教繁忙的人如何時間管理

你的生活總是很繁忙，這一點我確信。但是假期的到來似乎又為每個人的日程安排增加了更多的瘋狂和忙碌。你要和家人，朋友以及同事舉辦圣誕聚會，購買禮物，做裝飾，看圣誕表演，聽頌歌和圣誕鈴聲，鏟雪（除非你和我一樣住在關(guān)島），制作甜點，烤火雞，以及其他的事情。
　　這些就足以讓你想要放棄這個假期了！
　　但這也并不是無法改變的。我整理了一些我自己喜歡的節(jié)約時間的小方法—我在日常生活中使用這些方法，發(fā)現(xiàn)他們的時間管理可以使你的工作更有效率，讓你的日程安排更加輕松自由。如果你是一個忙碌的人（在現(xiàn)在這樣的日子里誰又不是呢？），這些如何節(jié)約時間的方法對你也許有用。
　　為什么要使用這些小貼士呢？首先，者可以讓你在繁忙的時刻仍然能保持冷靜—當我們的日程被排滿時我們會感覺到很大的壓力。其次，同樣重要的是，為那些你認為最重要的事情安排出時間。對我來說，這些最重要的事情就是我的家庭，寫作，以及鍛煉。對你來說，你也許會有其他一些你想要安排出時間來做的事情。下面如何節(jié)約時間的做法。
　　如何節(jié)約時間1.工作小貼士
　　大部分人時間管理都將大部分時間用于工作，所以我們就從工作開始談。如果你有一個很長的“要做事項”的清單—或者更糟的，你根本沒有“要做事項”清單—下面是你可以做的：
　　1.少做。長期讀者都知道，這是我最喜歡的效率貼士—簡化日程安排：做更少的事，但更集中于重要的事情。這會大大提高你工作時間的效率，減少所需的工作時間。對于那些你沒有做的任務(wù)怎么辦呢？請看下面更多關(guān)于它們的建議。
　　2.委派。如果一項任務(wù)需要完成，但不是你最重要的任務(wù)之一，而且可以由其他人來完成，就把它委派出去。如果你找到其他同樣可以完成任務(wù)，甚至比你做的更好的人，并把這樣的任務(wù)委派出去，你有時甚至可以剪除一半你的“要做事項”清單里的任務(wù)。
　　3.工作時間設(shè)限（或者調(diào)整工作時間）。如果你每天工作超過8個小時，就為自己設(shè)定一個8小時的工作時限。這會使你強迫自己在這個時限內(nèi)集中于做必須要完成的任務(wù)。如果你每天的工作時間就是8小時，試試把工作時間限制在6個小時。你會發(fā)現(xiàn)，你必須要優(yōu)先排序，更有效率地工作，并且盡量少浪費時間，只有這樣你才能在這個6小時的時限內(nèi)完成工作。我自己則是在大部分日子里只給自己安排4到5個小時的工作時間。如果你不能減少工作時間怎么辦呢（也許你被要求每天必須工作一定的時間）？那么，看看你是否能把你的工作時間稍微提前或滯后于大眾的工作時間。這樣，你就可以不在交通繁忙時刻乘車，這將會減少你用于交通時間；或者你就可以在幾乎沒人的辦公室里工作了，并且你絕對可以做更多的工作。
　　4.最重要的事最先完成。選出2，3件你需要或者想要在今天完成的事項，首先完成這些事情。在其他的日子里你也許想要把這些重要的事情往后推（也許你根本就不會完成它們），但是如果你先做完這些事情，那么今天剩下的時間你就會非常得從容自如。事實上，在你完成了最重要的事情后，你這一天的工作就算是圓滿了。如果你有這種自由，你甚至可以說你的一天已經(jīng)完了，因為剩下的工作可以留到明天再做。
　　5.要求你的老板為你再優(yōu)先排序。如果你無法控制你的日程安排或者“要做事項”，和你的老板談?wù)劇８嬖V老板你想要讓你的工作時間更有效率，但是你今天只有時間作x件事...因此，要他幫你把這些要做的事情挑選一下。告訴他如果你嘗試把所有的事情都在今天完成，你會變得沒有效率，而且也許沒辦法做完那么多事情或者無法更好地完成工作。事實上這個優(yōu)先排序本來是要你自己來做的（參照第一個建議）如果你有這個自由的話。

6.批量處理。不要讓你的工作日不時被那些纏在一起的小任務(wù)所打斷。把相同的任務(wù)歸為一組，并且一次將他們解決。例如，不要一整天都去回復(fù)郵件，將他們打包，并且每天花一次時間（或兩次）來處理所有的郵件。一次完成所有的文書工作。批量處理所有的電話。一次做完所有的跑腿事情。這種對工作的分組可以節(jié)省很多時間，讓你可以更好地把精力集中于處理重要的事情。
　　7.專心于一件事情，并把它做完。不要在同一時間處理好幾個事情，留出一整塊時間來只做一件事情，直到完成。對我來說，這通常意味著留出半天或一天的時間（我會嘗試把我的項目分成可管理的幾塊）來完成一個任務(wù)，并且如果可能的話盡量做完它。通常這也表示需要事前準備好所有必須的資源和信息，這樣你才不必再次搜尋它們，或者當你準備好要真正工作時還要在這些事情上等待。這也同樣表示需要明確我的日程安排，這樣我可以把其他工作事先就做好，而不再為這段時間安排其他的什么事情了。之后，你需要做的就是專心的只做這一件事情，并努力把它做完。這通常就是做事最有效率的方法。
　　8.避免會議。并不是所有的會議都是在浪費時間，但是確實有許多會議是這樣子的。如果你花費大量的時間參加會議，但是更愿意用這些時間來做實際的工作，而不是來聽其他人談?wù)撘恍┧麄冊究梢越o你發(fā)一封郵件就能搞定的事情時，試試看能不能避免這樣的會議。這樣你可以做更多的事情。更多
　　9.避免工作中的長時間交談。我們通常都會有和同事之間長時間的沒有任何生產(chǎn)力的談話—這樣的閑談通常是無關(guān)緊要或者與工作無關(guān)的。有時可能是長時間的電話粥。盡管我喜歡和坐在我旁邊的那個同事交談，就像我喜歡和其他人交談一樣—這對保持良好的同事關(guān)系和朋友關(guān)系很重要——但是事實上你可以把這個時間用在做其他事情上。我個人更愿意完成工作，然后回家和家人在一起。所以我盡量把精力集中在工作上，盡量不做過多的閑談，盡管我需要不時的做出例外。
　　10.學(xué)會說不。如果你想要你的日程表更簡，這一點相當關(guān)鍵。我們每天都會接到許多的請求，并且所有這些請求都需要占用我們的時間。如果我們對這些請求總是同意，我們就放棄了我們的時間，并選擇為而要其他人作一些事情。但是如果這些請求并不符合我們的優(yōu)先排序，那么我們通常就會心有余而力不足了。所以學(xué)會說不。通常這回讓你覺得不舒服，因為我們害怕這意味著我們讓其他人失望了。但是還是要學(xué)會告訴人們你現(xiàn)在沒有時間來做他們要求的事情，并且通常他們會理解的。
　　如何節(jié)約時間2.節(jié)省時間的電腦貼士
　　1.如果可能，斷開鏈接。這是我最喜歡的電腦貼士。當我確實想要集中于某項任務(wù)，確實想要完成一項任務(wù)是，我會從網(wǎng)絡(luò)上斷開連接。有時這意味著只是關(guān)閉我的瀏覽器，有時這意味著我還要斷開我的無線網(wǎng)絡(luò)，還有的時候我會拔掉電纜。不管你采用何種方式，斷開網(wǎng)絡(luò)連接是使事情做完的一個很好的方法。當然，你最終會想要重新連接網(wǎng)絡(luò)，但是當你斷開連接時你可以獲得整塊的時間來處理事務(wù)。這段時間是相當有效率的。
　　2.使用Quicksilver和AutoHotkey軟件。使用Mac的用戶可以使用Quicksilver，PC用戶則可以使用 AutoHotkey。我自己是兩個都用，并且發(fā)現(xiàn)它們是使事情有效完成的不可缺少的工具。例如，我們經(jīng)常需要訪問一些文檔，程序，文件夾，和網(wǎng)站—可以為這些設(shè)置一個一鍵訪問的熱鍵。你可能需要花一點點時間來學(xué)習(xí)如何進行設(shè)置（你可以使用Google來搜索相關(guān)指南），而且設(shè)置一個熱鍵可能需要幾分鐘的時間。但是，一旦設(shè)置好了，你就可以利用他們在瞬間處理事務(wù)了。而且你不單單可以使用這些熱鍵本身，你還可以把它們組合起來使用，比如，用來發(fā)送郵件的熱鍵，或者調(diào)整圖像大小的熱鍵，或者做其他事情的熱鍵—我自己設(shè)置了有一打左右經(jīng)常使用的熱鍵。如果把每個月中它們?yōu)槲夜?jié)省的時間加總的話，可以說它們幫助我節(jié)省了很多的時間。

3.郵件的鍵盤快捷方式。同樣的，你的郵件程序基本上都會有鍵盤快捷鍵。如果你還沒有使用過這些快捷鍵的話，你應(yīng)該學(xué)會使用它們。使用快捷方式來打開，發(fā)送，歸檔，搜索和操作郵件，你可以快速處理一堆的郵件。而且如果你為經(jīng)常使用的文本或者簽名附件也添加快捷方式（通過使用Quickersilver或者 AutoHotkey軟件），你可以快速答復(fù)郵件，甚至比我消滅掉一堆奧利奧奶油夾心餅干還要快。
　　4.郵件過濾器。讓你的郵件程序幫你完成工作。我使用Gmail的郵件過濾器，但是像Outlook或者Mail.app這樣的程序，或者其他一些你可能有的程序，也都有同樣的過濾功能。學(xué)習(xí)使用它們來對你最常用的郵箱進行過濾設(shè)置。你也許注意到在某一段時間內(nèi)你會持續(xù)收到許多某一特定類型的郵件。例如，我通常會收到一些和我的工作相關(guān)的統(tǒng)計報告和財務(wù)報告。但我會對它們設(shè)置標簽并且使用過濾器歸檔，這樣他們就不可能進入到我的收件箱了。之后如果需要的話我就可以在標簽（或文件夾）里來閱讀這些報告，瀏覽收件箱時卻不需要閱讀這些報告了。同時我也使用過濾器來自動刪除那些鏈接郵件和笑話郵件（我知道這樣的做法很無情，但是我很煩這些郵件），并且對來自Facebook，Twitter，Paypal和其他服務(wù)的通知進行歸檔。
　　5.限制使用IM，Twitter，論壇和其它社交途徑的時間。你可以花一整天時間和其他人聊天，或者使用Twitter，登陸網(wǎng)上論壇或其他社會媒介。盡管這些工具都有好的用處，但它們卻可能花掉你太多的時間如果你不對它們進行限制。為你自己設(shè)限—比方說每天在你的日程表上安排一個小時的時間來處理這些社會性事務(wù)。這樣，你會有更多的時間來做其他更重要的任務(wù)。
　　6.不要為存檔擔(dān)心。關(guān)于這一點我以前寫過一些文章，但是我現(xiàn)在不再那么相信存檔了?，F(xiàn)在我所做的每一件事都是數(shù)字化的，不管是在網(wǎng)絡(luò)上還是在我自己電腦的硬盤驅(qū)動上。我從Gmail學(xué)習(xí)到，你可以把一些東西先存檔，并且之后可以毫不費力的搜索到它（過去兩年我一直都是這樣做的，并且搜索這些東西時不存在任何困難）。所以現(xiàn)在我對所有事情都這樣做，包括我硬盤驅(qū)動上的文檔，在GoogleDocs和Spreadsheets里的文件，和其他類型的網(wǎng)絡(luò)文檔。現(xiàn)在我的存檔時間幾乎減到接近于零—而我過去總是每一天都花費大量的時間存檔。