摘要：長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)中秘書(shū)人員績(jī)效考核工作的開(kāi)展都困難重重，文章從現(xiàn)存的企業(yè)秘書(shū)績(jī)效考核方式、考核方法、考核標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)狀入手，通過(guò)分析，指出企業(yè)在進(jìn)行秘書(shū)人員的績(jī)效考核工作中應(yīng)該關(guān)注的關(guān)鍵點(diǎn)，并提出了一系列的改進(jìn)措施。
　　關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書(shū)；績(jī)效考核；改進(jìn)措施
　　秘書(shū)，是每一個(gè)具有完善的組織經(jīng)營(yíng)機(jī)制的企業(yè)所必須具備的特殊而重要的職位。在一個(gè)企業(yè)中，秘書(shū)是最接近企業(yè)管理核心的行政人員之一，其作為企業(yè)高級(jí)管理者的重要輔助者，是企業(yè)中不可或缺的角色。但是另一個(gè)方面由于秘書(shū)工作的復(fù)雜性和瑣碎性，導(dǎo)致秘書(shū)工作又成為企業(yè)中不同于其他可量化的工作職位的特殊的存在?，F(xiàn)在我國(guó)許多企業(yè)在對(duì)秘書(shū)這個(gè)重要的職位進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)還存在一些問(wèn)題，而這也在一定程度上影響了秘
　　書(shū)的工作熱情和積極性。
　　
　　一、相關(guān)概念定義
　　
　　 （一）有關(guān)企業(yè)秘書(shū)的定義及定位
　　 在我國(guó)最新的秘書(shū)職業(yè)資格考試中對(duì)秘書(shū)這個(gè)職位做出如下定義：“廣義上的秘書(shū)是指位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書(shū)，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手。而狹義的秘書(shū)則是指專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。”在現(xiàn)代管理中，決策是領(lǐng)導(dǎo)者的職能和權(quán)力，但是領(lǐng)導(dǎo)要做出正確的決策也離不開(kāi)秘書(shū)輔助力量的支持。
　　企業(yè)秘書(shū)的職責(zé)主要包括計(jì)劃工作、工作環(huán)境整理、會(huì)議安排、會(huì)計(jì)工作、接待工作、交際應(yīng)酬、文書(shū)工作、信息搜集加工、緊急情況處理等九項(xiàng)基本職能。這些職能貫穿了一個(gè)企業(yè)行政核心日常運(yùn)行的所有環(huán)節(jié)，因此一個(gè)稱(chēng)職的企業(yè)秘書(shū)的存在保證了企業(yè)行政機(jī)構(gòu)順利有效地運(yùn)行。
　　 （二）有關(guān)績(jī)效考核的相關(guān)概念及流程
　　績(jī)效，也稱(chēng)為業(yè)績(jī)、成效等，指具有一定素質(zhì)的員工圍繞職位的應(yīng)負(fù)責(zé)任所達(dá)到的階段性結(jié)果以及在達(dá)到過(guò)程中的行為表現(xiàn)。而績(jī)效考核則也稱(chēng)績(jī)效考評(píng)、績(jī)效評(píng)價(jià)，是對(duì)績(jī)效結(jié)果進(jìn)行衡量、評(píng)價(jià)和反饋的過(guò)程，是對(duì)組織或成員的，以戰(zhàn)略為導(dǎo)向確定的績(jī)效目標(biāo)的完成情況所進(jìn)行的考核；它是績(jī)效管理中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)?？?jī)效考核的目的是通過(guò)充分的溝通，使得組織或員工進(jìn)行目的性更強(qiáng)的工作績(jī)效改進(jìn)，提高員工的滿(mǎn)意程度和成就感，以達(dá)到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，它是不斷提高企業(yè)工作效率的有效工具。
　　為了有效地對(duì)秘書(shū)工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)企業(yè)秘書(shū)的績(jī)效考核不應(yīng)該僅僅只把握績(jī)效的考核階段，而必須立足于企業(yè)秘書(shū)的整個(gè)績(jī)效管理體系。績(jī)效管理是通過(guò)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略的建立、目標(biāo)分解、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，并將績(jī)效成績(jī)用于企業(yè)日常管理活動(dòng)中，以激勵(lì)員工持續(xù)改進(jìn)業(yè)績(jī)從而最終實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略及目標(biāo)的一種管理方法?？?jī)效管理主要包括績(jī)效計(jì)劃、績(jī)效考核、績(jī)效評(píng)估、績(jī)效反饋四個(gè)部分，這四個(gè)部分組成了績(jī)效管理中的著名的PDCA循環(huán)體系，即計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、改進(jìn)（Action）。在PDCA循環(huán)中每個(gè)環(huán)節(jié)都緊密相扣，環(huán)環(huán)遞進(jìn)。因此要做好秘書(shū)的績(jī)效考核工作就必須重視績(jī)效管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的作用，這樣才能對(duì)秘書(shū)的工作做出正確的評(píng)價(jià)，激勵(lì)秘書(shū)不斷改進(jìn)提高其工作水平。
　　
　　二、企業(yè)秘書(shū)績(jī)效考核現(xiàn)狀和不足
　　
　　 長(zhǎng)期以來(lái)大多數(shù)企業(yè)對(duì)秘書(shū)人員的績(jī)效考核都采取了與其他員工相同的考核內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)以及考核程序，這就導(dǎo)致了企業(yè)對(duì)秘書(shū)績(jī)效考核工作表面化、形式化的現(xiàn)象嚴(yán)重，由于缺乏對(duì)日常工作的量化考核，使得考核的準(zhǔn)確性、公正性和客觀(guān)性受到嚴(yán)重的影響，打擊了秘書(shū)人員的工作積極性?，F(xiàn)在我國(guó)大多數(shù)企業(yè)對(duì)于秘書(shū)的績(jī)效考核工作的不足之處主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
　　 （一）缺乏考核前的績(jī)效計(jì)劃制定
　　在我國(guó)許多企業(yè)的秘書(shū)績(jī)效管理工作程序往往是不完整的，一些單位為了“圖方便”，常常省略了績(jī)效考核的基礎(chǔ)性工作——制定員工的績(jī)效計(jì)劃?？?jī)效計(jì)劃是評(píng)估者和被評(píng)估者雙方對(duì)被評(píng)估者應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的工作績(jī)效進(jìn)行溝通，并將溝通結(jié)果落實(shí)為訂立書(shū)面協(xié)議的過(guò)程。由于在企業(yè)的績(jī)效考核工作中缺乏考核前的績(jī)效計(jì)劃的制定，使得秘書(shū)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)工作內(nèi)容缺乏一個(gè)良好的溝通，秘書(shū)人員對(duì)自己的績(jī)效考核內(nèi)容并不十分明確，這在一定程度上影響了秘書(shū)人員工作的有效性和工作的積極性。
　　 （二）績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于模糊
　　由于秘書(shū)工作常常是煩瑣而復(fù)雜的，秘書(shū)等行政人員的工作成果并不像企業(yè)其他員工的工作成果那么顯著而容易量化，而且由于秘書(shū)在企業(yè)中所處的位置的特殊性，很多時(shí)候很難將其工作區(qū)分作分內(nèi)的工作或者是分外的工作?，F(xiàn)在我國(guó)許多企業(yè)中對(duì)秘書(shū)這個(gè)職位一般都從“德、勤、能、績(jī)”四方面進(jìn)行考核，但是在具體操作上卻缺乏明確的針對(duì)該職位的績(jī)效考核要素和考核標(biāo)準(zhǔn)，定性指標(biāo)多而定量的指標(biāo)少，這樣就導(dǎo)致企業(yè)對(duì)秘書(shū)人員進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)一般都是由領(lǐng)導(dǎo)僅憑日常印象靠感覺(jué)對(duì)秘書(shū)的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，帶有很強(qiáng)的個(gè)人主觀(guān)色彩，使績(jī)效考核結(jié)果缺乏客觀(guān)性。
　　 （三）考核過(guò)程缺乏必要的績(jī)效輔導(dǎo)和溝通
　　績(jī)效輔導(dǎo)階段在整個(gè)績(jī)效管理中處于中間環(huán)節(jié)，也是績(jī)效管理循環(huán)體系中耗時(shí)最長(zhǎng)，也是直接影響績(jī)效管理效果的環(huán)節(jié)。具體來(lái)說(shuō)，績(jī)效的輔導(dǎo)階段的主要工作就是持續(xù)不斷的績(jī)效溝通和數(shù)據(jù)的收集和記錄。由于在績(jī)效考核過(guò)程中秘書(shū)與上級(jí)缺乏必要的溝通，使得秘書(shū)不能在遇到困難時(shí)從領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)那里得到必要的資源和幫助，從而造成束手無(wú)策的情況的產(chǎn)生。而且，沒(méi)有績(jī)效輔導(dǎo)和溝通的過(guò)程就無(wú)法讓秘書(shū)在工作過(guò)程中不斷獲得關(guān)于自己工作績(jī)效的反饋信息，就沒(méi)有辦法發(fā)現(xiàn)自己在工作過(guò)程中出現(xiàn)的一些影響績(jī)效水平的細(xì)節(jié)，這樣就不利于秘書(shū)工作水平的進(jìn)一步提高。
　?。ㄋ模┛?jī)效考核結(jié)果缺乏有效的反饋和合理的運(yùn)用
　　現(xiàn)在我國(guó)的一些企業(yè)在進(jìn)行秘書(shū)的績(jī)效考核工作時(shí)，不僅在績(jī)效考核過(guò)程中缺乏一個(gè)良好的溝通機(jī)制，而且在績(jī)效考核工作結(jié)束以后也沒(méi)能及時(shí)將考核結(jié)果反饋給被考核者。許多企業(yè)秘書(shū)并不了解自己獲得績(jī)效結(jié)果的原因，上下級(jí)之間不能得到及時(shí)的溝通和了解，這樣就有可能出現(xiàn)一些非正式的信息破壞了部門(mén)、上下級(jí)之間的關(guān)系。另一方面，許多企業(yè)在進(jìn)行了秘書(shū)的績(jī)效考核之后并沒(méi)有將其考核結(jié)果進(jìn)行合理的利用，而是簡(jiǎn)單地只將績(jī)效考核結(jié)果和薪酬掛鉤。雖然將績(jī)效和薪酬相結(jié)合在某種程度上的確是一種主要的激勵(lì)手段，但是它也存在一定的局限性。組織、環(huán)境、個(gè)人等因素都可能造成固定工資增長(zhǎng)和績(jī)效獎(jiǎng)金具體操作上的難度和復(fù)雜性，如果沒(méi)有解決好這些問(wèn)題將會(huì)損害到績(jī)效考核的激勵(lì)作用。