怎樣做一個(gè)成功的管理者(2)
怎樣做一個(gè)成功的管理者
二、協(xié)調(diào)能力
優(yōu)秀的管理者必然具備了高度的協(xié)調(diào)能力，他可以化解部屬之間的爭端，部門之間的矛盾，不會(huì)對(duì)組織內(nèi)部的沖突視而不見，或是隨著員工的情緒而上下波動(dòng)。面對(duì)沖突事件時(shí)，他會(huì)召集相關(guān)部屬，直接理清沖突的原因，并且在沖突萌芽之際，就立即采取化解之道，甚至化阻力為助力。
一般說來，當(dāng)部屬之間在利益、意見、態(tài)度和行為方式等方面，產(chǎn)生了不協(xié)調(diào)與矛盾的狀況時(shí)，沖突往往也會(huì)伴隨而來。而這類人事沖突又會(huì)對(duì)日常的工作秩序造成不同程度的危害，對(duì)于公司發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，更會(huì)產(chǎn)生難以預(yù)估的負(fù)面效應(yīng)。
不管是哪一類的沖突，總是由道德行為、個(gè)人價(jià)值觀，以及情感上不能相容的矛盾點(diǎn)所形成，因?yàn)槊總€(gè)人的生長環(huán)境、脾氣、個(gè)性不一，所以會(huì)有差異或矛盾是理所當(dāng)然的。但是，雙方如果一直不能在矛盾點(diǎn)取得平衡，或是彼此始終不能相互諒解，那么日積月累的不滿發(fā)展到一定的程度后，就會(huì)加速?zèng)_突的發(fā)生。
社會(huì)學(xué)家認(rèn)為，一個(gè)群體之間的矛盾，就像是一個(gè)正在充氣的大氣球，必然會(huì)越積越多，因此，必須在達(dá)到爆破的極限前，先釋放出一些氣體，以避免沖突的表面化。由此看來，管理者適時(shí)紓解部屬之間的矛盾情緒，也就顯得格外重要。
當(dāng)組織內(nèi)部有人對(duì)關(guān)心的議題或相關(guān)人士，做出比較偏激的批評(píng)后，負(fù)面的評(píng)價(jià)緊接著就會(huì)被廣泛流傳;這種批評(píng)充滿了情緒性的反應(yīng)，而且傳染得相當(dāng)快速。這些情緒性的態(tài)度一旦外顯，就會(huì)在組織內(nèi)部引發(fā)對(duì)立，尤其是當(dāng)部分人士的需求無法獲得滿足時(shí)，對(duì)立的情況將會(huì)迅速惡化，嚴(yán)重者甚至還會(huì)爆發(fā)大規(guī)模的沖突對(duì)峙。
舉例來說，假使一家公司制定了合情合理的福利制度，但卻未曾讓員工提出異議，那么當(dāng)某部分員工的需求得不到滿足，或者認(rèn)為待遇不公平時(shí)，此福利制度的疏失，可能就會(huì)被無止境的夸大、強(qiáng)調(diào)，進(jìn)而影響到所有人。如此一來，原本規(guī)劃完善、立意良善的福利制度便會(huì)顯得漏洞百出，少數(shù)人的不滿也演變成全體員工的憤怒。
由此可知，一個(gè)管理者應(yīng)該要能敏銳地覺察部屬的情緒，并且建立疏通、宣泄的管道，切勿等到對(duì)立加深、矛盾擴(kuò)大后，才急于著手處理與排解。此外，管理者對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的沖突，或者可能會(huì)擴(kuò)大對(duì)立面的矛盾事件，更要果決地加以排解。即使在狀況不明、是非不清的時(shí)候，也應(yīng)即時(shí)采取降溫、冷卻的手段，并且在了解情況后，立刻以妥善、有效的策略化解沖突。只要把握消除矛盾的先發(fā)權(quán)和主動(dòng)權(quán)，任何形式的對(duì)立都能迎刃而解。
值得注意的是，管理者在確定議題與行政策略之前，應(yīng)當(dāng)提請組織成員獨(dú)立思考，以便集思廣益，讓決策更加符合實(shí)際條件。而在決策醞釀階段，管理者應(yīng)要求成員提供意見，并相互溝通想法，進(jìn)而尋求各方意見的平衡點(diǎn)。
由于每個(gè)人思考的角度不同，所以免不了會(huì)有意見不合的狀況發(fā)生，管理者在面對(duì)立場不同的意見時(shí)，在初始階段就要進(jìn)行協(xié)調(diào)，千萬不要等決策定案后，才讓員工提出反對(duì)意見。因?yàn)?，此時(shí)事情的變動(dòng)性、嚴(yán)重性和影響程度，往往會(huì)比決策初期要來得高，反彈的聲浪也可能因此擴(kuò)大，管理者若這時(shí)才發(fā)現(xiàn)問題而要著手化解，必然會(huì)事倍功半，徒增困擾。
三、規(guī)劃與統(tǒng)整能力
管理者的規(guī)劃能力，并非著眼于短期的策略規(guī)劃，而是長期計(jì)劃的制定。換言之，卓越的管理者必須深謀遠(yuǎn)慮、有遠(yuǎn)見，不能目光如豆，只看得見現(xiàn)在而看不到未來，而且要適時(shí)讓員工了解公司的遠(yuǎn)景，才不會(huì)讓員工迷失方向。特別是進(jìn)行決策規(guī)劃時(shí)，更要能妥善運(yùn)用統(tǒng)整能力，有效地利用部屬的智慧與既有的資源，避免人力浪費(fèi)。
一般來說，好的管理者在做出攸關(guān)組織利益的重大決策后，都會(huì)盡快知會(huì)各部門，因?yàn)楫?dāng)組織需要總動(dòng)員時(shí)，成功的管理者會(huì)凝聚組織成員的力量，而非坐看組織成為一盤散沙。尤其在面對(duì)龐然雜亂的資源時(shí)，好的管理者能發(fā)揮高度的統(tǒng)整能力，把每一個(gè)人安放在正確的工作崗位上，借以發(fā)揮最大的團(tuán)隊(duì)力量。
然而，無論如何策略規(guī)劃，或是制定何種方法增加員工的工作效率，最重要的仍是——高層管理者必須有擔(dān)當(dāng)、具有責(zé)任感。約翰·米勒(John G.Miller)所著的《QBQ——問題背后的問題》一書中，就曾提及這個(gè)概念。我們常常造訪業(yè)務(wù)往來的公司，向他們提出問題及需求，但是多半都不能立即找到業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，等了半天后，就是沒有人愿意出面說：“對(duì)!這件事是我負(fù)責(zé)的。”
米勒在書中提到，有一次，他到加油站附設(shè)的便利商店買咖啡，可是咖啡壺是空的，于是他跑去和柜臺(tái)的小姐說：“對(duì)不起，咖啡壺空了。”柜臺(tái)小姐一聽，只是站在原地，用手指著不遠(yuǎn)處的同事說：“咖啡歸她的部門管。”米勒對(duì)她的回應(yīng)感到驚訝，他心想：“部門?在這個(gè)和我家客廳同樣大小的小商店內(nèi)，還分什么部門?”
事實(shí)上，許多企業(yè)或是公司都有這種狀況，只要工作一旦出了問題，各部門常會(huì)相互推卸責(zé)任，沒有人肯承擔(dān)錯(cuò)誤。米勒認(rèn)為，多思考一些有擔(dān)當(dāng)?shù)膯栴}才能改善組織、改進(jìn)生活，每個(gè)人都要以“該如何”來發(fā)問，而不是以“為什么”、“什么時(shí)候”、“是誰”作為主題來提出問題。而且，在敘述事情時(shí)，要盡可能包含“我”字在內(nèi)，而不是一味地說“他們”、“我們”、“你”或“你們”。最重要的是，要把焦點(diǎn)放在具體的行動(dòng)上，而不是找理由解釋無法行動(dòng)的原因。
對(duì)于管理者來說，規(guī)劃與統(tǒng)整能力的具體實(shí)踐就是“行動(dòng)”，行動(dòng)的結(jié)果就是解決，不行動(dòng)只能維持現(xiàn)狀，并讓事情發(fā)展停滯或倒退。因此，盡管行動(dòng)有可能會(huì)帶來錯(cuò)誤，但也會(huì)同時(shí)帶來學(xué)習(xí)和成長，所以管理者除了要培養(yǎng)規(guī)劃與統(tǒng)整能力外，更要具備高度的行動(dòng)力!
四、決策與執(zhí)行能力
在民主時(shí)代，雖然有許多事情以集體決策為宜，但是管理者仍經(jīng)常須獨(dú)立決策，包括分派工作、人力協(xié)調(diào)、化解員工紛爭等等，這都往往考驗(yàn)著管理者的決斷能力。
常言道：“無不可用之兵，只有不可用之將。”一個(gè)管理者若無法妥善分配公司資源，或者無法制定正確的決策，即使擁有再優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)也是無用。因此，管理者在制定決策的過程中，要善于采納建言，以及適時(shí)征詢部屬意見，就算部屬對(duì)決策沒有異議，管理者也不應(yīng)就此以為自己的計(jì)劃完美無誤，或是受到了眾人的認(rèn)可。因?yàn)椴繉俣喟霑?huì)礙于管理者的職場優(yōu)勢，而選擇不當(dāng)面提出批評(píng)，所以管理者應(yīng)鼓勵(lì)部屬發(fā)表不同意見。
至于如何鼓勵(lì)下屬發(fā)言?管理者可以多用疑問句，少用肯定句，不要讓部屬感到壓迫，與此同時(shí)，也可主動(dòng)提出自己對(duì)決策的疑慮，引導(dǎo)部屬提出見解。當(dāng)管理者廣納部屬的意見后，就能修正自己擬定的方案，明確制定出更完善的決策。另外值得注意的是，當(dāng)管理者要采用某位部屬的意見時(shí)，也要顧及意見未被采用者的感受。
首先，管理者要肯定其他部屬的辛苦付出，再以委婉的語氣說明意見不能被采用的原因，并且盡量不要讓部屬們產(chǎn)生“勝利者和失敗者”的感受，否則他們彼此之間將會(huì)產(chǎn)生隔閡或心結(jié)，進(jìn)而劃分為兩派不同的小團(tuán)體。
此外，語言是人類溝通的工具，但是在溝通過程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生很多謬誤的情況。這是因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)語言的解讀程度、表達(dá)能力不同，所以同樣的一段話，說的人可能自覺十分清楚，但是聽的人卻覺得無法理解。有鑒于此，管理者在確定決策方案，預(yù)備下達(dá)執(zhí)行指示時(shí)，要注意確認(rèn)“6W、3H、1R”此十項(xiàng)原則，才能讓部屬確實(shí)地執(zhí)行決策。
這十項(xiàng)原則即是：
1.What：何事?先傳達(dá)清楚要交派屬下做什么事。
2.When：何時(shí)?即限定事情要在什么期限內(nèi)完成?
3.Who：何人?意即針對(duì)何人發(fā)布，執(zhí)行命令。
4.Where：何地?該在何地實(shí)行計(jì)劃?
5.Why：為什么?即制定計(jì)劃的理由、目的為何?
6.Which：何者?即制定策略的施行先后次序?yàn)楹?
7.How：如何做?指實(shí)施的方法與手段。
8.How many：多少數(shù)目?指手中掌握資源的數(shù)量有多少?
9.How much：多少數(shù)量?指執(zhí)行此事的“力道”、“力度”要有多深?
10.Result：意即管理者要設(shè)定應(yīng)達(dá)成的預(yù)期目標(biāo)。
以上這十項(xiàng)是嚴(yán)密的確認(rèn)重點(diǎn)，但并非要全盤照做一遍，重點(diǎn)是要把它們牢記在心，視情況隨機(jī)應(yīng)變，不要讓自己遺漏任何環(huán)節(jié)。在按照上列方法確認(rèn)，并且下達(dá)指示之后，管理者接下來的工作，就是掌握全員的執(zhí)行成效與進(jìn)度了。
五、培訓(xùn)能力
管理者必然渴望擁有一個(gè)實(shí)力堅(jiān)強(qiáng)的工作團(tuán)隊(duì)，因此，培養(yǎng)優(yōu)秀人才，也就成為管理者的重要任務(wù)。
聰明的管理者會(huì)盡量往下授權(quán)，讓員工參與可行的計(jì)劃，并讓員工代表公司對(duì)外洽公，這些都是可以培養(yǎng)員工自信心、決斷力的好方法。事實(shí)上，培育下屬的方法有很多種，像是有計(jì)劃性與持續(xù)性的培育、通過業(yè)務(wù)發(fā)展來培植人才等等。其中，最基本的培訓(xùn)方法，則是以下所列出來的四點(diǎn)：
1.以教育為主的指導(dǎo)培育法
這是最基本、最直接的栽培法，舉凡下屬不知道的知識(shí)、技能、工作態(tài)度，或是其他相關(guān)的學(xué)習(xí)領(lǐng)域，管理者以教導(dǎo)、說明、建議、交談等方式，直接給予下屬指導(dǎo)與教授。
2.以見習(xí)為主的指導(dǎo)培育法
這是讓部屬借由觀察上司的處事風(fēng)格、態(tài)度、行動(dòng)、行為而學(xué)習(xí)的方法。管理者若采用此法，就會(huì)成為下屬見賢思齊的范本，假若管理者能制造一個(gè)讓下屬可以模仿、關(guān)心、思考的環(huán)境來培育下屬，也不失為一個(gè)有效的指導(dǎo)方法。
3.以體驗(yàn)為主的指導(dǎo)培育法
讓下屬實(shí)際參與工作的進(jìn)行;分擔(dān)部分工作責(zé)任給下屬;釋出一些工作許可權(quán)讓下屬發(fā)揮;要求下屬寫工作報(bào)告;或者促使下屬多發(fā)表言論等做法，都是管理者借由讓部屬親身經(jīng)驗(yàn)，快速達(dá)到自我成長目標(biāo)的指導(dǎo)培育方法。
4.以動(dòng)機(jī)為主的指導(dǎo)培育法
成長的原動(dòng)力來自于自我學(xué)習(xí)，故與其讓部屬被動(dòng)地接受外界的教導(dǎo)，管理者有時(shí)不如給予下屬主動(dòng)學(xué)習(xí)的動(dòng)機(jī)。而管理者要做的事情，就是從旁給予激勵(lì)、贊美、安慰，接受下屬的疑問，充當(dāng)下屬的咨詢對(duì)象，或者將較難解決的工作交由下屬處理，借以激發(fā)下屬的潛能。
六、統(tǒng)馭能力
有句話是這樣說的：“一個(gè)領(lǐng)袖不會(huì)去建立一個(gè)企業(yè)，但是他會(huì)建立一個(gè)組織來建立企業(yè)。”根據(jù)這種說法，當(dāng)一個(gè)管理者的先決條件，就是要有能力建立團(tuán)隊(duì)，才能進(jìn)一步建構(gòu)企業(yè)。但無論管理者的角色再怎么復(fù)雜多變，贏得員工的信任都是首要的條件。
優(yōu)秀的管理者懂得信任部屬，并真心關(guān)懷部屬，也知道感恩，不會(huì)一心只想控制、支配員工，而是時(shí)時(shí)激勵(lì)大家的工作干勁，以順利完成工作目標(biāo)。簡單地說，沒有人希望自己的上司是斤斤計(jì)較、冷血無情的人，他必須關(guān)心客戶與公司營運(yùn)，甚至敏感地注意員工的心情。
成功的管理者是一個(gè)為了幫助他人而工作的人，他會(huì)讓員工體會(huì)到工作是一種樂趣，并對(duì)工作充滿期待，如果管理者只想榮耀自身，他就不是好的管理者。讓部屬心甘情愿的順服，而非陽奉陰違的屈從，固然一向是管理者的重要課題，但是要怎么做才能讓人愿意為你做事呢?其實(shí)只要掌握人際互動(dòng)所需注意的五個(gè)關(guān)鍵，便能輕松達(dá)成!
1.Courtesy(禮儀、招呼)
不管世界怎樣改變，惟一不會(huì)改變的是人際關(guān)系。我們要以敞開彼此的心胸為出發(fā)點(diǎn)，不但要先打開自己的心房，積極拓展人際關(guān)系，并且也要讓他人敞開自己塵封的心。
2.Contact(接觸、交際)
人際關(guān)系的基礎(chǔ)來自于溝通橋梁的打造。成功的管理者除了要努力與下屬拉近距離外，更要積極制造溝通的機(jī)會(huì)，以及創(chuàng)造溝通的渠道。
3.Conference(交談、商談)
人際關(guān)系好比一座雙向往來的橋梁，不能只有單向的通行，應(yīng)該是雙方互通有無的來往。所以，管理者要采取積極的態(tài)度與部屬交談，并且盡可能做到雙向溝通。
4.Confedence(相互信賴)
為了不在人際關(guān)系的橋梁上發(fā)生交通事故，雙方都應(yīng)該要為建立良好、安全的橋梁而努力，并且盡力將溝通的范圍擴(kuò)大。
5.Cooperation(協(xié)助)
一個(gè)安全、完善的溝通渠道，要靠雙方的努力才有可能實(shí)現(xiàn)。因此，溝通渠道功能的補(bǔ)強(qiáng)，也是不容忽視的重點(diǎn)。
管理者應(yīng)具備的素質(zhì)：
1.營造氛圍。要以自己的企業(yè)為榮，滿腔熱忱地對(duì)待自己的工作，并以自己的熱情帶動(dòng)員工，引導(dǎo)他們各施其才。要善于引發(fā)內(nèi)部競爭機(jī)制，激發(fā)員工的活力。一個(gè)熱忱的人會(huì)很快樂地工作，他能輻射出一種健康的心態(tài)，散布到周圍的人身上，使他們也變成更有效率的工作者。
2.預(yù)見未來。對(duì)企業(yè)的發(fā)展與市場的前景必須具有一定的預(yù)見性，切實(shí)把握未來的發(fā)展方向。要想在戰(zhàn)略上占據(jù)優(yōu)勢，就必須對(duì)競爭環(huán)境具有深刻的洞察力。
3.注重實(shí)踐。工作必須雷厲風(fēng)行，想好的事要立即付諸實(shí)踐。不要過分地思前顧后，否則往往得不償失。沒有實(shí)際的行動(dòng)，就不會(huì)有杰出的成就。行動(dòng)就是黃金。
4.追求卓越。對(duì)每一件事都要精益求精，力爭做到百分之百好。要不斷地完善自己，不斷地發(fā)展企業(yè)，不斷地更新觀念，不斷地提升部屬。對(duì)“不是最好”的計(jì)劃，甚至不要去讀它?？傊?，要追求卓越。
5.信守諾言。作為一個(gè)決策者，絕不能對(duì)任何人承諾你辦不到的事情。同時(shí)，要言行一致，對(duì)自己所采取的每一個(gè)行動(dòng)、所作出的每一個(gè)決定都負(fù)責(zé)到底。要以自己的實(shí)踐帶動(dòng)下屬，培養(yǎng)他們的責(zé)任感。將下屬必須達(dá)到的目標(biāo)清楚地告訴他們，同時(shí)引導(dǎo)他們客觀評(píng)估自己的表現(xiàn)。
6.調(diào)控員工。對(duì)新員工，要耐心地教給他們?nèi)绾嗡伎肌⑷绾喂ぷ鞯姆椒?。在管制員工方面，最初比較強(qiáng)硬，繼而稍微放松。初期的強(qiáng)硬控制可表現(xiàn)你的控制力，繼而的稍微放松會(huì)使部屬感激你。對(duì)員工應(yīng)不分親疏遠(yuǎn)近，以免挫傷其自尊心。
7.鼓勵(lì)批評(píng)。能接受批評(píng)，聽取不同意見。大錯(cuò)往往由小錯(cuò)累積而成，千萬馬虎不得。要鼓勵(lì)員工直言，鼓勵(lì)他們對(duì)組織內(nèi)部的不當(dāng)做法直言不諱。如果員工在工作中出現(xiàn)了錯(cuò)誤或過失，就要向本人明確指出。對(duì)所發(fā)生的任何問題，都應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢討、研究，并切實(shí)加以解決。
8.避免獨(dú)裁。不能把個(gè)人的利益擺在組織的利益之上，這一點(diǎn)尤為關(guān)鍵。對(duì)很多大企業(yè)來說，獨(dú)裁往往是其致命弱點(diǎn)。
9.分享榮譽(yù)。不炫耀自己，不貪功歸己。要和你的同事分享榮譽(yù)，這是十分明智的做法。如果過分炫耀自己，其結(jié)果往往事與愿違。要心甘情愿地做那些所得報(bào)酬不多的事情，要晉升下屬而非自己。
10.加強(qiáng)溝通。要善于與下屬溝通，因?yàn)椴粶贤ㄍ鶗?huì)造成謠言和誤解。
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