(二) 利用剪貼板

先用上面的方法將某處的上標或下標設置好，然后將其復制，等用的時候進行粘貼，然后修改數(shù)值就可。

(三) 在工具欄上創(chuàng)建上標和下標按鈕

點擊“工具”菜單的“自定義”命令，在彈出的對話框中，選擇“命令”選項卡，在左側(cè)“類別”項中選擇“格式”項，然后拖動右側(cè)“命令”項中的滑動條，找到“上標”命令，按下鼠標左鍵，這時會看到“上標”變成了按鈕形狀，并且在鼠標指針旁出現(xiàn)一個"x"號，拖動鼠標至常用工具欄，可以看到工具欄上出現(xiàn)一“I”狀標志，放開鼠標，出“I”處就會出現(xiàn)一個“x2”按鈕，此為上標按鈕，同樣方法再制做一個下標按鈕。使用時按下相應按鈕即可輸入上下標。

(四) 利用查找和替換功能

在輸入上下標時在數(shù)字前加一個不常用到的符號，比如“*”，全文完成后，用"替換"命令將所有的“*3”替換為下標“3”，很快就全部完成。

(五)利用“自動更正”功能

“自動更正”是Word的一個重要功能，該功能可以自動更正常見的輸入錯誤、拼寫錯誤和語法錯誤。只要我們先預設好輸入錯誤和更正后的正確結(jié)果，當我們輸入一個錯誤時，系統(tǒng)就能自動地把它們變成正確的，出現(xiàn)在屏幕上。

以H2O為例，預設方法:正確寫出H2O，選中它。然后，打開“工具”菜單，選擇其中的“自動更正”命令，在出現(xiàn)的“自動更正”對話框里選擇“帶格式文本”，在“替換”項中的的空格里鍵入按一般的文字輸入的H2O，然后單擊“添加”、“確定”按鈕，完成預設。以后若按一般的文字輸入H2O時，屏幕上就會自動地出現(xiàn)設置好下標的H2O。

復雜的上下標，建議使用插件Mathtype，可以輸入任意復雜的公式，任何時候改變格式和樣式，都不會影響上下標

修改WORD默認設置優(yōu)化操作

其實，Word 2003的許多默認設置并不適合我們使用，在此讓我們看看如何修改這些默認設置讓Word使用起來更加方便。

默認圖片環(huán)繞方式

在Word中插入或粘貼的圖片環(huán)繞方式默認為“嵌入型”，在這種環(huán)繞方式下圖片既不能旋轉(zhuǎn)也不能拖動移位，插入圖片經(jīng)常還需要將版式調(diào)整為“四周型”再進行處理。其實我們可以把默認設置改成“四周型”，具體的操作方法：依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現(xiàn)的對話框中選擇“編輯”選項卡，單擊“圖片插入/粘貼方式”下拉列表，從中選擇“四周型”項，最后單擊“確定”按鈕

對象的精確調(diào)整

相信不少人都知道，在Word中按住Alt鍵拖動可以對選中對象進行精確調(diào)整。其實只要進行一些簡單設置，即使不按住Alt鍵直接拖動也可以進行精確調(diào)整。

依次選擇“繪圖”工具欄的“繪圖→繪圖網(wǎng)格”命令(默認位于Word窗口下方)，在彈出的“繪圖網(wǎng)格”界面中取消勾選“對象與網(wǎng)格對齊”復選框或?qū)ⅰ八介g距”和“垂直間距”都設置為“0.01”(如圖1)，再單擊“默認”按鈕，在提示“是否更改網(wǎng)格線的默認設置?”時單擊“是”按鈕。這樣以后在Word中直接拖動就可以精確調(diào)整了。

如果你只需要在當前文檔中進行直接拖動微調(diào)，而不想徹底改變默認設置，那么修改后不要單擊“默認”按鈕。

告別繪圖畫布

在Word 2003中繪圖畫布會在每次插入自選圖形或文字框時自動出現(xiàn)。雖然按Esc鍵可以暫時讓繪圖畫布消失，但總覺得太麻煩，其實我們可以通過以下方法來取消：依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現(xiàn)的對話框中選擇“常規(guī)”選項卡，取消勾選“插入'自選圖形’時自動創(chuàng)建繪圖畫布”復選框，最后單擊“確定”按鈕即可。

自選圖形的默認格式

默認插入的自選圖形格式為0.75磅黑色連線、白色填充，如需更改默認格式，可通過以下方法設置：首先畫一個自選圖形，然后鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設置自選圖形格式”命令，在出現(xiàn)的對話框中選擇“顏色與線條”選項卡，在其中自定義設置“線條”和“填充色”，設置完畢后單擊“確定”按鈕。最后，再次右擊自選圖形，選擇“設置自選圖形的默認效果”命令即可。

啟動時打開常用輸入法

通常只要一打開Word 2003就會自動切換到“微軟拼音輸入法”，如果你慣用的不是這種輸入法恐怕就會覺得很困擾了。能不能讓Word啟動時自動打開我們慣用的輸入法呢?這其實并不難做到。

依次打開“控制面板→添加或刪除程序”，從列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”項并單擊“更改”按鈕。在Office 2003安裝窗口中點選“添加或刪除功能”單選項并單擊下一步，接著勾選“選擇應用程序的高級自定義”復選框再單擊下一步，從中間的列表中依次展開“Microsoft Office→Office共享功能→中文可選用戶輸入法→微軟拼音輸入法 2003”，單擊“微軟拼音輸入法 2003”前的按鈕選擇“不安裝”(如圖2)，單擊“更新”按鈕。等安裝完成以后再進入Word時出現(xiàn)的就不是微軟拼音輸入法了，而是輸入法列表中排在首位的中文輸入法。最后只要讓常用的輸入法排在首位即可。

如果你不希望Word在啟動時自動打開中文輸入法，那么還有另一個更簡單的辦法可以使用。依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現(xiàn)的對話框中選擇“編輯”選項卡，取消勾選其中的“輸入法控制處于活動狀態(tài)”復選框即可。

按像素顯示圖形尺寸

Word中的圖形都是按厘米為單位來計算的，如果經(jīng)常需要把Word中的圖形轉(zhuǎn)換成圖片，你可能更喜歡采用像素的形式來顯示圖片的尺寸，具體的操作方法：依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現(xiàn)的對話框中選擇“常規(guī)”選項卡，勾選其中的“為html功能顯示像素”復選框即可實現(xiàn)。若取消勾選“使用字符單位”復選框，還可以使本來用字符或行高顯示的數(shù)據(jù)變成按厘米來計算，比如：繪圖網(wǎng)格的設置窗口。

如何在Word中高效選擇錄入表格

每個辦公室都少不了上報一些報表什么的，故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標。在一些表格的項目中一定會有非此即彼的輸入項，如果將這些項目設計成下拉列表就會大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來探討一下這方面的技巧。

一、在Word中設置“下拉型窗體域”，實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

在這里我們還是舉個例子來說明我們的設計思路吧!比如，要上報一份“2003年計算中心上機情況統(tǒng)計表”，在這個表格中如職稱、上機課程等幾項是要反復重復輸入的，那不妨將它設置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點單元格，就會出現(xiàn)一個下拉列表，在列表中選擇要輸入的項就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

圖1 2003年計算機中心上機情況匯總表

要實現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進行如下設置。

第一步：設計表格

先打開一個Word文檔，在其中根據(jù)需要先設計好表格?？梢韵葘⒁恍┎荒苡孟吕斎氲膯卧裣刃休斎?。

第二步：插入下拉型窗體域

下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設計的這個表格，在“職稱、上機課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標選定，不必進行輸入，省去了重復輸入的麻煩。

具體方法：將鼠標移到指定位置，比如上機課程下面的單元格，點“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。

圖2窗體工具欄

窗體域插入后，單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是：首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵)，然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后，可以通過向上↑、向下↓這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項，點“確定”按鈕即可，如圖3所示。

這樣一個單元格的下拉型窗體域就設置好了，下面的單元格就可以采用復制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。

第三步：保護窗體

下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進行修改。此時用鼠標單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側(cè)會出現(xiàn)一個下拉三角圖標，點擊該圖標會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。

二、在Excel中設置“有效性”，實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

還是上面列舉的那個例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了，得換個方法才行。

4設計表格大體輪廓

先在Excel工作表中設計好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容;選定要使用選擇性輸入的區(qū)域，如圖4所示。

再點“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設置”選項卡，在“允許”欄中選擇“序列”;在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對地址或點“來源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕，再用鼠標選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格，最后單擊“確定”返回。

此時只要用鼠標點中區(qū)域中的任一單元格，都會在單元格的旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設置序列，我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入

上面說到的兩種在Word和Excel中實現(xiàn)選擇性錄入的方法是不是省事多了?快試試吧!