條件下角色可能會發(fā)生轉化，具有空前環(huán)境下的交互性。另一方面，電子檔案的形式是在線的、實時的、網(wǎng)絡化的。有些檔案利用過程也可以不經(jīng)過現(xiàn)場來進行，通過有關數(shù)字化的網(wǎng)絡就可能完成。

　　5.成本低、風險小

　　電子化的文稿從形成的整個環(huán)節(jié)都是通過計算機網(wǎng)絡完成的，不費一紙一筆，而網(wǎng)絡技術、數(shù)字技術，又使得遠距離、大容量傳輸和通訊更便捷、更廉價。過去檔案所需要投入的大量郵寄、通訊、復印、打字、裝訂等費用都節(jié)省下來，這些都直接降低了成本。

　　6.加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化

　　電子檔案在資源加工、整合有特定的統(tǒng)一標準，如統(tǒng)一的壓縮化、編碼技術、視頻格式、元數(shù)據(jù)標準、瀏覽平臺等，它依托互聯(lián)網(wǎng)服務，不同部門的檔案是可以共享的，并可以實現(xiàn)跨庫關聯(lián)和檢索。數(shù)字化的編輯出版方式，使得方志的編撰常態(tài)化，可以收集到大量的資料，有效避免了過去因為編撰時間太長遺漏過多的現(xiàn)象。與標準化加工和海量信息相適應，在檢索技術上，電子檔案是智能化的。檢索系統(tǒng)能夠自動地分析檢索條件與結果，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索，能實現(xiàn)多語言混合檢索及檢索結果的自動排序等功能，為用戶提供最為滿意的信息。

　　二、電子檔案存在不足的有效分析

　　1.電子檔案的文稿有大眾化的趨勢

　　傳統(tǒng)的檔案理念下，領導者和上下級都把握著信息傳遞的關口，決定寫什么內(nèi)容，用什么口徑寫，三級審查制度更是層層把關、安全可靠。電子檔案模式下，更多的社會公眾可以通過網(wǎng)絡參與到檔案各個環(huán)節(jié)：數(shù)字技術就像一把雙刃劍，在給檔案管理工作帶來無限生機的同時，也使傳統(tǒng)的理念和機制面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

　　2.傳統(tǒng)的閱讀習慣，在程序上成為發(fā)展的難題

　　電子檔案有很大的人性化特征，如能全文檢索、跨庫關聯(lián)等，是傳統(tǒng)檔案無法比擬的，但從閱讀習慣來說，人們更習慣于紙質(zhì)書籍，它能自由選擇閱讀姿勢、時間、場合等等。另一方面，電腦對人體健康有一定的危害。

　　3.檔案管理人員操作失誤

　　有的管理人員安全意識不強，用戶口令選擇不慎，或者對軟件不進行保密，有的將自己賬號隨意轉借他人或者與別人共享文檔內(nèi)容，甚至允許他人隨意拷貝文檔，管理人員操作過程中把信息傳輸錯誤等等，這些失誤都是事后無法彌補的。

　　4.檔案管理人員違規(guī)操作

　　檔案管理人員不嚴格執(zhí)行檔案管理法規(guī)制度的相關規(guī)定，就可能出現(xiàn)錄入數(shù)據(jù)識或政策框架隨時消失。其次，電子檔案存儲的磁性材料，從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。

　　三、電子檔案的主要整理形式介紹

　　1.文書電子檔案整理

　　一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入?網(wǎng)絡?，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權限范圍內(nèi)進行查詢。

　　2.科技電子文件歸檔

　　(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

　　(2)設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向?發(fā)展?，國內(nèi)設計院設計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件?內(nèi)容?說明和注意事項。

　　3.會計電子文件整理

　　(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

　　(2)賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

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