檔案保護論文文檔
檔案保護工作是檔案工作的重要組成部分,延長檔案保管壽命,已是檔案工作者需要解決的難題。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的關(guān)于檔案保護論文文檔下載的內(nèi)容,歡迎大家閱讀參考!
檔案保護論文文檔下載篇1
淺談電子檔案的整理和保護及特征
【摘 要】電子技術(shù)的迅猛發(fā)展和推廣,使檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍,從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來新的機遇與挑戰(zhàn)。如何面對電子檔案的優(yōu)長與不足,使檔案工作在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的環(huán)境中生存與發(fā)展,成為我們不得不思考的問題。
【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案管理;特征分析;存在不足;檔案整理
一、電子檔案的主要特征分析
1.實體的虛擬化
現(xiàn)有的檔案都是固定在某一載體上的,有的是紙張,有的是光盤或磁帶,而電子檔案是存儲在計算機網(wǎng)絡(luò)中的,對于單一文稿而言,它的實體是無形的,是看不到摸不著的。電子檔案海量信息,使得未來的數(shù)字檔案存儲只能是分布式的,沒有具體的特定場所,用戶調(diào)看或利用的資源可能存儲在本地、本國,也可能存儲在異地、異國。
2.手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化
過去檔案全是手工操作,數(shù)字檔案則不然。它從資料的采集、整理、加工、歸檔都是依托數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。它是通過網(wǎng)絡(luò)、收集地方信息;或?qū)⑹占降钠渌d體信息進行數(shù)字化處理;利用計算機和網(wǎng)絡(luò),就其內(nèi)容和展示手段而言,數(shù)字檔案是多媒體的,它的文本、圖片、音頻、視頻,融于一體,甚至通過超文本鏈接、跨庫關(guān)聯(lián)等方式擴展內(nèi)容。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在線閱讀和利用,并可以選擇瀏覽的界面(如數(shù)據(jù)庫式、網(wǎng)頁式等)、版式(不同的網(wǎng)頁模板和風(fēng)格、顏色等,也可以選擇下載、打印、刻錄光盤及個性化的保存需求的檔案文獻。
3.時效性強,周期短
檔案是一個浩大的工程,需要耗費大量的人力物力。用傳統(tǒng)的方法,少則一年,多則幾年。而數(shù)字檔案采用新的手段和方式,通過網(wǎng)絡(luò)采集、數(shù)字化管理、計算寫作、電子郵件聯(lián)系。新的技術(shù)手段減輕了勞動強度,減少了多種的環(huán)節(jié)和時間,大大縮短了檔案整理的周期。另外,電子化的檔案,使得修正錯訛或更新資料都十分方便,電子檔案的內(nèi)容可以是實時的,可以反映最新的情況。
4.交互性的和個性化檔案
在電子檔案的模式下,文稿的提供者與用戶緊密地聯(lián)系在一起,用戶之間都可以十分便利地溝通,甚至在一定的條件下角色可能會發(fā)生轉(zhuǎn)化,具有空前環(huán)境下的交互性。另一方面,電子檔案的形式是在線的、實時的、網(wǎng)絡(luò)化的。有些檔案利用過程也可以不經(jīng)過現(xiàn)場來進行,通過有關(guān)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)就可能完成。
5.成本低、風(fēng)險小
電子化的文稿從形成的整個環(huán)節(jié)都是通過計算機網(wǎng)絡(luò)完成的,不費一紙一筆,而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù),又使得遠距離、大容量傳輸和通訊更便捷、更廉價。過去檔案所需要投入的大量郵寄、通訊、復(fù)印、打字、裝訂等費用都節(jié)省下來,這些都直接降低了成本。
6.加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化
電子檔案在資源加工、整合有特定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),如統(tǒng)一的壓縮化、編碼技術(shù)、視頻格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、瀏覽平臺等,它依托互聯(lián)網(wǎng)服務(wù),不同部門的檔案是可以共享的,并可以實現(xiàn)跨庫關(guān)聯(lián)和檢索。數(shù)字化的編輯出版方式,使得方志的編撰常態(tài)化,可以收集到大量的資料,有效避免了過去因為編撰時間太長遺漏過多的現(xiàn)象。與標(biāo)準(zhǔn)化加工和海量信息相適應(yīng),在檢索技術(shù)上,電子檔案是智能化的。檢索系統(tǒng)能夠自動地分析檢索條件與結(jié)果,提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索,能實現(xiàn)多語言混合檢索及檢索結(jié)果的自動排序等功能,為用戶提供最為滿意的信息。
二、電子檔案存在不足的有效分析
1.電子檔案的文稿有大眾化的趨勢
傳統(tǒng)的檔案理念下,領(lǐng)導(dǎo)者和上下級都把握著信息傳遞的關(guān)口,決定寫什么內(nèi)容,用什么口徑寫,三級審查制度更是層層把關(guān)、安全可靠。電子檔案模式下,更多的社會公眾可以通過網(wǎng)絡(luò)參與到檔案各個環(huán)節(jié):數(shù)字技術(shù)就像一把雙刃劍,在給檔案管理工作帶來無限生機的同時,也使傳統(tǒng)的理念和機制面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。
2.傳統(tǒng)的閱讀習(xí)慣,在程序上成為發(fā)展的難題
電子檔案有很大的人性化特征,如能全文檢索、跨庫關(guān)聯(lián)等,是傳統(tǒng)檔案無法比擬的,但從閱讀習(xí)慣來說,人們更習(xí)慣于紙質(zhì)書籍,它能自由選擇閱讀姿勢、時間、場合等等。另一方面,電腦對人體健康有一定的危害。
3.檔案管理人員操作失誤
有的管理人員安全意識不強,用戶口令選擇不慎,或者對軟件不進行保密,有的將自己賬號隨意轉(zhuǎn)借他人或者與別人共享文檔內(nèi)容,甚至允許他人隨意拷貝文檔,管理人員操作過程中把信息傳輸錯誤等等,這些失誤都是事后無法彌補的。
4.檔案管理人員違規(guī)操作
檔案管理人員不嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理法規(guī)制度的相關(guān)規(guī)定,就可能出現(xiàn)錄入數(shù)據(jù)識或政策框架隨時消失。其次,電子檔案存儲的磁性材料,從保存時限上說最長也就100年,而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定,遇熱、濕、強磁場或技術(shù)升級等問題極容易丟失或破壞。再次,電子檔案在某種意義上說是“電”檔案,它依賴于電能。
三、電子檔案的主要整理形式介紹
1.文書電子檔案整理
一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤;第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入?網(wǎng)絡(luò)?,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。
2.科技電子文件歸檔
(1)基建檔案?;n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質(zhì)文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
(2)設(shè)備檔案。企業(yè)引進技術(shù)和購置各種設(shè)備時,外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向?發(fā)展?,國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計,而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應(yīng)該附上電子文件?內(nèi)容?說明和注意事項。
3.會計電子文件整理
(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時,應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等,同時還應(yīng)附移交清單,作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。
(2)賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統(tǒng),其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。
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