行政秘書工作的畢業(yè)論文

　　行政秘書工作的畢業(yè)論文篇2

　　試談做好高校二級學院行政秘書工作的策略

　　摘 要：行政秘書工作在高校行政管理中起著重要的作用，是行政管理的基層崗位，行政秘書是一線管理者，地位比較獨特，在行政管理中起到助手、組織、協(xié)調、服務的作用。行政秘書承擔了二級學院辦公室當中的各項工作內(nèi)容，能夠保障二級學院的正常運轉。該文介紹了高校二級學院行政秘書工作的特點，行政秘書的職責以及行政秘書應該具備的素質，并且對如何做好行政秘書工作提出了一些建議和方法。

　　關鍵詞：高校 二級學院 行政秘書

　　高校辦公室是重要的職能部門，是學校正常運轉的紐帶，協(xié)調和溝通上下級，行政秘書是學院領導的助手，是領導和教職工的潤滑劑。中國的高等教育正在迅速發(fā)展，高等教育已經(jīng)從精英教育轉換為大眾教育，高校的規(guī)模不斷擴大，教學形式多元化，這使得高校在教學質量、學術水平以及辦學效益方面不斷提高，隨著高校管理體制改革的深入，高校正在大力開展與社會和其他高校的交流合作，高校二級學院行政秘書工作面臨著挑戰(zhàn)，所以，提高行政秘書的工作能力能夠提高學院的管理水平，促進學校健康發(fā)展。

　　1 行政秘書的工作特點

　　教學管理在高校管理中有很重要的作用，教學質量的管理是教學管理的核心，也是人才培養(yǎng)的保證，教學秘書是教務管理的執(zhí)行者，教學活動的組織者，是教師與學生、教師與教師、上級和下級的紐帶，行政秘書工作滲透到教學的各個環(huán)節(jié)當中，有不可忽視的作用。

　　1.1 輔助性

　　行政秘書的工作主要是協(xié)助學院領導完成工作任務，學院領導不僅要做好行政工作，還要完成教學和科研的任務，不可能做到面面俱到，因此，行政秘書要完成領導布置的工作內(nèi)容，還要進行跟蹤以及督促，把工作中出現(xiàn)的任何問題都要回饋給領導。

　　1.2 繁瑣性

　　行政秘書每天都有大量繁雜的工作要處理，很多時候都是好幾件事情一起辦，要與不同的人員接觸，解決他們提出的問題，實際工作內(nèi)容特別繁瑣。經(jīng)常有需要反復辦理的事情，每天都要收文件，并且把有關文件上傳學院的網(wǎng)站，把應該辦理的事物一一通知，教職工職稱的申報以及考核都要一步步辦理。

　　1.3 服務性

　　行政秘書首先要服務與師生，這是最基本的職能，要為師生營造一個和諧的工作學習環(huán)境，其次要服務于教學和科研，要及時傳達學校的科研信息，為教師和科研工作人員的工作提供方便，再次，行政秘書還要服務于學院的決策，為了確保領導決策的科學性，要及時并且準確的給領導提供調查和統(tǒng)計的信息，收集整理資料，提供決策的建議，做好領導的助手。行政秘書要維持學院正常的教學秩序，保證教學任務順利完成，加強與師生的溝通，把服務落實到工作的方方面面，為日常教學活動提供保障。

　　1.4 組織協(xié)調性

　　教學管理涉及到很多方面，行政秘書在管理工作中負責組織和落實教學工作，比如排課、調課、訂教材、落實教學計劃、安排考試、成績管理、畢業(yè)生資格審查、考核教師等等。由于很多行政管理的活動呈現(xiàn)網(wǎng)絡的關系，教學任務是由多個部門共同完成的，行政秘書要做好溝通、組織和協(xié)調的作用，如果行政秘書的協(xié)調工作沒有做好，會產(chǎn)生矛盾、混亂，嚴重影響教學質量。

　　2 行政秘書的職責

　　二級學院行政秘書工作的主要職責是協(xié)助學院辦公室主任做好各項行政工作，工作內(nèi)容涉及到很多方面，第一，日常工作，負責學院的文件、信息以及資產(chǎn)管理等工作。文件管理主要是進行文件的登記、傳達、反饋和歸檔。信息管理工作主要收集教職工的個人詳細信息。資產(chǎn)管理工作主要是保管和發(fā)放辦公用品，采購辦公設備和辦公家具等固定資產(chǎn)，并且配合資產(chǎn)管理部門進行資產(chǎn)的盤點和清查。第二，文字工作，起草并下達學院通知，起草各類會議的材料，協(xié)助領導制定規(guī)章制度和工作的規(guī)劃。第三，人事工作，做好本院教職工的招聘和考核，向新員工講解規(guī)章制度，做好新員工的培訓工作。第四，外聯(lián)工作，他人來學院咨詢或者調研的話，要做好接待工作。

　　3 行政秘書應具備的素質

　　3.1 思想政治素質

　　思想政治素質是高校行政人員的靈魂所在，行者秘書直接為教學科研工作和廣大師生服務，他們的政治素質顯得尤其重要，必須遵守高校制定的各項規(guī)章制度，貫徹黨的方針路線。要有堅定的思想覺悟，加強政治理論的水平，還要具備良好的工作作風，有強烈的事業(yè)心和責任心，為人政治，有奉獻精神，要時刻端正自己的態(tài)度。

　　3.2 文化素質

　　高校里人才濟濟，如果行政秘書的文化素質不高，在實際的工作過程中會遇見很多問題，所以二級行政學院的秘書要具備一定的文化素質。要有行政管理學的知識，掌握先進的管理理念，使得管理工作合理規(guī)范;具備心理學知識，由于行政秘書所接觸的人員很廣泛，一定的心理學知識能夠提高工作的效率;具備檔案學的知識，行政秘書的常規(guī)工作就是檔案管理，規(guī)范的檔案管理可以減少查找資料的時間;具備計算機知識，由于現(xiàn)代化水平逐漸提高，行政秘書要不斷提高計算機操作的水平，趕上時代的發(fā)展。還要有自己的興趣愛好，拓寬自己的視野，提高文化素養(yǎng)。

　　3.3 良好的心理素質

　　由于行政秘書工作瑣碎繁雜，行政秘書要具有良好的心理素質才能從容應對，要保持樂觀的情緒，對自己的工作充滿興趣，能夠適應環(huán)境，發(fā)揮自己的潛能，還要營造和諧的人際關系，經(jīng)受住挫折，把消極變作積極，把被動變作主動。

　　3.4 個人能力素質

　　所謂能力素質，指的是擔任某一角色所具備的能力，行政秘書應該具備的個人能力的素質有：文字功底以及口頭表達能力，要具備一定的書面表達能力和寫作的能力，熟知各種文書的格式和寫法，吃透上級的文件精神，做到筆能成文。語言表達應該清楚明白，簡明扼要，注意用詞，做到文思敏捷，對領導如實反映事情真相，向下級準確表達領導意思。要提高普通話水平，英語口語水平，平時說話多加注意，勤于練習。組織協(xié)調能力，善于協(xié)調領導與師生的關系，巧妙解決各方矛盾。安排時間的能力，對雜亂的工作內(nèi)容要給出合理的安排，有計劃分配自己的時間，提高工作效率。還有具備學習能力，要貫徹終身學習的思想，拓寬學習領域，讓自己的知識儲備更豐富。 　　4 做好高校二級學院行政秘書工作的建議

　　4.1 加強創(chuàng)新理念

　　創(chuàng)新理念指的是行政秘書要沖破長期以來的偏見，熱愛本職工作，一些行政秘書放棄了自己的專業(yè)，把主要的經(jīng)歷都放在教學管理方面，他們付出了更多的努力，但是一些高校的領導缺乏對行政秘書工作的正確認識，輕視他們在教學管理中所發(fā)揮的重要作用，在崗前培訓、工作待遇以及評定職稱方面不夠重視，這使得一些行政秘書工作人員不熱愛自己的工作，尋找機會離開自己的工作崗位去尋求新的發(fā)展。這就要求高校行政秘書有較高的政治覺悟，有強烈的責任感，加強全心全意為教學服務的精神，勇于奉獻，通過出色的工作來實現(xiàn)自身價值。

　　4.2 加強合作精神

　　任何新事物的出現(xiàn)和先進的工作方法都會隨著時間的推移而落伍，行政秘書只有不斷改變工作方法，積極探索新思路，更好履行自己的職責。辦公室的工作方法比較多，但是通常采用分工合作的方式，過細的分工使得協(xié)調工作變的復雜，而且妨礙創(chuàng)造力的發(fā)揮，協(xié)力合作能夠使得協(xié)調工作變得簡單化，團隊的形式來完成工作，能夠發(fā)揮個人所長，提高工作質量。比如，舉辦新生開學典禮，可以把辦公室人員組成一個團隊，有美術功底的人員可以負責藝術大字和布置會場，有公關能力的人員做好外聯(lián)工作，有文字功底的人員撰寫發(fā)言稿，通過團隊合作，能夠有條不紊的完成各項工作。

　　4.3 創(chuàng)新工作方法

　　科學的工作方法是行政秘書順利完成行政管理工作的重要條件，也是行政秘書工作能力強弱的重要體現(xiàn)，有了科學的工作方法，行政秘書工作才能收到事半功倍的效果。從行政秘書工作的特點看，配合新時期高校行政管理改革和發(fā)展的需要，其工作方法必須實現(xiàn)創(chuàng)新。第一，行政秘書要有開拓創(chuàng)新的精神，在做好服務性、輔助性、協(xié)調性工作的基礎上，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極思考，敢于突破條條框框，努力探索行政管理的新途徑、新方法和新思路，做到與時俱進，不斷提高。第二，在掌握行政管理規(guī)律的基礎上，實現(xiàn)行政管理的科學化、制度化、規(guī)范化。第三，理清頭緒，分清主次，集中匯報，重點處理。第四，必須有嚴謹求實的工作作風，任何時候都不可有絲毫的疏漏和懈怠，做到靜心、耐心、細心。第五，要深入教師和學生中，一方面了解他們的工作和學習情況，幫助他們排憂解難;另一方面有些常規(guī)性的工作可以交給他們?nèi)プ?，這樣既可以充分調動師生工作的積極性，又減輕行政秘書的工作壓力;第六，在行政管理各環(huán)節(jié)上要充分利用計算機和網(wǎng)絡技術，實行“電子教務”，即一些臨時性的事務通知，及一些行政管理文件，完全可以通過網(wǎng)絡發(fā)布出去，師生都養(yǎng)成從校園網(wǎng)上查看行政管理信息的習慣，使行政管理工作更快捷、更高效。

　　總之，做一名高校辦公室的行政秘書，要履行好工作職責，勝任工作崗位，就必須提高自身的素質，在公與私、名與利、苦與樂等諸多落差面前，守得住清貧，耐得住寂寞，經(jīng)得起考驗，挑得起重擔。

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