高??荚嚈n案信息的科學化管理(2)
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李艷1由 分享
三、高??荚嚈n案信息科學化管理的舉措
按照以上原則的指導,高??荚嚈n案信息的科學化管理應當推進以下工作:
第一,構建雙軌制檔案信息管理模式。高校各類考試信息首先是以紙質(zhì)檔案的形式生成,然后才能錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),創(chuàng)建電子檔案。如果要提升檢索效率,就必須依托電子檔案,但又不能終止對紙質(zhì)檔案的存儲和管理。所以只有區(qū)分電子檔案和紙質(zhì)檔案的不同管理需求與方法,以雙軌制的管理模式開展工作才能體現(xiàn)科學化的管理水準。在紙質(zhì)檔案管理方面,檔案人員應明確封存入庫的年限和年限期間內(nèi)的檔案使用功能,如以10年為一個基本年限結點,過期將主要以封存的形式保管,在10年之內(nèi)可以視具體情況而翻查原始檔案。需要特別注意的是,一般對高校考試信息的使用查詢多是以量化信息為形式,即具體的成績、參考人數(shù)、成果數(shù)量等,少數(shù)個別錯誤判定、特殊檔案信息的增加才涉及對原始檔案的翻查整理。這就要求紙質(zhì)檔案的使用應更加嚴格規(guī)范,如無特殊情況,應以使用電子檔案查詢?yōu)橹?,盡可能確保紙質(zhì)檔案的安全保密。
第二,建立專業(yè)的考試檔案信息管理平臺。在高效性原則的指導下,系統(tǒng)規(guī)劃檔案信息平臺的功能成為檔案管理工作的重中之重。有的高校在教務處內(nèi)部信息系統(tǒng)中含有以學號進行存儲的院系學分成績統(tǒng)計,專業(yè)的考試檔案信息平臺可以采取和教務處網(wǎng)絡設立鏈接和關聯(lián)的方式,實現(xiàn)資源共享。為實現(xiàn)多種類型考試信息綜合管理的現(xiàn)實需求,信息平臺應設置不同的分類索引,便于分類查詢和統(tǒng)計。信息平臺首先應將考試類型作為基本分類,每一項考試以身份證號、學號、教師工號作為核心索引,從而有利于以個人唯一識別信息為基礎,綜合管理個人的多項考試成績,如個人跨年度考試信息結果的增加。不同考試類型之間以上述號碼為關聯(lián)依據(jù),同時要對學生、教師、檔案管理人員以及相關負責領導分設不同的查詢權限,嚴格高??荚囆畔⒌谋C芄芾?。
第三,開展年度考試檔案信息的分析研究。高校檔案部門每年應組織專人對以往和最新考試檔案信息進行研究,從中提取有價值的信息應用到教學和管理工作中。為此,高??沙闪m棛n案研究團隊,如各學科小組委派專人,每年和檔案管理人員配合,定期開展檔案研討,撰寫年度分析報告。比如為服務高校人才建設工程,對比分析近5年教師職稱考試變革對業(yè)務素質(zhì)提升的貢獻程度,高校學生入學考試改革與學生綜合能力培養(yǎng)間的關系等,從而使原本處于靜態(tài)的考試檔案信息產(chǎn)生動態(tài)性的實用功能。
從考試檔案中挖掘有價值的信息對高校教學和管理的發(fā)展具有十分積極的意義。遵循科學的原則和方向,建立有效的管理舉措,高校考試檔案信息的管理將會呈現(xiàn)更多新的成果。
主要參考文獻
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